ประโยคการปิดบัญชีที่ดีสำหรับจดหมายธุรกิจ

ประโยคปิดท้ายในจดหมายธุรกิจควรปล่อยให้ผู้อ่านรู้สึกว่าเขาเข้าใจวัตถุประสงค์ของจดหมายและข้อความของมันและนักเขียนได้แสดงออกอย่างชัดเจนและสุภาพ ควรสรุปประเด็นหลักของตัวอักษรย้ำจุดประสงค์ของการเขียนและข้อความสำคัญ ๆ ที่คุณต้องการฝากไว้กับผู้อ่าน การปิดที่แข็งแกร่งอาจมีการเรียกร้องให้ดำเนินการโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นจดหมายการขายหรือการตลาดหรือมาพร้อมกับข้อเสนอหรือการเสนอราคาสำหรับการทำงาน

สรุปประเด็นหลัก

ในขณะที่มีหลายวิธีที่จะจบจดหมายมันเป็นความคิดที่ดีที่จะสรุปเนื้อหาโดยเฉพาะอย่างยิ่งจุดโฟกัสในตอนท้าย ตัวอย่างประโยคที่สามารถอ่านได้: "ฉันยืนยันว่าฉันสนใจที่จะรับข้อเสนอของคุณสำหรับงานที่จำเป็นในอาคารใหม่และฉันเชื่อว่าคุณจะให้สิ่งนี้ภายในวันที่ 10 สิงหาคมปิดกรุณาใช้เอกสารที่แนบมาเป็นแนวทางสำหรับ การส่งของคุณ "

ย้ำวัตถุประสงค์

ตัวอย่างของการปิดที่ย้ำวัตถุประสงค์ของจดหมายคือ: "ฉันขอโทษอีกครั้งสำหรับความล่าช้าในการตอบสนองและฉันเชื่อว่าสิ่งนี้ได้ชี้แจงจุดที่เพิ่มขึ้นหากคุณต้องการที่จะหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้เพิ่มเติมโปรดติดต่อฉันทางโทรศัพท์ หรืออีเมล " หากจุดประสงค์ของคุณคือรับทราบการร้องเรียนคุณสามารถแก้ไขด้วยการขอบคุณ: "ขอบคุณสำหรับความเชื่อมั่นที่คุณแสดงใน บริษัท ของเราเราเชื่อว่าคุณจะให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับวิธีการที่เราสามารถปรับปรุงบริการของเรา คุณ."

คำกระตุ้นการตัดสินใจ

การปิดจดหมายธุรกิจของคุณเป็นสถานที่ที่ดีในการวางคำกระตุ้นการตัดสินใจ ระบุอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการให้ผู้อ่านทำอะไรและทำให้ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สำหรับเขาที่จะทำ ลงวันที่การกระทำถ้ามันเหมาะสมและให้ผู้อ่านได้รับประโยชน์เพื่อกระตุ้นให้เขาทำ ตัวอย่างเช่น: "ซื้อ Ford Escalade ใหม่ให้ทันเวลาสำหรับฤดูร้อนโดยวางคำสั่งซื้อของคุณภายใน 10 วันใช้เครื่องมือการสั่งซื้อออนไลน์ของเราและรับค่างวดเดือนแรกฟรี"

เลื่อนระดับข้อความสำคัญ

การทำซ้ำข้อความสำคัญของคุณในตอนท้ายของจดหมายช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้อ่านจะไม่พลาด ตัวอย่างเช่น: "เทศกาลของเรานำเสนอการแสดงดนตรีที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในมิดเวสต์และสร้างผลประโยชน์ทางเศรษฐกิจ 15 ล้านดอลลาร์ในการท่องเที่ยวสำหรับชุมชนโดยรอบเราขอขอบคุณการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องของคุณ" หากจดหมายของคุณคืออดีตเจ้าของบ้านเกี่ยวกับทรัพย์สินรอการขายเมื่อเร็ว ๆ นี้คุณอาจใช้ข้อความสำคัญอื่น: "นโยบายของธนาคารของเราคือการพยายามทำทุกวิถีทางเพื่อช่วยให้เจ้าของบ้านประสบปัญหาในช่วงเวลายากลำบากโดยใช้ดุลยพินิจ

เลือกการปิดที่เหมาะสม

เมื่อคุณสร้างประโยคปิดของคุณอย่างรอบคอบแล้วมีหลายวิธีที่จะจบจดหมายด้วยการปิดหรือลงชื่อที่เหมาะสม ในอดีต "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" เป็นตัวเลือกมาตรฐานสำหรับการติดต่อทางธุรกิจส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตามผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่ยอมรับว่าวลีนี้มีข้อความโบราณเกินไปสำหรับการใช้งานในศตวรรษที่ 21 ให้เลือกใช้ "Best regards" หรือเวอร์ชันที่ง่ายกว่าด้วย "Best" หรือ "Regards" วลีนี้สื่อสารความเป็นมิตร แต่ยังคงความเป็นมืออาชีพ

อีเมล์ปิดไลน์

การติดต่อทางธุรกิจที่ยอดเยี่ยมเกิดขึ้นผ่านทางอีเมลแทนที่จะใช้จดหมายแบบดั้งเดิม แต่โปรโตคอลก็ยังคงเหมือนเดิม เสียงระดับมืออาชีพและเป็นทางการควรเป็นพื้นฐานของจดหมายของคุณ อย่างไรก็ตามคุณสามารถปิดจดหมายได้อย่างไม่เป็นทางการเนื่องจากความสัมพันธ์ทางธุรกิจแข็งแกร่งขึ้นและบริบทมีความเป็นส่วนตัวมากขึ้น ตัวอย่างเช่นแทนที่ "ทางการ" ที่เป็นทางการมากขึ้นคุณอาจเลือก "คุยเร็ว ๆ นี้" หรือ "ดูแล" เมื่อการติดต่อยังคงดำเนินต่อไปตลอดทั้งเธรดไม่จำเป็นต้องลงชื่อออกอย่างต่อเนื่องกับการปิดอย่างเป็นทางการ