ความรับผิดชอบของแผนกทรัพยากรบุคคลสำหรับไฟล์บุคลากรที่เป็นความลับคืออะไร?

ไม่ว่าจะเป็นไฟล์กระดาษหรือบันทึกบุคลากรอิเล็กทรอนิกส์แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณมีหน้าที่ปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงานของพนักงาน การรักษาความลับมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความซื่อสัตย์ของแผนกทรัพยากรบุคคลและชื่อเสียงขององค์กรของคุณ พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้รับความไว้วางใจจากข้อมูลส่วนตัวที่เป็นความลับเกี่ยวกับองค์กรและพนักงาน การละเมิดความลับส่งผลให้พนักงานสูญเสียความไว้วางใจในแผนกและซักถามความสามารถของฝ่ายทรัพยากรบุคคล

สารบัญ

ไฟล์บุคลากรประกอบด้วยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเกี่ยวกับพนักงานที่เกี่ยวข้องกับค่าตอบแทน, ประสิทธิภาพการทำงาน, การติดต่อส่วนตัว, ประวัติการทำงานและเอกสารสิทธิ์ในการจ้างงานซึ่งมักจะมีสำเนาบัตรประกันสังคมของพนักงาน, ใบขับขี่, หนังสือเดินทางสหรัฐอเมริกาหรือใบอนุญาตทำงาน ตามประเภทของข้อมูลในไฟล์เหล่านี้มีความจำเป็นที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องสร้างการควบคุมการเข้าถึงและรักษาความลับที่เข้มงวดของข้อมูลพนักงาน

ข้อมูลทางการแพทย์

พระราชบัญญัติประกันสุขภาพพกพาและพระราชบัญญัติความรับผิดชอบต้องมีการรักษาความลับของข้อมูลที่เชื่อมโยงกับการประกันสุขภาพให้นายจ้าง พระราชบัญญัติคนอเมริกันที่มีความพิการและพระราชบัญญัติข้อมูลการไม่เลือกปฏิบัติทางพันธุกรรมห้ามมิให้มีการเปิดเผยข้อมูลด้านสุขภาพและข้อมูลทางการแพทย์ของพนักงาน แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของฝ่ายทรัพยากรบุคคลแนะนำให้นายจ้างสร้างไฟล์แยกต่างหากสำหรับข้อมูลพนักงานที่เป็นความลับเช่นการเลือกประกันสุขภาพรายละเอียดการบาดเจ็บของคนงานที่พักสำหรับคนพิการและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการลางานภายใต้พระราชบัญญัติการลาพักรักษาตัว นอกจากนี้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรกำหนดเจ้าหน้าที่ความเป็นส่วนตัวที่สามารถเข้าถึงไฟล์เหล่านี้ได้ ไฟล์ควรถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยในตำแหน่งที่แตกต่างจากไฟล์การจ้างงานทั่วไปและสามารถเข้าถึงได้โดยผู้อื่นโดยส่งคำขอไปยังเจ้าหน้าที่ความเป็นส่วนตัวของแผนกทรัพยากรบุคคล

ความรับผิดชอบของพนักงาน

ภาระผูกพันของฝ่ายทรัพยากรบุคคลในการรักษาความลับอย่างเข้มงวดยังใช้กับการอภิปรายเกี่ยวกับพนักงานรายบุคคลการดำเนินการจ้างงานและประเด็นแผนกทรัพยากรบุคคล สมาชิกฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรพูดคุยเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงานบนพื้นฐานที่จำเป็นต้องรู้ แม้แต่การหารือในระดับแผนกเกี่ยวกับข้อมูลพนักงานก็ควรได้รับการควบคุม พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรละเว้นจากการมีส่วนร่วมในการสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำงานเกี่ยวกับพนักงานตามข้อมูลในไฟล์บุคลากร นอกจากนี้พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องระมัดระวังเกี่ยวกับการเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับให้กับพนักงานที่อยู่นอกแผนกทรัพยากรบุคคลที่พวกเขามีมิตรภาพ

ไฟล์สืบสวน

เมื่อเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจัดการกับการสืบสวนในสถานที่ทำงานการดำเนินการตามปกติคือการสร้างไฟล์สำหรับแถลงการณ์พยานสำเนาการวิจัยทางกฎหมายบันทึกเกี่ยวกับความน่าเชื่อถือของพยานและการดำเนินการจ้างงานที่แนะนำโดยผู้นำ HR หรือที่ปรึกษากฎหมาย แม้ว่าการสอบสวนในที่ทำงานอาจเกี่ยวข้องกับพนักงานหนึ่งคนหรือมากกว่านั้น แต่อย่าเก็บเอกสารการสอบสวนไว้ในไฟล์บุคลากรของพนักงานที่เกี่ยวข้องในการสอบสวน การบำรุงรักษาโฟลเดอร์แฟ้มแยกต่างหากสำหรับวัสดุการตรวจสอบเป็นสิ่งสำคัญ วัสดุที่อยู่ในไฟล์ของพนักงานอาจค้นพบได้หากปัญหาดังกล่าวเพิ่มขึ้นจากการร้องเรียนอย่างไม่เป็นทางการไปยังการร้องเรียนอย่างเป็นทางการหรือการฟ้องร้องดำเนินคดีที่ยื่นต่อหน่วยงานบังคับใช้ของรัฐบาลหรือศาล ที่สามารถค้นพบได้หมายถึงหน่วยงานหรือศาลสามารถเรียกร้องให้ตรวจสอบวัสดุซึ่งอาจส่งผลกระทบอย่างร้ายแรงต่อการป้องกันทางกฎหมายของนายจ้าง

ไฟล์แผนก

นายจ้างหลายคนมีไฟล์บุคลากรสองชุดสำหรับพนักงานไฟล์การจ้างงานและไฟล์แผนกหรือที่เรียกว่าไฟล์ของหัวหน้างาน หัวหน้างานและผู้จัดการเก็บรักษาไฟล์แผนกสำหรับพนักงานซึ่งมีข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานการเข้าร่วมประชุมและหมายเหตุผู้บังคับบัญชา ไฟล์เหล่านี้ไม่ควรมีข้อมูลด้านสุขภาพหรือข้อมูลทางการแพทย์และควรได้รับการดูแลรักษาเป็นความลับเช่นในลิ้นชักที่ถูกล็อคซึ่งมีเพียงผู้บังคับบัญชาเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้