ขั้นตอนการควบคุมเอกสาร

ขั้นตอนการควบคุมเอกสารทำให้มั่นใจว่าพนักงานในการปฏิบัติงานของ บริษัท ใช้เอกสารที่ถูกต้องในการปฏิบัติงาน ขั้นตอนเป็นองค์ประกอบสำคัญของกระบวนการประกันคุณภาพ พวกเขาติดตามการเตรียมเอกสารและการจัดการเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานที่รับผิดชอบเรื่องเอกสารแทนที่เอกสารที่ล้าสมัยด้วยเวอร์ชันล่าสุด ขั้นตอนดังกล่าวรวมถึงบันทึกของพนักงานที่สร้างเปลี่ยนแปลงและอนุมัติเอกสารเพื่อให้ บริษัท สามารถกำหนดวิธีการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและปรับปรุงคุณภาพของผลิตภัณฑ์และบริการของ บริษัท

การสร้าง

ขั้นตอนการควบคุมเอกสารระบุว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการสร้างเอกสารเฉพาะและวิธีที่ผู้สร้างเอกสารจะต้องระบุ นอกเหนือจากการให้ชื่อเอกสารในรูปแบบที่กำหนดแล้วพนักงานที่รับผิดชอบจะต้องลงนามในเอกสารเพื่อระบุว่าตัวเองเป็นผู้ริเริ่ม การลงนามในเอกสารระบุว่าพนักงานพิจารณางานที่เสร็จสมบูรณ์และเขาต้องรวมวันที่ที่แสดงเมื่อเขาเสร็จงาน

ทบทวน

หลักการประกันคุณภาพกำหนดให้ บริษัท ต่างๆต้องตรวจสอบเอกสารจำนวนมากเพื่อความถูกต้องโดยเฉพาะภาพวาดทางเทคนิคและข้อกำหนดเฉพาะ รายละเอียดขั้นตอนการควบคุมเอกสารจะต้องตรวจสอบเอกสารใดโดยใครและวิธีการบันทึกการตรวจสอบดังกล่าว โดยทั่วไปขั้นตอนการตรวจสอบจะระบุคุณสมบัติที่ผู้ตรวจสอบจะต้องมีและวิธีการที่ผู้ตรวจสอบดำเนินการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่จำเป็นในเอกสาร โดยมีรายละเอียดวิธีบันทึกการเปลี่ยนแปลงและสถานที่ที่ผู้ตรวจสอบจะต้องลงชื่อเพื่อระบุว่าเขาได้ทำการตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว

การทบทวน

นอกเหนือจากการเปลี่ยนแปลงในระหว่างการตรวจทานแล้วการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในเอกสารมักจะเกิดจากการเปลี่ยนแปลงในโครงการหรือการดำเนินงาน ขั้นตอนการควบคุมเอกสารระบุผู้ที่เริ่มการแก้ไขและผู้ดำเนินการแก้ไข เมื่อการแก้ไขเสร็จสิ้นแล้วเอกสารที่ได้รับการแก้ไขจะได้รับการแต่งตั้งซึ่งอนุญาตให้พนักงานระบุว่าเป็นการแก้ไขล่าสุด ณ วันที่ระบุ เอกสารเก่าได้รับการกำหนดเป็นล้าสมัยและเครื่องหมายที่ไม่เป็นปัจจุบัน

การแทนที่

ส่วนสำคัญของขั้นตอนการควบคุมเอกสารรายละเอียดวิธีที่ บริษัท รับรองว่าเอกสารรุ่นล่าสุดจะแทนที่รุ่นที่ล้าสมัยในสถานที่ที่มีการใช้งานเอกสาร ขั้นตอนระบุว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการต่ออายุเอกสารบ่อยครั้งที่ผู้ริเริ่มการแก้ไข ในทางกลับกันขั้นตอนแนะนำให้ผู้ใช้เอกสารในการระบุวัสดุที่ล้าสมัยและวิธีการตรวจสอบการแก้ไขล่าสุด

เอกสารภายนอก

ธุรกิจมักต้องใช้เอกสารที่มาจากภายนอก บริษัท เอกสารดังกล่าวไม่เป็นไปตามกระบวนการภายในเมื่อมาถึงครั้งแรก ขั้นตอนการควบคุมเอกสารระบุว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการรวมเอกสารดังกล่าวเข้ากับระบบของ บริษัท พวกเขามีรายละเอียดวิธีระบุเอกสารภายนอกว่าจำเป็นต้องมีการตรวจสอบหรือไม่และจะดำเนินการแก้ไขอย่างไรหากจำเป็น เมื่อรวมพนักงานที่รับผิดชอบแล้วจะตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเอกสารภายนอกที่เกี่ยวข้องตามที่จำเป็น