แนวทางของรัฐบาลกลางในการเก็บรักษาพนักงาน W-4s

พนักงานส่ง W-4 ไปยังนายจ้างเพื่อกำหนดภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากรายได้ จากนั้นนายจ้างจะเก็บแบบฟอร์มนี้ไว้ในไฟล์บุคลากรของพนักงาน บริการสรรพากรให้คำแนะนำแก่พนักงานในการปรับปรุงรายได้หัก ณ ที่จ่ายหากสถานการณ์ส่วนบุคคลมีการเปลี่ยนแปลง ปฏิบัติตามแนวทางของรัฐบาลกลางสำหรับการเก็บรักษาพนักงาน W-4s ที่ธุรกิจขนาดเล็กของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าการเก็บบันทึกของคุณเพียงพอถูกกฎหมายและสมบูรณ์

เอกสารหักภาษี ณ ที่จ่ายของรัฐบาลกลาง

รัฐบาลกลางมีเอกสารหลากหลายในกลุ่มเอกสารหัก ณ ที่จ่ายซึ่งนายจ้างต้องเก็บไว้ ตามประกาศของ Automatic Data Processing Inc. นายจ้างจะต้องเก็บรักษาบันทึกทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงินของพนักงานรายงานภาษีและเงินฝาก อาณัตินี้ครอบคลุมของรัฐบาลกลาง, ประกันสังคม, Medicare และภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลางพระราชบัญญัติภาษี ภายใต้แนวทางเหล่านี้นายจ้างจะต้องเก็บรักษาแบบฟอร์ม W-4 ตามข้อกำหนดของรัฐบาลกลาง

ระยะเวลาการเก็บรักษา

ระยะเวลาการเก็บรักษาสำหรับแบบฟอร์ม W-4 เป็นเวลาอย่างน้อยสี่ปีหลังจากวันที่กำหนดภาษีหรือชำระ - แล้วแต่วันใดจะถึงหลังจากนั้น ข้อกำหนดนี้ใช้ไม่เพียง แต่กับแบบฟอร์ม W-4 แต่กับบันทึกภาษีการจ้างงานทั้งหมดที่อยู่ในความครอบครองของนายจ้าง สี่ปีเป็นแนวทางขั้นต่ำ

รูปแบบการเก็บรักษา

นายจ้างอาจเก็บรูปแบบ W-4 ไว้ในรูปแบบกระดาษหรือรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้วแต่รูปแบบที่นายจ้างต้องการ บริการสรรพากรช่วยให้นายจ้างจัดเก็บบันทึกภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์ลงบนซีดีรอมหรือฮาร์ดไดรฟ์คอมพิวเตอร์เพื่อประหยัดพื้นที่ บันทึกอิเล็กทรอนิกส์ต้องระบุเอกสารต้นฉบับและ W-4 จะต้องพิมพ์ได้และอ่านออกได้

แนวทางของรัฐ

แนวทางของรัฐแตกต่างกันไป แต่ข้อกำหนดเพิ่มเติมและข้อกำหนดของรัฐบาลกลางหลายประการ นายจ้างต้องปฏิบัติตามแนวทางรัฐสำหรับสถานะของธุรกิจที่เกี่ยวข้อง รอบระยะเวลาการเก็บรักษาขั้นต่ำจากไม่มีสำหรับรัฐเช่นเนวาดาและเทนเนสซีถึงหกปีสำหรับมิชิแกนและแปดปีสำหรับมินนิโซตา หากรัฐนายจ้างมีข้อกำหนดการเก็บรักษานานกว่าข้อกำหนดของรัฐบาลกลางนายจ้างจะต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดของรัฐ

การกำจัด W-4

หลังจากระยะเวลาการเก็บรักษาสิ้นสุดลงพระราชบัญญัติการทำธุรกรรมเครดิตที่ยุติธรรมและถูกต้องกำหนดให้นายจ้างต้องกำจัดเอกสารภาษีอย่างมีประสิทธิภาพ คณะกรรมาธิการการค้าแห่งสหพันธรัฐชี้ให้เห็นว่านายจ้างเผาไหม้ขยี้หรือฉีกเอกสารภาษีในรูปแบบกระดาษ นายจ้างที่จัดเก็บเอกสารภาษีในสื่ออิเล็กทรอนิกส์จะต้องทำลายหรือลบข้อมูลอย่างสมบูรณ์เพื่อให้ไม่มีใครสามารถอ่านหรือสร้างใหม่ได้