มารยาทของพนักงานต้อนรับส่วนหน้า

พนักงานต้อนรับของคุณคือใบหน้าของธุรกิจของคุณความประทับใจแรกที่ลูกค้าจำนวนมากมี พนักงานต้อนรับที่ดีทำให้ผู้เข้าชมรู้สึกเป็นกันเองและสะดวกสบาย ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตามที่พวกเขาปรากฏตัวพนักงานต้อนรับจะช่วยจัดการมัน กฎมารยาทพื้นฐานบางประการสามารถสร้างความแตกต่างได้

การแต่งกายสำหรับงาน

ไม่ว่ากฎของคุณจะใช้กับชุดธุรกิจพนักงานต้อนรับของคุณต้องอยู่กับพวกเขา สิ่งที่เหมาะสมในการสวมใส่สำหรับแผนกต้อนรับส่วนหน้านั้นขึ้นอยู่กับมาตรฐานของคุณชุมชนท้องถิ่นและสายงานของคุณ ตัวแทนนายหน้าหรือสำนักงานแพทย์อาจต้องการรูปลักษณ์แบบมืออาชีพ แต่ชุดลำลองอาจเป็นที่ยอมรับในสาขาอื่น

ทักทายนั่งและรักษา

บริษัท จัดหาพนักงานแห่งหนึ่งสรุปหน้าที่ของพนักงานต้อนรับว่า "ทักทายนั่งและปฏิบัติต่อ"

• ทักทายลูกค้าและถามว่าพวกเขาต้องการอะไร
• หากพวกเขาต้องรอให้เชิญพวกเขามานั่ง
• เสนอของว่างและกาแฟฟรีหรือส่งตรงไปที่ตู้จำหน่ายสินค้าอัตโนมัติทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าสำนักงานของคุณ
• ให้คำแนะนำเกี่ยวกับตำแหน่งของห้องน้ำถ้าจำเป็น

มันเป็นกิจวัตรที่เรียบง่าย แต่มันให้ความรู้สึกที่ผู้เข้าชมออฟฟิศได้รับการต้อนรับ

ความสำคัญของมารยาททางโทรศัพท์

พนักงานต้อนรับจัดการกับสายโทรศัพท์และความสุภาพทางโทรศัพท์ก็มีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณเช่นกัน เสียงของพนักงานต้อนรับควรจะร่าเริงและเป็นมิตร มารยาทในการใช้โทรศัพท์เป็นส่วนสำคัญเพียงแค่ฟังจากลูกค้าแม้ว่าลูกค้าจะมีข้อความยาว พนักงานต้อนรับควรเขียนหมายเลขและข้อมูลสำคัญอื่น ๆ ที่ลูกค้าให้ตรวจสอบอีกครั้งว่าบันทึกนั้นถูกต้องและถามคำถามหากจำเป็น

เบอร์โทรศัพท์ เวลาหน้า

เป็นเรื่องหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่พนักงานต้อนรับของคุณจะต้องติดต่อกับใครบางคนในสำนักงานของคุณและคนอื่นทางโทรศัพท์ ตามกฎแล้วมันเป็นการดีที่สุดที่จะจัดการกับคนที่มีอยู่ในเนื้อหนังและจากนั้นก็เป็นคนที่อยู่ในโทรศัพท์ หากพนักงานต้อนรับต้องขอให้ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งรอพวกเขาควรทำอย่างสุภาพไม่ใช่ว่าเป็นเรื่องน่ารำคาญ พนักงานต้อนรับสามารถถามบุคคลทางโทรศัพท์ได้หากพวกเขาต้องการโทรกลับหากไม่ต้องการถือ หากสำนักงานไม่ว่างพอที่ลูกค้าเข้าแถวหรือโทรไปยังวอยซ์เมลอาจถึงเวลาที่ต้องเพิ่มพนักงานต้อนรับคนที่สอง

การจัดการกับปัญหาลูกค้า

คุณต้องการพนักงานต้อนรับที่สามารถจัดการกับลูกค้าที่มีปัญหาเป็นครั้งคราว - ลูกค้าที่ไม่พอใจที่ต้องการผลตอบแทนหรือคนที่โกรธหรือกังวล พนักงานต้อนรับที่ได้รับการฝึกฝนมาเป็นอย่างดีจะฟังสิ่งที่ลูกค้าพูดแสดงความเห็นใจและแก้ไขปัญหาหากเป็นไปได้ บางครั้งเพียงแค่ทำซ้ำสิ่งที่มีคนพูด ("คุณไม่คิดว่าซอฟต์แวร์ของเราทำงานตามที่เราสัญญาหรือไม่") ทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าพวกเขากำลังรับฟัง หากปัญหาต้องการคนที่สูงกว่าสายการบังคับบัญชาพนักงานต้อนรับควรส่งลูกค้าไปยังคนที่สามารถแก้ไขสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างราบรื่น