การร่างบันทึกภายใน

บันทึกภายในช่วยให้เพื่อนร่วมงานและผู้จัดการของคุณมีข้อมูลเกี่ยวกับโครงการเป้าหมายกำหนดเวลาปัญหาและหัวข้ออื่น ๆ หากคุณคาดว่าจะอ่านบันทึกของคุณสิ่งสำคัญคือต้องเขียนให้รัดกุมที่สุดเท่าที่จะทำได้และระบุวัตถุประสงค์ของบันทึกอย่างชัดเจน การตรวจสอบการจัดรูปแบบบันทึกย่ออย่างรวดเร็วจะช่วยให้แน่ใจว่าบันทึกของคุณชัดเจนและรัดกุม

หัวข้อ

ส่วนหัวมีวันที่, แสดงรายชื่อของผู้รับ, แสดงชื่อของคุณและให้คำอธิบายหัวเรื่องโดยย่อ วางแต่ละรายการเหล่านี้ในบรรทัดแยกกัน “ ถึง:” นำหน้ารายชื่อผู้รับ“ จาก:” นำหน้าชื่อของคุณ“ วันที่:” นำหน้าวันที่และ“ หัวเรื่อง:” นำหน้าคำอธิบายเรื่อง ส่วนที่สำคัญที่สุดของหัวเรื่องคือหัวเรื่อง ผู้อ่านควรเข้าใจอย่างรวดเร็วว่าข้อมูลหรือคำแนะนำใดที่มีอยู่ในเนื้อความของบันทึกช่วยจำโดยอ่านบรรทัดหัวเรื่อง หัวเรื่องที่ดีจะอธิบายถึงวัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำด้วยคำเพียงไม่กี่คำเท่าที่จะทำได้

บทนำ

บทนำมีข้อมูลพื้นฐานบางอย่างเกี่ยวกับเรื่องที่คุณจะพูดคุยในเนื้อความของบันทึก ในขณะที่หัวข้ออาจเป็นเรื่องที่คุณรู้ดีผู้รับของคุณอาจต้องการข้อมูลเพิ่มเติมโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับโครงการ อธิบายเหตุผลของบันทึกช่วยจำโดยย่อในวรรคสองหรือสามประโยค เป้าหมายของการแนะนำคือเพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับเข้าใจสิ่งที่จะกล่าวถึงอย่างแน่นอนและทำไมพวกเขาถึงได้รับบันทึก

ร่างกาย

เนื้อความของบันทึกช่วยอธิบายหัวข้อที่แสดงในบรรทัดหัวเรื่องโดยละเอียด หากวัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำคือการอัพเดตผู้รับเกี่ยวกับสถานะของโครงการคุณอาจอธิบายวัตถุประสงค์ของโครงการสั้น ๆ และรายการทั้งหมดที่เสร็จสมบูรณ์แล้วและรายการที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ หากคุณต้องการการอนุมัติเพื่อดำเนินงานหรือการมอบหมายต่อไปร่างกายควรมีข้อมูลที่อธิบายสิ่งที่คุณวางแผนที่จะทำเมื่อคุณวางแผนที่จะทำและวิธีที่คุณวางแผนที่จะทำ หลีกเลี่ยงการเพิ่มรายละเอียดเล็กน้อย บันทึกควรรวมเฉพาะข้อมูลที่ผู้อ่านจำเป็นต้องเข้าใจสถานการณ์หรือตัดสินใจ

ข้อสรุป

ข้อสรุปอธิบายการกระทำที่คุณต้องการให้ผู้รับทำหลังจากอ่านบันทึก คุณอาจขอให้ป้อนข้อมูลการตัดสินใจหรือเชิญผู้รับเข้าร่วมการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับหัวข้อ ข้อสรุปควรมีข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการติดต่อคุณ รวมวิธีการติดต่อมากกว่าหนึ่งวิธีเช่นหมายเลขต่อโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลของคุณ หากมีกำหนดเวลาตอบรับบันทึกสิ่งสำคัญคือต้องจดบันทึกข้อมูลนี้ด้วย

โพสต์ยอดนิยม