ฟังก์ชั่นของโปรแกรมจัดการไฟล์

การจัดระเบียบข้อมูลคอมพิวเตอร์เป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจใด ๆ ธุรกิจมักจะมีการจัดระเบียบเอกสารจำนวนมากลงในโฟลเดอร์ตามลูกค้าวันที่หรือเกณฑ์อื่น ๆ เพื่อให้สามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็ว โปรแกรมจัดการไฟล์เป็นเครื่องมือสำหรับการจัดระเบียบไฟล์ลงในโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณรวมถึงการค้นหาย้ายเปิดและคัดลอกไฟล์ที่มีอยู่ Windows Explorer เป็นตัวอย่างของยูทิลิตี้ประเภทนี้และมีโปรแกรมเทียบเท่าสำหรับ Apple macOS, ลินุกซ์หลากหลายและระบบปฏิบัติการสมาร์ทโฟน iOS และ Android ทุกวันนี้คุณอาจใช้เครื่องมือจัดการไฟล์บนคลาวด์เพื่อจัดระเบียบและจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลทางธุรกิจของคุณจากระยะไกล

วัตถุประสงค์ของ Windows Explorer

หากคุณใช้ Microsoft Windows เป็นไปได้ที่จะแก้ไขไฟล์ในโปรแกรมเช่น Microsoft Word หรือ Excel บันทึกไฟล์และเปิดไฟล์เหล่านั้นอีกครั้งโดยใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะ

บ่อยครั้งที่คุณต้องการเรียกดูผ่านฮาร์ดไดรฟ์หรือที่จัดเก็บข้อมูลภายนอกเช่นหน่วยความจำ USB สำหรับไฟล์บางไฟล์ คุณอาจต้องการจัดระเบียบไฟล์ของคุณเป็นลำดับชั้นใหม่ของโฟลเดอร์เพื่อให้คุณสามารถค้นหาได้ง่าย ตัวอย่างเช่นหากคุณดำเนินธุรกิจขนาดเล็กคุณอาจจัดระเบียบไฟล์ตั้งแต่แรกโดยไคลเอนต์จากนั้นสร้างเลเยอร์ที่สองของโฟลเดอร์ที่จัดระเบียบพวกเขาตามปีหรือเดือนเมื่อโฟลเดอร์เริ่มแออัดด้วยไฟล์

ใช้ Windows Explorer

Windows Explorer เป็นโปรแกรมยูทิลิตี้ไฟล์ที่มาพร้อมกับ Microsoft Windows หรือที่เรียกว่า File Explorer ใน Windows 10 ช่วยให้คุณสามารถเรียกดูลำดับชั้นของไฟล์สร้างโฟลเดอร์ใหม่และลากไฟล์จากโฟลเดอร์หนึ่งไปยังอีกโฟลเดอร์หนึ่ง นอกจากนี้คุณยังสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์ดับเบิลคลิกเพื่อเปิดไฟล์ในแอปพลิเคชันที่เกี่ยวข้องหรือลบไฟล์ออกจากไดรฟ์ของคุณ ไม่ต้องสับสนกับ Internet Explorer เครื่องมือเว็บเบราว์เซอร์จาก Microsoft

เปิดเครื่องมือ Explorer โดยคลิกที่เมนู Start แล้วค้นหาตามชื่อหรือคลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์บนทาสก์บาร์ของ Windows

การใช้ระบบปฏิบัติการอื่น

หากคุณไม่ได้ใช้ Windows ในสำนักงานของคุณคุณสามารถใช้เครื่องมือที่เทียบเท่าเพื่อจัดการไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ

บนคอมพิวเตอร์ Mac ให้ใช้เครื่องมือ Finder ในตัวของ Mac คลิกที่ไอคอน Finder บน Dock ของระบบแล้วสำรวจไฟล์และโฟลเดอร์ใน Mac ของคุณ

หากคุณใช้ Ubuntu Linux ตัวจัดการไฟล์เริ่มต้นจะเรียกว่า Nautilus บนโทรศัพท์ Android มักจะมีตัวจัดการไฟล์ติดตั้งเมื่อคุณซื้อโทรศัพท์และคุณสามารถติดตั้งตัวจัดการไฟล์เพิ่มเติมผ่าน Google Play สโตร์ Apple iPhones มาพร้อมกับตัวจัดการไฟล์ชื่อ Files และคุณสามารถติดตั้งตัวจัดการเพิ่มเติมผ่านทาง App Store

เมื่อคุณติดตั้งตัวจัดการไฟล์ของบุคคลที่สามในคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่ามันมาจากแหล่งที่คุณเชื่อถือเนื่องจากจะมีสิทธิ์อ่านเขียนและจัดระเบียบไฟล์ของคุณใหม่

เครื่องมือจัดการไฟล์บนคลาวด์

เครื่องมือบนคลาวด์สำหรับการจัดเก็บและจัดการไฟล์กำลังแพร่หลายสำหรับธุรกิจและการใช้งานส่วนตัว เครื่องมือเหล่านี้จำนวนมากสามารถซิงค์ข้อมูลระหว่างอุปกรณ์ของคุณโดยอัตโนมัติและสร้างลำดับชั้นของโฟลเดอร์และไฟล์บนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลที่คุณสามารถเข้าถึงได้จากเว็บเบราว์เซอร์

เครื่องมือยอดนิยมบางประเภทในประเภทนี้ ได้แก่ Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive และ Apple iCloud บริการคลาวด์หลายแห่งมีพื้นที่เก็บข้อมูลฟรีจำนวน จำกัด และคุณสามารถชำระค่าพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติมได้ตามต้องการ ระบบบางระบบสำหรับผู้ใช้ขั้นสูงอนุญาตให้คุณจัดเก็บข้อมูลโดยใช้ระบบคลาวด์อื่น ๆ เช่น Simple Storage Service ของ Amazon เลือกซื้อบริการที่ตรงกับความต้องการของคุณในราคาที่ดี

โดยปกติคุณสามารถจัดการไฟล์และโฟลเดอร์ได้โดยตรงผ่านทางเว็บแอปหรือสมาร์ทโฟนแอประบบคลาวด์หรืออนุญาตให้ซิงค์ไฟล์และโครงสร้างโฟลเดอร์ที่มีอยู่แล้วในอุปกรณ์ของคุณ

ผู้ให้บริการคลาวด์หลายรายยังมีบัญชีธุรกิจที่มีประโยชน์สำหรับการอนุญาตให้พนักงานหลายคนหรือบุคคลในองค์กรแบ่งปันไฟล์และตั้งค่าสิทธิ์ด้านความปลอดภัยที่เหมาะสม