คุณสมบัติทั่วไปห้าประการของระบบควบคุมภายในของธุรกิจ

ความจริงที่โชคร้ายของชีวิตธุรกิจคือ บริษัท ขนาดใหญ่และขนาดเล็กจำเป็นต้องระวังเรื่องการฉ้อโกง หนึ่งในวิธีที่คุณสามารถทำได้คือผ่านระบบการควบคุมภายในซึ่งหมายถึงขั้นตอนที่ธุรกิจของคุณสามารถดำเนินการเพื่อตรวจจับและยับยั้งกิจกรรมที่ฉ้อโกงโดยผู้บริหารและพนักงาน กระบวนการเริ่มต้นด้วยการประเมินปัจจัยความเสี่ยงของคุณก่อนตัดสินใจว่าจะทำตามขั้นตอนใดบ้างเพื่อลดความเสี่ยงจากการฉ้อโกง

ปลาย

• ระบบการควบคุมภายในจะป้องกันการฉ้อโกงของผู้จัดการและพนักงานใน บริษัท และรวมถึงการมุ่งเน้นที่ความสมบูรณ์ของการจัดการความสามารถของพนักงานการเก็บบันทึกหน้าที่การทำงานที่ไม่ต่อเนื่องและการป้องกันระบบอื่น ๆ

การจัดการความซื่อสัตย์การสื่อสาร

ลักษณะทางจริยธรรมของผู้จัดการในธุรกิจของคุณกำหนดเสียงโดยรวมสำหรับสถานที่ทำงาน แต่ขั้นตอนเฉพาะมีความจำเป็นในการสื่อสารความคาดหวังของวิธีที่เหมาะสมในการดำเนินธุรกิจ การจัดการความซื่อสัตย์ถูกสื่อสารกับพนักงานผ่านคู่มือพนักงานและคู่มือขั้นตอน สิ่งพิมพ์เดียวกันนี้ยังให้การฝึกอบรมที่จำเป็นแก่พนักงานเกี่ยวกับนโยบายของ บริษัท และพฤติกรรมที่คาดหวัง อย่างไรก็ตามการบังคับใช้นโยบายที่เกี่ยวข้องกับความมั่นคงทางการเงินและการหลีกเลี่ยงการฉ้อโกงเป็นตัวบ่งชี้สำคัญของความมุ่งมั่นขององค์กรต่อระบบการควบคุมภายในที่ประสบความสำเร็จ

การรักษาบุคลากรที่มีความสามารถ

การสรรหาและรักษาบุคลากรที่มีความสามารถช่วยให้ธุรกิจบันทึกรายการบัญชีอย่างถูกต้องเป็นประจำทุกปีโดยให้ความสม่ำเสมอ ตัวอย่างเช่นนักบัญชีที่ผ่านการฝึกอบรมมาไม่ดีสามารถทำรายการที่ไม่ถูกต้องซึ่งอาจเป็นความผิดพลาดที่ไร้เดียงสาหรืออาจมีลักษณะของการฉ้อโกง ไม่ว่าในกรณีใดก็ตามควรหลีกเลี่ยงรายการที่เข้าใจผิดเมื่อเป็นไปได้

การเก็บรักษาของพนักงานเพิ่มความสามารถในการเปรียบเทียบข้อมูลทางการเงินในแต่ละปี นอกจากนี้ความเชื่อมั่นของผู้สอบบัญชีในบันทึกทางบัญชีที่เพิ่มขึ้นตามที่เขาสังเกตเห็นความน่าเชื่อถือของบุคลากรขององค์กร สิ่งนี้จะช่วยลดการประเมินความเสี่ยงของการแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริงอันเป็นสาระสำคัญในงบการเงินของกิจการ

การแบ่งแยกหน้าที่

การแบ่งแยกหน้าที่อย่างเหมาะสมเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของการควบคุมภายในเนื่องจากช่วยลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดและการกระทำที่ไม่เหมาะสม ระบบที่มีประสิทธิภาพจะแยกหน้าที่ที่มีสิทธิ์การบัญชีและการดูแล ตัวอย่างเช่นพนักงานคนหนึ่งเปิดจดหมายขาเข้าที่สองเตรียมสลิปการฝากเงินสำหรับการรับรายวันในขณะที่การรับฝากเงินครั้งที่สามในธนาคาร การแบ่งหน้าที่ประเภทนี้จะป้องกันโอกาสของพนักงานแต่ละคนที่จะต้องใช้เงินทุนที่เข้ามาอย่างไม่เหมาะสม

บันทึกการบำรุงรักษา

การเก็บบันทึกที่เหมาะสมช่วยให้มั่นใจว่ามีเอกสารประกอบสำหรับธุรกรรมทางธุรกิจแต่ละรายการ การจัดการบันทึกเกี่ยวข้องกับการจัดเก็บการป้องกันและทำลายระเบียนที่เป็นรูปธรรมหรืออิเล็กทรอนิกส์ในที่สุด ความซ้ำซ้อนของระบบเป็นสิ่งสำคัญ การสำรองข้อมูลที่เหมาะสมจะขัดขวางพนักงานหรือผู้จัดการจากการสร้างธุรกรรมแฝงในบันทึกทางบัญชี โปรแกรมการจัดการบันทึกที่ดีจะช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานปรับปรุงประสิทธิภาพและลดความเสี่ยงในการถูกฟ้องร้อง

การป้องกันทางกายภาพและไม่มีตัวตน

ป้องกันไม่ให้บุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตเข้าถึงทรัพย์สินที่มีค่าของ บริษัท การป้องกันเป็นสิ่งที่มีอยู่จริงเช่นการล็อกประตูหรือไม่มีตัวตนเช่นรหัสผ่านซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์และเป็นคุณสมบัติที่จำเป็นของระบบควบคุมภายในขององค์กร เจ้าของธุรกิจจำนวนมากปกป้องสินค้าคงคลังเงินสดและวัสดุสิ้นเปลืองโดยสัญชาตญาณ อย่างไรก็ตามการตรวจสอบที่ว่างเปล่าหัวจดหมาย บริษัท และตราประทับลายเซ็นเป็นรายการที่ต้องมีการป้องกัน แต่มักจะถูกมองข้าม