นายจ้างต้องการเก็บต้นขั้วจ่ายหรือไม่?

กฎหมายแรงงานของรัฐบาลกลางกำหนดให้คุณต้องเก็บรักษาบันทึกการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานของคุณ แต่คุณไม่จำเป็นต้องสร้างต้นขั้วเช็คให้ตนเองหรือพนักงานของคุณ อย่างไรก็ตามบางรัฐมีกฎหมายแรงงานที่บังคับให้จัดทำข้อมูลบัญชีเงินเดือนโดยละเอียดแก่พนักงาน ตัวอย่างเช่นในรัฐอิลลินอยส์นายจ้างจะต้องจัดทำเอกสารต้นขั้วหรือรายการแยกต่างหากทั้งหมดและในแคลิฟอร์เนียนายจ้างจะต้องจัดทำบัญชีต้นขั้วหรือเอกสารสำหรับข้อมูลบัญชีเงินเดือนทั้งหมดที่ใช้ในการคำนวณเงินสุทธิของเขา คุณสามารถเก็บสำเนา stubs การจ่ายเงินไว้เป็นส่วนหนึ่งของบันทึกการจ่ายเงินเดือนของคุณ ยกเว้นว่าต้นขั้วนั้นมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด แต่ต้นขั้วเพียงอย่างเดียวจะไม่เป็นไปตามกฎหมายของรัฐบาลกลาง

ข้อมูลที่คุณต้องเก็บไว้

กฎหมายของรัฐบาลกลางกำหนดให้คุณเก็บข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคนรวมถึงชื่อเต็มและที่อยู่หมายเลขประกันสังคมเพศอาชีพและหากพนักงานอายุต่ำกว่า 19 ปีวันเกิดของเขา บันทึกเงินเดือนแต่ละรายการจะต้องแสดงวันและเวลาที่เริ่มทำงานสัปดาห์จำนวนชั่วโมงที่พนักงานทำงานในแต่ละวันและจำนวนชั่วโมงทั้งหมดของสัปดาห์ทำงาน บันทึกจะต้องแสดงพื้นฐานสำหรับการพิจารณาค่าจ้าง คุณต้องแสดงอัตรารายชั่วโมงปกติของพนักงานค่าจ้างปกติทั้งหมดและค่าล่วงเวลารวมสำหรับพนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้น แต่คุณอาจยกเว้นข้อมูลนี้สำหรับพนักงานที่ได้รับการยกเว้น บันทึกจะต้องมีรายละเอียดการหักหรือเพิ่มแต่ละครั้งที่มีผลต่อการจ่ายเงินของพนักงานค่าจ้างสุทธิทั้งหมดระยะเวลาการจ่ายเงินและวันที่ชำระเงิน

ระยะเวลาการเก็บรักษา

แม้ว่ากฎหมายของรัฐจะแตกต่างกันไปกฎเกณฑ์ของรัฐบาลกลางกำหนดให้คุณเก็บรักษาบันทึกการจ่ายเงินเดือนบันทึกการซื้อและการขายที่ใช้ในการคำนวณบัญชีเงินเดือนและสัญญายูเนี่ยนเป็นเวลาอย่างน้อยสามปี เก็บเอกสารต้นทางสำหรับบัญชีเงินเดือนเช่นบัตรลงเวลาตั๋วทำงานและกำหนดเวลาอย่างน้อยสองปี

เอกสารต้นฉบับ

คุณอาจขอให้พนักงานใช้นาฬิกาเวลาบันทึกการหยุดและเริ่มเวลาทางอิเล็กทรอนิกส์หรือจัดทำรายงานเวลาด้วยตนเอง กฎหมายของรัฐบาลกลางอนุญาตให้คุณยอมรับรายงานจากผู้จับเวลาในชั่วโมงการทำงานของพนักงานแต่ละคน หากพนักงานทำงานตามกำหนดเวลาที่แน่นอนคุณอาจเก็บสำเนาของกำหนดการและบันทึกข้อยกเว้นเท่านั้น

การเก็บบันทึก

กฎหมายของรัฐบาลกลางกำหนดให้นายจ้างต้องเก็บรักษาบันทึกการจ่ายเงินเดือนไว้ในที่ที่ปลอดภัย ณ สถานที่ทำงานของพนักงานหรือที่ทำงานกลางของนายจ้าง หากผู้ตรวจสอบจากกระทรวงแรงงานร้องขอการตรวจสอบบันทึกของคุณคุณจะต้องสามารถสร้างไฟล์ที่จัดเก็บนอกสถานที่ได้ไม่เกิน 72 ชั่วโมงหลังจากที่เขาส่งคำขอ เนื่องจากการชำระต้นขั้วและบันทึกการจ่ายเงินเดือนมีข้อมูลส่วนบุคคลจึงเป็นการดีที่สุดที่จะเก็บไฟล์ดังกล่าวไว้ในลิ้นชักที่ถูกล็อคโดย จำกัด การเข้าถึงเฉพาะผู้ที่มีความต้องการของแท้เพื่อตรวจสอบไฟล์