ระบบการจัดเก็บสำหรับผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล

เมื่อคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลการมีระบบการจัดไฟล์ที่มีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบนั้นไม่เพียงเกี่ยวกับการค้นหาสิ่งต่าง ๆ อย่างรวดเร็วแม้ว่าจะเป็นประโยชน์เพิ่มเติม การบำรุงรักษาและการเก็บรักษาบันทึกสำคัญนั้นได้รับคำสั่งจากกฎหมายและธุรกิจขนาดเล็กของคุณอาจต้องรับผิดชอบหากคุณไม่ได้จัดเก็บข้อมูลอย่างถูกต้อง

องค์กร

HR ต้องเก็บรักษาไฟล์ไว้ในสมาชิกทุกคนในองค์กร เนื่องจากข้อมูลบางอย่างจำเป็นต้องจัดเก็บแยกต่างหาก - ข้อมูลทางการแพทย์ไม่สามารถรวมอยู่ในไฟล์บุคลากรเช่น - จำเป็นต้องมีไฟล์หลายไฟล์สำหรับพนักงานแต่ละคน ในการจัดการไฟล์จำนวนมากอย่างมีประสิทธิภาพระบบการจัดเก็บทรัพยากรบุคคลควรจัดเรียงอย่างชัดเจนตามชื่อและหัวเรื่องด้วยการจัดรูปแบบมาตรฐานและการใช้ตู้เอกสารต่าง ๆ สำหรับชุดข้อมูลที่แตกต่างกัน

การเก็บรักษาบันทึก

ตรวจสอบนโยบาย บริษัท ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเก็บบันทึกตามระเบียบของรัฐ ตัดสินใจว่าจะเก็บไฟล์ไว้ที่ไหน คุณต้องเก็บบันทึกของพนักงานที่ถูกยกเลิกในช่วงระยะเวลาหนึ่ง แต่ก็ไม่น่าที่คุณจะใช้ไฟล์เหล่านั้นเป็นประจำ พิจารณาการวางเอกสารพนักงานเก่าด้วยที่เก็บหรือบริการเก็บเอกสารนอกสถานที่เพื่อประหยัดพื้นที่ รักษาฐานข้อมูลของระเบียนที่เก็บถาวรโดยอ้างอิงหมายเลขของกล่องซึ่งมีระเบียนอยู่เพื่อให้สามารถดึงข้อมูลได้ง่าย เก็บข้อมูลเกี่ยวกับอายุของระเบียนในแต่ละกล่องและจัดกลุ่มตามปีเพื่อให้สามารถทำลายบันทึกได้เมื่อเกินข้อกำหนดทางกฎหมายหรือนโยบายทำลายองค์กรของคุณ การไม่รักษาระบบที่เป็นระเบียบหมายถึงค่าธรรมเนียมการจัดเก็บข้อมูลที่ไม่จำเป็นสำหรับองค์กร

ความสัมพันธ์กัน

ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลรู้ว่าจะคาดหวังสิ่งที่คาดไม่ถึง สถานการณ์ที่ผิดปกติเป็นเรื่องธรรมดาใน HR เว็บไซต์ธุรกิจ HR.BLR.com มีหมวด "HR Strange But True" ทั้งหมดที่อุทิศให้กับเหตุการณ์ที่แปลกประหลาด - เช่นพนักงานที่ปลอมแปลงหน้าที่คณะลูกขุนเรียกให้หยุดพักร้อนหรือ คนงานที่บันทึกข้อตกลงยาเสพติดในข้อความเสียงของ HR โดยไม่ได้ตั้งใจ สถานการณ์แปลก ๆ อาจมีการเพาะปลูกเป็นครั้งคราว แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถใช้ความรู้ของคุณจากเหตุการณ์ผิดปกติอื่น ๆ เพื่อจัดการกับปัญหาในปัจจุบัน รักษาไฟล์หัวข้อในหัวข้อเฉพาะการอภิปรายและคณะกรรมการเพื่อให้คุณไม่ได้บูรณาการล้อเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นอีกครั้ง เก็บไฟล์ในประเด็นสำคัญที่ควรแก้ไขในครั้งต่อไปที่องค์กรของคุณอัปเดตคู่มือนโยบาย ตรวจสอบไฟล์เป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหายังคงมีความเกี่ยวข้องและเป็นไปตามกฎหมาย

จัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

แผนกทรัพยากรบุคคลส่วนใหญ่ได้ย้ายไปที่การจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ภายในระบบข้อมูล HR ปกป้องข้อมูลนี้ตามที่คุณต้องการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบโลจิคัลเพื่อให้ผู้ใช้เข้าถึง ติดฉลากไฟล์อิเล็กทรอนิกส์อย่างชัดเจนและสอดคล้องกับหมวดหมู่ที่เกี่ยวข้องกับไฟล์กระดาษเพื่อให้สามารถค้นหาระเบียนได้ง่ายและตรวจสอบข้อมูลเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลเก่าและไม่จำเป็นไม่ทำให้ระบบช้าลง จัดระเบียบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ของคุณเพื่อให้คุณสามารถเรียกใช้รายงานได้ตามต้องการ

ความปลอดภัย

บันทึกทรัพยากรบุคคลมักมีความอ่อนไหวตามธรรมชาติและมีแนวโน้มที่จะได้รับการคุ้มครองตามกฎความลับ จัดเก็บข้อมูลที่สำคัญอย่างปลอดภัยเพื่อให้การเข้าถึงนั้น จำกัด เฉพาะพนักงานที่ได้รับอนุญาตให้ดูข้อมูล ตั้งค่าระบบติดตามเช่นทางอิเล็กทรอนิกส์หรือบันทึกการออกจากระบบกระดาษเพื่อให้ทราบถึงการเข้าถึงของพนักงานกิจกรรมหรือการแก้ไขบันทึก