หน้าที่ของผู้เก็บเอกสารสำคัญขององค์กรคืออะไร

ไม่ว่าอุตสาหกรรมใดองค์กรทุกขนาดต้องมีเอกสารที่หลากหลาย บันทึกพนักงานและงบการเงินเช่นแบบฟอร์มภาษีจะต้องเก็บไว้เพื่อให้ บริษัท ยังคงปฏิบัติตามกฎหมายในท้องถิ่นและรัฐบาลกลาง ข้อมูลการติดต่อลูกค้าและการจัดซื้อควรได้รับการเก็บรักษาเพื่อให้การบริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยมแก่พวกเขา นอกจากนี้ควรมีการบันทึกการวิจัยเพื่อการพัฒนาและเอกสารเกี่ยวกับความสำเร็จที่ผ่านมาเพื่อให้ บริษัท สามารถสร้างมรดกที่พวกเขาสร้างขึ้น ผู้เก็บเอกสารเรียกว่าบรรณารักษ์เป็นบุคคลที่รับผิดชอบในการรวบรวมและบำรุงรักษาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และสำเนาเหล่านี้

การจัดเก็บเอกสาร

แต่ละองค์กรมีวิธีการจัดเก็บบันทึกของตนเอง หลายองค์กรพยายามที่จะไร้กระดาษ ในสภาพแวดล้อมเหล่านี้นักเก็บเอกสารจะสแกนเอกสารทางกายภาพทั้งหมดแล้วแปลงเป็นไฟล์คอมพิวเตอร์ ไฟล์เหล่านี้จะถูกเก็บไว้ในดิสก์ฮาร์ดไดรฟ์หรือซีดีรอม บริษัท อื่น ๆ ละทิ้งวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดของการเก็บบันทึกเลือกที่จะเก็บบันทึกกระดาษทั้งหมดในตู้เก็บเอกสารและลิ้นชัก หากองค์กรต้องการระบบนี้ก็ไม่ใช่เรื่องแปลกที่นักเก็บเอกสารจะใช้บริการของสถานที่จัดเก็บไฟล์ภายนอกเพื่อจัดเก็บไฟล์เพื่อความปลอดภัย ไม่ว่าองค์กรจะต้องการวิธีใดผู้เก็บเอกสารสำคัญจะต้องบันทึกตำแหน่งของเอกสารทุกฉบับอย่างพิถีพิถันเพื่อให้สามารถเข้าถึงได้เมื่อจำเป็น

การเข้าถึงบันทึก

บางทีหนึ่งในความรับผิดชอบที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่มอบให้แก่ผู้เก็บเอกสารสำคัญขององค์กรคือการตรวจสอบการเข้าถึงบันทึกขององค์กร ในกรณีส่วนใหญ่มีกฎระเบียบเฉพาะเกี่ยวกับผู้ที่สามารถเข้าถึงเอกสารใด ตัวอย่างเช่นรายการหลายรายการภายในคอลเล็กชันของห้องสมุดประชาชนอาจเข้าถึงได้โดยทุกคนที่ร้องขอ อย่างไรก็ตามภายในหน่วยงานของรัฐการเข้าถึงอาจถูก จำกัด ให้กับผู้ที่รักษาความปลอดภัยบางอย่าง เป็นสิ่งสำคัญสำหรับนักเก็บเอกสารที่จะต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับนโยบายของผู้ว่าจ้างเกี่ยวกับเรื่องนี้

หน้าที่ทางการศึกษา

ขึ้นอยู่กับประเภทขององค์กรที่เขาทำงานผู้เก็บเอกสารอาจทำหน้าที่เป็นนักการศึกษาสำหรับชุมชนภายในและภายนอก ตัวอย่างเช่นผู้เก็บเอกสารภายในพิพิธภัณฑ์อาจส่งมอบการบรรยายและสร้างทรัพยากรทางการศึกษาเช่นแผ่นพับและแผ่นพับที่มีวัตถุประสงค์เพื่ออธิบายธรรมชาติของการเก็บถาวรให้กับผู้เข้าชม ผู้เก็บเอกสารสำคัญในธุรกิจที่แสวงหาผลกำไรเช่นเดียวกันอาจนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับประวัติและวัฒนธรรมของ บริษัท แก่พนักงานใหม่ที่ต้องผ่านกระบวนการปฐมนิเทศ บริษัท นอกจากนี้เขาอาจทำหน้าที่เป็นผู้เชี่ยวชาญในเรื่องสื่อให้ข้อมูลที่ร้องขอเกี่ยวกับเอกสารที่เก็บไว้ในคลังของ บริษัท