วิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดการจดหมายขาออกขององค์กรคืออะไร

แม้ว่าอีเมลจะมีการรุกที่แข็งแกร่ง แต่ บริษัท ส่วนใหญ่ยังถือว่าอีเมล“ หอยทาก” เป็นส่วนสำคัญของการดำเนินงานของพวกเขา สัญญา, paychecks, ใบแจ้งหนี้และอื่น ๆ ทั้งหมดเดินทางผ่านทางอีเมลเป็นประจำ บริษัท ที่ดำเนินการอย่างราบรื่นต้องการระบบที่ราบรื่นสำหรับการจัดการวัสดุสำคัญเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อพูดถึงจดหมายขาออกคุณสามารถประหยัดเวลาและเงินได้มากโดยจัดโครงสร้างสำนักงานของคุณและฝึกอบรมพนักงานของคุณเกี่ยวกับวิธีการใช้ระบบอย่างมีประสิทธิภาพ

การติดฉลากที่ดี

จดหมายขาออกทั้งหมดต้องระบุผู้ส่งและผู้รับอย่างชัดเจน แนะนำพนักงานในการเตรียมซองจดหมายอย่างเหมาะสมและทำให้มีเจ้าหน้าที่คอยตอบคำถามเกี่ยวกับอีเมล หลีกเลี่ยงการเขียนด้วยลายมือบนซองจดหมายทุกครั้งที่คุณสามารถประหยัดเวลาด้วยกระบวนการอัตโนมัติ สั่งซื้อซองจดหมายหรือฉลากที่กำหนดเองพร้อมข้อมูล บริษัท ของคุณโดยเฉพาะตามความจำเป็นสำหรับแผนกแยกกลุ่มและบุคคลเพื่อให้ทั้งบริการไปรษณีย์และผู้รับจะรู้ว่าใครเป็นคนส่งจดหมาย สำหรับผู้รับจดหมายธรรมดาให้ใช้ซองพลาสติกหน้าต่างและป้อนข้อมูลผู้รับทางคอมพิวเตอร์เพื่อความรวดเร็วและแม่นยำ สำหรับจดหมายขาออกจำนวนมากหรือปกติให้ใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์เพื่อพิมพ์ข้อมูลผู้รับโดยอัตโนมัติโดยดึงจากไฟล์บัญชีที่มีอยู่

การเคลื่อนไหวของจดหมายสำนักงาน

ในการรวบรวมจดหมายขาออกได้อย่างมีประสิทธิภาพคุณต้องมีระบบ“ reverse tree” เพื่อรวบรวมจดหมายขาออกทั้งหมดและส่งไปยังจุดส่งออกอย่างน้อยหนึ่งจุดที่ บริษัท ของคุณมอบให้กับบริการจัดส่งทางไปรษณีย์หรือ บริษัท ขนส่ง ตั้งค่ากล่องจดหมายออกในสำนักงานและพื้นที่ทั้งหมดที่รับจดหมายขาออกและกำหนดห้องเก็บรวบรวมสำหรับแพ็คเกจส่งออกที่ใหญ่ขึ้นเพื่อที่พวกเขาจะไม่ได้ยุ่งเหยิงพื้นที่สำนักงานที่ทำงานเป็นประจำ มุ่งมั่นสำหรับระบบที่พนักงานสามารถส่งอีเมลขาออกได้อย่างง่ายดายและไม่ยุ่งยาก

การรวบรวมภายใน

มอบหมายให้พนักงานตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไปรวบรวมจดหมายและหีบห่อจากถังขยะและห้องที่กำหนดไว้ทั้งหมดสำหรับการเรียงลำดับและประมวลผลในห้องจดหมายกลาง จัดหารายการตรวจสอบให้กับพนักงานเพื่อไม่ให้ลืมจุดสะสมใด ๆ เลือกพนักงานที่สามารถทำงานได้ทันเวลาและมีอีเมลพร้อมที่จะออกไปตรงเวลาและสามารถรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ให้บริการจัดส่ง จัดเตรียมมาตรวัดไปรษณีย์ในห้องจดหมายเพื่อไม่ให้มีใครจัดการกับแสตมป์ที่ติดอยู่

เวลารับของ

จดหมายขาออกจะเพิ่มขึ้นตลอดทั้งวันและหากจดหมายที่ให้มาถึงถังขยะจะไม่ออกจนกว่าจะถึงวันทำการถัดไป ระบุเวลารับจดหมายที่เหมาะสมที่สุดตามความต้องการของ บริษัท ของคุณและกำหนดเวลารับพัสดุตามปกติด้วยบริการไปรษณีย์ของสหรัฐอเมริกาและด้วยผู้ส่งพัสดุที่ต้องการเช่น UPS หรือ FedEx สำหรับแพ็คเกจและการส่งจดหมายข้ามคืน ในการรับส่งอีเมลในเวลาที่เหมาะสมที่สุดคุณอาจต้องมีรถปิคอัพหลายตัวตลอดทั้งวัน ในทางกลับกันหาก บริษัท ของคุณสร้างจดหมายไม่เพียงพอที่จะรองรับการรับสินค้าปกติจากผู้ส่งโลจิสติกส์ให้กำหนดพนักงานให้นำจดหมายนั้นไปยังจุดส่งที่ใกล้ที่สุดของผู้ส่ง