ตัวอย่างปัญหาการสื่อสารในที่ทำงาน

ปัญหาการสื่อสารในที่ทำงานอาจมีผลกระทบด้านลบต่อขวัญกำลังใจการเพิ่มผลิตผลและความสัมพันธ์ในการทำงานระหว่างแผนก เมื่อไม่ได้ตรวจสอบปัญหาการสื่อสารต่อเนื่องอาจตัดเป็นกำไรเพิ่มการหมุนเวียนและนำไปสู่ข้อผิดพลาดที่ส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์ของ บริษัท การรับรู้และการจัดการกับปัญหาที่พบบ่อยสามารถทำให้ปัญหาราบรื่นก่อนที่จะหลุดมือไป คอยดูปัญหาการสื่อสารในที่ทำงานทั่วไปและแก้ไขปัญหาเหล่านั้นอย่างรวดเร็ว

ล้มเหลวในการสื่อสารอย่างเต็มที่

ในสถานที่ทำงานที่มีการตอบกลับอย่างรวดเร็วผ่านข้อความและอีเมลรายละเอียดอาจสูญหายถูกมองข้ามหรือเข้าใจผิด การตอบ“ ใช่” ต่อคำถามหลายข้อในอีเมลนั้นไม่ชัดเจน การตอบสนอง“ ตกลง” เมื่อถูกถามว่าคุณสามารถตรวจสอบเอกสารไม่ได้ตอบคำถามที่ว่าเอกสารนั้นอยู่ที่ใดชนิดของการตรวจสอบที่ร้องขอหรือเมื่อการแก้ไขจำเป็นต้องส่งคืน

โซลูชัน: ทำให้คำขออีเมลมีความชัดเจนและมีรายละเอียดและทำให้การตอบสนองสมบูรณ์และครอบคลุม ก่อนที่คุณจะกดส่งให้ถามตัวคุณเอง:

• ฉันตอบคำถามแต่ละข้อเต็มหรือไม่

• ผู้รับจะมีคำถามยอดเยี่ยมหลังจากอ่านอีเมลของฉันหรือไม่

สมมติว่ามีคนอื่นมีลูกบอล

เมื่อคุณเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มระดมสมองเซสชันอีเมลกลุ่มหรือโปรเจ็กต์กลุ่มมีแนวโน้มที่จะคิดว่าคนอื่นมีงานที่ครอบคลุมอยู่เสมอ เมื่อทุกคนสมมติว่ามีคนอื่นกำลังจัดการกับสิ่งต่าง ๆ ลูกบอลจะถูกดร็อปอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ซึ่งนำไปสู่การกำหนดนิ้วการตำหนิและการผิดพลาด

วิธีแก้ปัญหา: ในกลุ่มที่มีพลวัตจะต้องมีคนชี้ตั้งและชี้แจงบทบาทเมื่อปิดการอภิปรายหรืออภิปราย อีเมลกลุ่มที่ให้ความกระจ่างว่าใครกำลังทำอะไรและเมื่อใดที่คล่องตัวโครงการริเริ่มของกลุ่ม

ความล้มเหลวในการแก้ไขด้วยตนเอง

การแก้ไขตนเองเป็นเทคนิคทางธุรกิจที่ดีในการเรียนรู้ทั้งในรูปแบบการเขียนและการพูด การไม่พิจารณาสิ่งที่คุณกำลังจะเขียนหรือพูดนั้นอาจนำไปสู่ความล้มเหลวในการสื่อสารไม่ว่าจะเป็นเพราะคุณไม่ได้แสดงความคิดอย่างเต็มที่หรือเพราะคุณตอบโต้โดยไม่คิดซึ่งนำไปสู่การทำร้ายความรู้สึกและความเข้าใจผิด

