มารยาทในการทำจดหมายธุรกิจ

มารยาทที่คุณนำมาใช้ในจดหมายธุรกิจของคุณสามารถรักษาลูกค้าและปรับปรุงการขายหรือในทางพลิกคว่ำผู้คนและทำร้าย บริษัท ของคุณ แตกต่างจากการเขียนทั่วไปคุณไม่ต้องการสร้างสรรค์หรือเขียนลงในจดหมายธุรกิจ สิ่งที่สำคัญที่สุดในจดหมายธุรกิจคือการบัญชีสำหรับผู้อ่าน

ฟังก์ชัน

มารยาททางธุรกิจทั้งหมดมีอยู่เพื่อช่วยให้มืออาชีพแสดงความสุภาพต่อกันและสร้างความสัมพันธ์ที่มั่นคง จดหมายธุรกิจไม่ได้เป็นเพียงผู้ส่ง แต่เป็นทั้ง บริษัท ของเขา ลูกค้าและลูกค้าทุกคนจะได้รับจดหมายจากคุณในบางครั้งเช่นการเขียนคำขอเงินทุนการลงทุนหรือการแจ้งเตือนผู้ที่ค้างชำระเกินกำหนด

การพิจารณา

คุณสามารถใช้สรรพนามส่วนตัวเมื่อเขียนจดหมายธุรกิจได้ แต่อย่าทำตัวเป็นทางการหรือเข้มงวดเกินไป ตัวอย่างเช่นหากคุณพูดคุยกับลูกค้าบ่อยครั้งคุณไม่จำเป็นต้องพูดถึงจดหมายทุกฉบับกับ Dear Sir / Ma'am และปิดท้ายด้วย "ซื่อสัตย์" เพราะสิ่งนี้เย็นชา แต่คุณสามารถเปลี่ยนเป็น "เรียนนาย" และลงท้ายด้วย "จริงใจ" หลีกเลี่ยงเสียงเฉยเช่น "เขากำลังจะไปที่ร้าน" เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ตามที่ผู้เชี่ยวชาญด้านมารยาทนีลเพน เสียงแบบพาสซีฟมักจะไม่น่าเบื่อและอาจดูไม่สะดวก

คุณสมบัติ

ใส่ข้อมูลที่เป็นความลับไว้ในจดหมายโต้ตอบทุกฉบับและ "เป็นความลับสูง" หากคุณต้องการให้ผู้รับอ่านเท่านั้นตาม Payne เขียนจดหมายตามที่คุณจะพูดกับผู้อ่านแบบเห็นหน้ากัน บางคนอาจเห็นจดหมายนี้ในอนาคต คุณควรลงนามในจดหมายด้วยตัวเอง แต่ให้การลงนามในเลขานุการนั้นสอดคล้องกับมารยาททางธุรกิจที่เหมาะสม

การเตือน

ระมัดระวังเกี่ยวกับการใช้ "เรา" บนสเตชั่นกับหัวจดหมายของ บริษัท การใช้ "เรา" หมายถึงคำพูดของคุณที่มีต่อ บริษัท ดังนั้นให้ใช้มันเมื่ออ้างถึงนโยบายของ บริษัท แทนที่ "เรา" ด้วย "ฉัน" เมื่อพูดถึงความคิดเห็นส่วนตัว

ปลาย

เขียนจดหมายขอบคุณลูกค้าและลูกค้าทุกครั้งที่ทำได้เช่นลูกค้าที่เข้าเยี่ยมชมธุรกิจของคุณเพื่อรับข้อตกลง จดหมายขอบคุณที่สร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวที่อาจนำไปสู่ธุรกิจ ในบางภาคเช่นสินค้าฟุ่มเฟือยและแฟชั่นโน้ตขอบคุณเป็นสิ่งจำเป็นในการสร้างเครือข่ายของคุณ