ความท้าทายในการจัดการบันทึกสำคัญในองค์กร

หลายองค์กรใช้เวลาและเงินมหาศาลในการสร้างอัปเดตและจัดการไฟล์และบันทึกที่สำคัญ ในหลายกรณีปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดนั้นต้องการให้บันทึกเหล่านี้ถูกเก็บไว้อย่างน้อยเจ็ดปีโดยมีเอกสารบางส่วนเก็บรักษาไว้ตลอดชีวิตขององค์กร ความท้าทายที่องค์กรเผชิญกับการจัดการเอกสารนั้นมีความสำคัญ

ราคา

การเก็บไฟล์กระดาษเป็นเรื่องที่มีราคาแพง เมื่อ บริษัท คำนึงถึงต้นทุนของการจัดเก็บเอกสารเงินเดือนของพนักงานเก็บเอกสารและค่าใช้จ่ายด้านอสังหาริมทรัพย์ที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บไฟล์ค่าใช้จ่ายจริงในการจัดทำเอกสารอาจสูงเกินไป ตามที่ PricewaterhouseCoopers องค์กรโดยเฉลี่ยใช้เวลาประมาณ $ 20 ในการจัดทำเอกสารเอกสารกระดาษแต่ละฉบับประมาณ 120 เหรียญสหรัฐสำหรับการค้นหาเอกสารที่พิมพ์ผิดและ $ 220 ในการสร้างเอกสารใหม่ เพิ่มความจริงที่ว่าร้อยละ 80 ของเอกสารจะไม่ถูกเรียกคืนเมื่อมีการยื่นเอกสารและค่าใช้จ่ายก็ยากที่จะป้องกัน

เอกสารที่สูญหาย

ค่าใช้จ่ายในการเก็บไฟล์กระดาษอาจเป็นที่ยอมรับได้หาก บริษัท สามารถค้นหาเอกสารแต่ละฉบับได้เมื่อจำเป็น ในความเป็นจริงเอกสารกระดาษหายไปเป็นประจำ ในบางกรณีพวกเขาจะเข้าใจผิด เวลาอื่นพวกเขาจะสูญหายไปตลอดกาล ในใจกลางเมืองใหญ่ ๆ บริษัท ต่างๆมักจัดจ้าง บริษัท ภายนอกยื่นเอกสารให้กับ บริษัท จัดการไฟล์นอกสถานที่ เมื่อไม่พบไฟล์ที่ร้องขอที่สถานที่ปฏิบัติงานนอกสถานที่ บริษัท จะต้องใช้ทรัพยากรมหาศาลในการดึงกล่องเอกสารที่เก็บถาวรออกมาโดยหวังว่าจะพบเอกสารที่หายไป ไม่พบเอกสารบางส่วนทำให้ บริษัท ต้องสร้างข้อมูลใหม่หรือละทิ้งความพยายามอย่างสมบูรณ์และยอมรับผลที่ตามมา

ความปลอดภัย

โดยทั่วไปแล้วเอกสารสำคัญมีข้อมูลสำคัญและมักเป็นข้อมูลลับ การรักษาความปลอดภัยข้อมูลนั้นอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย บริษัท บางแห่งเก็บเอกสารสำคัญไว้ในที่จัดเก็บแบบล็อคซึ่งเข้าถึงได้เฉพาะกับเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจเท่านั้น การตรวจสอบการเข้าถึงการบำรุงรักษาบันทึกการเข้าถึงและการกำหนดระดับสิทธิ์เพิ่มให้กับค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารเท่านั้น เมื่อเอกสารถูกลงชื่อออกมีองค์กรเพียงเล็กน้อยที่สามารถทำเพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์นั้นยังคงเป็นความลับและไม่ถูกแบ่งปันโดยไม่ตั้งใจหรือไม่ตั้งใจกับคนอื่น ๆ ใน บริษัท หรือนอก บริษัท