วิธีแก้ไข: ก่อนที่คุณจะกดส่งให้ตรวจสอบเนื้อหาการสะกดไวยากรณ์และความถูกต้อง จากนั้นตรวจสอบเสียงของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับไม่สามารถเข้าใจผิดคำพูดของคุณ เมื่อพูดในสภาพแวดล้อมที่ร้อนจัดให้เลือกคำของคุณอย่างระมัดระวังและเรียกใช้ผ่านตัวกรองจิตของคุณอย่างน้อยหนึ่งครั้งก่อนที่จะพูดออกมาดัง ๆ

กำลังเตรียมการ

หากคุณมาสายสำหรับการประชุมหรือใกล้กำหนดเวลาและคุณไม่ได้เตรียมตัวคุณอาจถูกล่อลวงให้ปีก เมื่อคุณไม่ได้เตรียมตัวไว้ความผิดพลาดความเข้าใจผิดและแม้แต่ความผิดพลาดของโครงการหรืองานอาจเกิดขึ้นได้

วิธีแก้ไข : จัดระเบียบและเตรียมการ หากคุณไม่ได้ดีกว่าที่จะยอมรับว่าคุณต้องการเวลามากกว่าที่จะโยนความคิดกับกำแพงและหวังว่ามันจะติด

การใช้เครื่องมือสื่อสารที่ไม่ถูกต้อง

มีบางครั้งที่อีเมลมีความเหมาะสมและเวลาอื่นเมื่อมีโทรศัพท์หรือการประชุมด้วยตนเองจะเหมาะสมกว่า การพิจารณาสถานการณ์ที่ผิดและการเลือกเครื่องมือที่ไม่ถูกต้องอาจนำไปสู่ความล้มเหลวในการสื่อสารและสร้างความสับสนความเข้าใจผิดและความรู้สึกเจ็บปวด

วิธีแก้ปัญหา: หากคุณแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ไม่จำเป็นทุกวันอีเมลก็ใช้ได้ หากคุณพยายามที่จะแก้ไขสถานการณ์ที่ยุ่งเหยิงด้วยข้อมูลที่ไม่ถูกต้องการโทรศัพท์หรือเซสชันของ Skype ช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนไปมาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น หากคุณกำลังเสนอข่าวร้ายหรือมีการถกเถียงกันอย่างจริงจัง จะช่วยให้คุณอ่านภาษากายวัดอารมณ์และติดต่อส่วนบุคคล

oversharing

บางครั้งเราพูดเกินจริงเมื่อเราพูดก่อนที่เราจะคิด ในบางครั้งเราก็นินทาและแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ไม่เหมาะสม บางครั้งความสะเพร่าส่งผลให้เกิดการใช้งานเกินขนาดหรือปล่อยข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อน - ลองนึกถึงสถานการณ์ที่คุณกด "ตอบกลับทั้งหมด" หรือ "ส่งต่อ" โดยไม่ตั้งใจในการสนทนาทางอีเมลที่คุณและเพื่อนร่วมงาน

วิธีแก้ปัญหา: เน้นความจำเป็นในการรักษาความลับในที่ทำงานจัดประชุมที่สำคัญหลังประตูที่ปิดละเว้นจากการใส่ข้อมูลที่เป็นความลับหรือมีความละเอียดอ่อนในอีเมลและหยุดการนินทาในเส้นทาง

การสื่อสารที่คล่องตัวและมีประสิทธิภาพเริ่มจากด้านบนลงล่าง หากคุณยังไม่มีนโยบายการสื่อสารที่ดีที่สุดให้สร้างและใช้นโยบายดังกล่าวเพื่อปฐมนิเทศและฝึกอบรมพนักงาน นอกจากนี้ให้พิจารณาว่าบางครั้งปัญหาที่ปรากฏขึ้นจากผลลัพธ์ของการสื่อสารที่ไม่ดีอาจเป็นวิธีปฏิบัติทางธุรกิจที่ไม่มีประสิทธิภาพองค์กรที่ไม่ดีหรือทักษะการบริหารเวลาที่น่าเบื่อ ก่อนที่จะกล่าวโทษปัญหาการสื่อสารประเมินสาเหตุอื่น ๆ สำหรับการแยกย่อยในการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพ