วิธีการมีทีมสนับสนุนที่มีประสิทธิภาพ

การสร้างทีมสนับสนุนที่มีประสิทธิภาพในธุรกิจขนาดเล็กของคุณเกี่ยวข้องกับการทำให้มั่นใจว่าสมาชิกทุกคนในทีมมีทักษะและความรู้ในการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการกำหนดนโยบายและขั้นตอนที่ชัดเจนและจัดทำเอกสารเทคนิคการแก้ไขปัญหาทั่วไปคุณสามารถเพิ่มผลผลิตและความสม่ำเสมอที่จะนำไปสู่ความพึงพอใจของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น รักษาปริมาณงานและเวิร์กโฟลว์ที่เหมาะสมกำหนดความคาดหวังที่เหมาะสมมั่นใจการถ่ายโอนความรู้และจ้างบุคลากรที่ดีที่สุดเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

ขั้นตอนการทำงาน

วิเคราะห์บันทึกการโทรเพื่อระบุเวลาที่ยุ่งที่สุดของวัน ให้แน่ใจว่าคุณมีระดับที่เหมาะสมของพนักงานในช่วงเวลาเหล่านี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำหนดประเภทการสนับสนุนความรู้ด้านทรัพยากรในผลิตภัณฑ์และบริการและขั้นตอนการจัดการตั๋วอย่างชัดเจน มอบหมายให้โปรแกรมเลือกจ่ายงานเพื่อกำหนดเส้นทางการโทรไปยังบุคลากรที่เหมาะสมหรือใช้เครื่องมือบริการอัตโนมัติและซอฟต์แวร์ช่วยเหลือ อัปเดตสถานะที่ชัดเจนเพื่อให้คุณรู้ว่าการโทรใหม่เปิดหยุดชั่วคราวและปิดสายใด การมีเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ทีมของคุณสามารถให้บริการที่มีประสิทธิภาพ

ความคาดหวัง

ในการสร้างทีมสนับสนุนที่มีประสิทธิภาพให้ดำเนินการฝึกสร้างทีมและจัดการประชุมทีมเป็นประจำเพื่อสร้างสามัญสำนึก สมาชิกในทีมแต่ละคนควรมุ่งมั่นที่จะบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของ บริษัท ที่ให้การสนับสนุนเช่นเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า สมาชิกในทีมจะต้องให้คุณค่ากับความคิดเห็นของผู้อื่นและแบ่งปันข้อมูลและทรัพยากรอย่างอิสระเพื่อให้มั่นใจว่าความรู้ได้รับการถ่ายทอดจากตัวแทนสนับสนุนหนึ่งไปยังอีก ด้วยการทำให้ทีมมุ่งเน้นไปที่การแก้ปัญหาให้กับลูกค้าคุณจะลดปัญหาระหว่างบุคคลที่ทำให้พลังงานและการทำงานร่วมกันของทีมลดลง ส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมเพื่อสร้างแนวทางแก้ไขปัญหาการสนับสนุนลูกค้าที่ซับซ้อน พัฒนาบรรยากาศของความไว้วางใจระหว่างสมาชิกในทีมด้วยการจัดการกับความขัดแย้งเมื่อเกิดขึ้น

ความรู้

ตรวจสอบและวิเคราะห์บันทึกการโทรเพื่อระบุปัญหาที่พบบ่อย สร้างสคริปต์และเทคนิคการแก้ไขปัญหาเพื่อจัดการปัญหาเหล่านั้น ในการสร้างกระบวนการทีมสนับสนุนที่มีประสิทธิภาพให้ยอมรับการป้อนข้อมูลของลูกค้าจากหลายแหล่งเช่นอีเมลเว็บไซต์โทรศัพท์การแจ้งเตือนที่ระบบสร้างขึ้นหรือการติดต่อที่เป็นลายลักษณ์อักษร กำหนดขั้นตอนสำหรับการจัดการการเริ่มต้นของแต่ละเหตุการณ์และให้ง่ายต่อการเข้าถึงตั๋วบริการที่มีอยู่และการปรับปรุงสถานะสำหรับลูกค้าและทีมสนับสนุนของคุณเหมือนกัน รักษากระบวนการวงปิดโดยปรับปรุงสถานะอย่างต่อเนื่องและให้ข้อเสนอแนะกับลูกค้าเป็นประจำ

พัฒนาการ

ให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมได้รับการฝึกอบรมและพัฒนาที่จำเป็นต่อการประสบความสำเร็จในงาน ซึ่งรวมถึงการรักษาใบรับรอง กำหนดเวลาการประชุมเชิงปฏิบัติการและการสัมมนาปกติเพื่อให้ทีมสนับสนุนของคุณได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการ จัดทำรายการทรัพยากรและทางเลือกการฝึกอบรมด้วยตนเองเพื่อให้ทันสมัย