The Do's & Don'ts ของการสื่อสารทางธุรกิจ

ความพยายามในการจัดทำบัตรลงคะแนนเลือกตั้งท้องถิ่นในภาษาสเปนในรัฐแมสซาชูเซตส์ทำให้เกิดความประหลาดใจเมื่อผู้สมัครถูกระบุว่า "แมลงปอปัจจุบัน" แทนที่จะเป็น "นายอำเภอปัจจุบัน" ข้อผิดพลาดของบัตรลงคะแนนเกิดจากความผิดพลาดหนึ่งตัวอักษรในการแปล ข้อความและนำไปสู่การเรียกคืนบัตรลงคะแนนนับแสน Dianne Williamson ข้อผิดพลาดเช่นนี้แสดงให้เห็นถึงความสำคัญของการทำให้การสื่อสารทางธุรกิจทำและไม่ได้อยู่ในใจ

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร

อย่าร่างจดหมายธุรกิจบันทึกหรือใบปลิวจากนั้นพิมพ์หรือแจกจ่ายโดยไม่ต้องพิสูจน์อักษรเนื้อหาก่อน เพื่อความถูกต้องควรส่งข้อความไปยังตาที่สอง ขอให้เพื่อนร่วมงานพิสูจน์อักษรด้วยเช่นกัน เนื่องจากข้อผิดพลาดในการลงคะแนนเสียงของรัฐแมสซาชูเซตส์แสดงว่าสิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งหากคุณใช้การแปลข้อความเป็นภาษาอื่น รับสมัครเจ้าของภาษาของภาษานั้นเพื่อพิสูจน์อักษรข้อความและตรวจสอบให้แน่ใจว่าสื่อข้อความที่คุณต้องการ อย่าถือว่าคนที่แปลเนื้อหานั้นสมบูรณ์แบบ

ช่องทางการสื่อสาร

อย่าพยายามอธิบายแผนธุรกิจหรือการตัดสินใจที่ซับซ้อนหรือแย้งในอีเมล จัดการประชุมของพนักงานซึ่งคุณสามารถอธิบายปัญหาเหล่านี้และตอบคำถามของพนักงาน การประกาศเหล่านี้ด้วยตนเองช่วยให้คุณสามารถวัดความคิดเห็นที่ไม่ใช่ทางวาจาและหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดที่อาจเกิดจากอีเมลตีความผิด โปรดทราบว่าอีเมลอาจไม่ใช่ช่องทางการสื่อสารที่ดีที่สุดสำหรับการส่งข่าวดี ตัวอย่างเช่นพนักงานอาจพบคำชมเชยเกี่ยวกับงานของเขาในโครงการที่มีความหมายมากขึ้นหากคุณใช้เวลาหยุดพักที่โต๊ะทำงานของเขาและส่งมอบด้วยตนเอง

คำศัพท์

อย่ารวมคำศัพท์เฉพาะคำย่อหรือคำศัพท์ทางเทคนิคเมื่อสื่อสารเกี่ยวกับธุรกิจของคุณกับพนักงานสาธารณะหรือพนักงานที่ไม่ใช่ช่างเทคนิค ผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับคำย่อของอุตสาหกรรมของคุณอาจพลาดข้อความพูดของคุณในขณะที่พวกเขาพยายามถอดรหัสคำย่อที่คุณใช้ในประโยคก่อนหน้า ศัพท์แสงและศัพท์เทคนิคในเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรอาจทำให้ผู้อ่านโยนสื่อการตลาดของคุณแทนที่จะพยายามถอดรหัสมัน คำศัพท์ที่ทำให้เกิดความสับสนทำให้สมาชิกผู้ชมของคุณรู้สึกเหมือนเป็นคนนอกผลที่คุณไม่ต้องการให้กับลูกค้าหรือพนักงาน หลีกเลี่ยงการใช้วลีลวงล่าสุดที่ทำให้เกิดขึ้นผ่านวัฒนธรรมอเมริกัน มุ่งเน้นแทนที่จะเป็นคำศัพท์ที่นักเรียนเกรดเจ็ดสามารถเข้าใจได้

ความซื่อสัตย์และความกะทัดรัด

บอกความจริงหรือรับทราบเมื่อคุณไม่พร้อมที่จะพูดคุยในหัวข้อ แต่อย่าโกหกพนักงานหรือลูกค้า “ แทนที่จะโกหกจงฝึกตัวเองให้ตอบว่า 'ฉันไม่สามารถแสดงความคิดเห็นได้' หรือ 'ฉันตอบไม่ได้เลยในตอนนี้' เมื่อถูกถามเกี่ยวกับหัวข้อที่เป็นความลับหรือละเอียดอ่อน” โค้ชธุรกิจ Stever Robbins ให้คำแนะนำ สื่อสารสั้น ๆ หากเป็นไปได้ งานวิจัยจากมหาวิทยาลัยเทนเนสซีแสดงให้เห็นว่าผู้ใหญ่โดยเฉลี่ยมีความสนใจ 20 นาทีนิตยสาร Inc. ถามตัวคุณเองว่าข้อมูลแต่ละชิ้นมีความสำคัญเพียงใดก่อนรวมไว้ในจดหมายอีเมลหรืองานนำเสนอ เมื่อพูดถึงกลุ่มให้ผู้ชมมีส่วนร่วมโดยถามคำถามใช้วิดีโอคลิปสั้น ๆ และเล่าเรื่องที่แสดงให้เห็นถึงประเด็นสำคัญของคุณ