การสื่อสารทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพ

อีเมลที่มีประสิทธิภาพจะให้ผลลัพธ์ที่ผู้เขียนต้องการ ตัวอย่างเช่นหากข้อความนั้นเป็นการร้องขอข้อมูลภายในวันที่กำหนดผู้รับจะเข้าใจ อีเมลที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ผู้รับมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับเจตนาของผู้ส่ง ตรงกันข้ามอีเมลที่เขียนมาไม่ดีอาจทำให้เกิดความสับสนและสร้างความเห็นที่ไม่ดีของผู้ส่ง บริษัท ทุกขนาดสามารถบรรลุมาตรฐานที่เป็นที่ยอมรับของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรรวมถึงอีเมลโดยนำเสนอการเรียนการสอนในบ้านเกี่ยวกับการเขียนเชิงธุรกิจและต้องการใช้คู่มือสไตล์

มาตรฐานอีเมล

การเขียนในอีเมลควรมีความชัดเจนกระชับและถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ ไวยากรณ์ที่แย่การสะกดผิดและโครงสร้างประโยคที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้ผู้อ่านเสียสมาธิ นักเขียนควรพยายามตรงไปตรงมาให้ข้อมูลและมุ่งเน้นการแก้ปัญหา อีเมลสั้น ๆ สั้น ๆ นั้นเป็นมิตรกับผู้อ่านและโดยปกติแล้วจะประสบความสำเร็จในการรับข้อความ ขนาดข้อความในอุดมคติอาจเป็นสองหรือสามย่อหน้าไม่เกินห้าบรรทัด ผู้เขียนควรระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลที่จุดเริ่มต้นของข้อความและให้ผลลัพธ์ที่ต้องการ - เช่นวันที่ครบกำหนดสำหรับการตอบกลับ - ในตอนท้าย

บรรทัดเรื่อง

คิดว่าหัวเรื่องเป็นหัวเรื่องของบทความในหนังสือพิมพ์หรือนิตยสาร ควรมีประสิทธิภาพดึงดูดความสนใจและเกี่ยวข้องกับเนื้อหาหรือวัตถุประสงค์ของอีเมลอย่างแม่นยำ หัวเรื่องที่ดีจะดึงดูดความสนใจของผู้รับและให้เขาเปิดอีเมลและอ่าน อีเมลธุรกิจต้องแข่งขันกับข้อความอื่น ๆ ในกล่องจดหมายของ บริษัท หัวเรื่องที่คลุมเครืออาจทำให้อีเมลสำคัญถูกทิ้งหรือถูกมองข้าม ซึ่งอาจส่งผลให้การจัดส่งล่าช้าหรือลูกค้าผิดหวัง สามารถมีผลบังคับใช้ซ้ำวันที่ครบกำหนดในบรรทัดเรื่อง

เนื้อหา

คำทักทายควรเป็นแบบส่วนบุคคลอย่างเต็มที่เท่าที่จะทำได้ หากไม่สามารถหาชื่อผู้รับได้ควรส่งอีเมลถึงแผนกอย่างน้อยที่สุด อีเมลที่ไม่มีผู้รับที่ระบุชื่ออาจไม่ได้อ่าน ควรมีไม่เกินหนึ่งหัวข้อต่ออีเมล หากพนักงานกำลังสื่อสารกับแผนกหรือบุคคลหนึ่งเรื่องเกี่ยวกับสามหัวข้อแยกกันเธอควรส่งอีเมลสามฉบับ ด้วยวิธีนี้แต่ละหัวเรื่องจะยังคงมีเหตุผลต่อไปในอีเมลและคำตอบในภายหลัง ควรใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่หรือตัวหนาทั้งหมดเพื่อเน้นความสำคัญ การปฏิบัตินี้อาจสร้างความรำคาญให้กับผู้รับที่ไม่สนใจสิ่งที่มองเห็น บล็อกลายเซ็นของอีเมลธุรกิจควรมีข้อมูลการติดต่อที่สมบูรณ์

คู่มือสไตล์

วิธีลดปัญหาอีเมลในที่ทำงานคือการสร้างคู่มือสไตล์ที่แจ้งให้พนักงานทราบถึงวิธีที่ถูกต้องในการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ตอนแรก บริษัท สามารถแนะนำพนักงานให้อ้างอิงหนังสือคู่มือเล่มใดเล่มหนึ่งที่มีอยู่ในร้านหนังสือ บริษัท สามารถนำวิธีการสื่อสารทางอีเมลจากหนังสือและจากแหล่งอื่นมาใช้ ในที่สุดจะมีข้อมูลเพียงพอที่ บริษัท สามารถรวบรวมลงในคู่มืออีเมลของตนเองได้