เคารพอีเมลในที่ทำงาน

อีเมลเป็นรูปแบบที่แพร่หลายของการสื่อสารสองทางในชีวิตประจำวันของคนจำนวนมาก - ที่บ้านและที่ทำงาน อย่างไรก็ตามคนงานบางคนอาจล้มเหลวในการแยกวิถีชีวิตส่วนตัวที่ผ่อนคลายจากสภาพแวดล้อมที่มีความเป็นมืออาชีพอย่างเหมาะสม Nikita Garia แนะนำในบทความสำหรับส่วน "อินเดียเรียลไทม์" ของเว็บไซต์ "The Wall Street Journal" ที่การเคารพอีเมลไม่เพียงมีความสำคัญในการตั้งสำนักงานทันทีของคุณเท่านั้น แต่เมื่อคุณสื่อสารกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจอื่น ๆ นอก สถานที่ทำงาน - และทั่วโลก

เขียน

คุณอยู่ในโหมดการแต่งภาพตลอดเวลาเมื่อคุณสร้างหรือตอบกลับข้อความอีเมล พยายามใช้ทักษะการเขียนที่ดีเสมอรวมถึงโครงสร้างไวยากรณ์การสะกดและโครงสร้างประโยค ใช้ภาษามืออาชีพแม้ในการตั้งค่าการทำงานนอกเสียจากว่าองค์กรทั้งหมดจะอยู่ในหน้าเดียวกัน แม้ว่าข้อความที่ส่งไปยังพนักงานในที่ทำงานหมายถึงเป็นวิธีการสื่อสารทางเลือกไม่ใช่สำหรับการตีพิมพ์วรรณกรรม แต่ควรเขียนข้อความของคุณเช่นเรียงความหรือข่าวประชาสัมพันธ์ - การแนะนำร่างกายและข้อสรุป .

การส่ง

ลองนึกภาพว่าจะมีข้อความอีเมลใหม่ปรากฎบนหน้าจอคอมพิวเตอร์สำหรับผู้รับอย่างไร กล่องขาเข้าสำหรับไคลเอนต์อีเมลหรือโปรแกรมแสดงเฉพาะข้อมูลบิตเกี่ยวกับลักษณะของข้อความ - หัวเรื่อง, ผู้ส่งและวันที่ / เวลา รวมเรื่องในอีเมลเป็นมารยาทเพื่อให้ผู้รับสามารถรับทราบข้อมูลอย่างรวดเร็วว่าอีเมลเกี่ยวกับอะไร ใช้ความเป็นเจ้าของเต็มรูปแบบและเพิ่มคุณสมบัติการปรับแต่งส่วนบุคคลสำหรับบัญชีอีเมลของคุณ ตัวอย่างเช่นไปที่การตั้งค่าอีเมลของคุณและกรอกชื่อและนามสกุลของคุณรวมถึงตำแหน่งและแผนกของคุณ สร้างลายเซ็นที่มีข้อมูลเดียวกันนี้ แต่ยังแสดงที่อยู่โทรศัพท์และแฟกซ์ของคุณหากมี มารยาทนี้ช่วยให้ผู้ส่งระบุตัวตนของคุณและลดเวลาในการติดตามข้อมูลเพิ่มเติมของคุณ

การได้รับ

อ่านข้อความอีเมลใหม่และข้อความเข้าของคุณโดยเร็วที่สุดในกรณีที่ผู้ส่งต้องตอบกลับด่วนหรือฉุกเฉิน ในโปรแกรมอีเมลหลายโปรแกรมผู้ส่งสามารถใส่เครื่องหมายตกใจ "!" เครื่องหมายเพื่อบ่งบอกถึงความสำคัญสูง นอกจากนี้ให้เปิดใช้งานคุณสมบัติการแจ้งเตือนการรับในโปรแกรมอีเมลของคุณโดยไม่คำนึงถึงคนในที่ทำงานของคุณที่ต้องการเอกสารที่อีเมลมาถึงในกล่องจดหมายเข้าของคุณและคุณอ่านข้อความ การเปิดใช้งานคุณสมบัติการแจ้งเตือนอัตโนมัติช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการตอบกลับอีเมลหวาดระแวงตามบรรทัดต่อไปนี้: "คุณได้รับอีเมลของฉันหรือไม่"

ตอบกลับ

ตอบกลับข้อความอีเมลโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้และตามเวลาที่กำหนด เมื่อคุณรับสายทั้งคุณและผู้โทรสามารถนับจำนวนเสียงเรียกเข้าได้ ผู้ส่งอีเมลสามารถใช้การประทับเวลาเพื่อนับจำนวนนาทีที่ใช้ในการอ่านและตอบกลับข้อความอีเมล เขียนและส่งคำตอบแบบเต็มโดยเร็วที่สุด อีกวิธีหนึ่งคือส่งข้อความสั้น ๆ เป็นการส่วนตัวว่าคุณได้รับข้อความและเมื่อคุณคาดว่าจะส่งคำตอบแบบเต็ม เพื่อนร่วมงานของคุณจะชื่นชมว่าอย่างน้อยคุณจะมีข้อความอีเมลและเนื้อหาในอีเมลของคุณในแต่ละวัน

การเก็บข้อมูล

บันทึกข้อความอีเมลในที่ทำงานได้นานเท่าที่จะทำได้โดยไม่ต้องเสียสละองค์กรหรือทำลายทรัพยากรในที่เก็บข้อมูลในสำนักงาน สร้างโฟลเดอร์ที่มีชื่อบุคคลหรือแผนกที่ส่งอีเมลถึงคุณโดยทั่วไปแล้วตั้งค่าตัวกรองที่จะส่งอีเมลเหล่านั้นในโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ล้างกล่องจดหมายออกของคุณเป็นระยะ ๆ และใส่อีเมลที่ไม่ได้จัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นใหม่หรือถังรีไซเคิล ตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติที่บันทึกอีเมลไปยังที่เก็บข้อมูลที่สองหลังจากกำหนดจำนวนวัน อีเมลเป็นเอกสารประกอบการทำงานอย่างเป็นทางการในหลาย ๆ ด้านเช่นการพิมพ์บันทึกหรือตัวอักษร "Re:" (เกี่ยวกับ) ลงบนกระดาษ นอกจากนี้อีเมลอาจใช้เป็นเอกสารประกอบในเรื่องทางกฎหมายสำหรับธุรกิจ