ประเภทของระบบไฟล์การตรวจสอบการจ้างงาน

ในสหรัฐอเมริกามันเป็นความรับผิดชอบของนายจ้างในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงาน บริษัท ทุกคนได้รับอนุญาตตามกฎหมายให้ทำงาน แม้ว่าหลักฐานของเรื่องนี้อาจดูเรียบง่าย แต่ถ้าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มีแผนกทรัพยากรบุคคลขนาดใหญ่หรือบุคคล HR โดยเฉพาะการเข้าใจความซับซ้อนทางกฎหมายอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย โชคดีที่คุณไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานในกฎหมายการจ้างงานเพื่อสร้างระบบการจัดเก็บข้อมูลที่จะช่วยให้คุณจัดระเบียบข้อมูลสิทธิ์ของพนักงาน

แบบฟอร์ม I-9

ตามบริการความเป็นพลเมืองและการเข้าเมืองของสหรัฐอเมริกานายจ้างทุกคนในสหรัฐจะต้องกรอกแบบฟอร์ม I-9 ให้กับผู้ว่าจ้างทุกคน ซึ่งรวมถึงพลเมืองสหรัฐและผู้ที่ไม่ได้เป็นพลเมืองซึ่งได้รับอนุญาตให้ทำงานในส่วนที่ 1 ของแบบฟอร์มโดยทั่วไปแล้วจะถูกกรอกโดยพนักงานและประกอบด้วยพื้นที่สำหรับข้อมูลของพนักงานรวมถึงชื่อกฎหมายวันเดือนปีเกิดที่อยู่และหมายเลขประกันสังคม . ส่วนที่ 2 เสร็จสมบูรณ์โดยนายจ้างและเป็นที่ที่นายจ้างกรอกข้อมูลจากเอกสารอนุญาตการทำงานของพนักงาน เอกสารอนุมัติการทำงานบางอย่างที่ได้รับการอนุมัติรวมถึงใบขับขี่ที่ถูกต้องและหมายเลขประกันสังคมหนังสือเดินทางสหรัฐอเมริกาและบัตรถิ่นที่อยู่ถาวร

ยื่นแบบฟอร์ม I-9 ที่เสร็จสมบูรณ์

นายจ้างหลายคนทำสำเนาเอกสารแสดงตนของพนักงานเช่นใบขับขี่หรือหนังสือเดินทาง จากนั้นพวกเขายื่นแบบฟอร์ม I-9 ที่สมบูรณ์และลงนามแยกต่างหากจากเอกสารแสดงตน โดยทั่วไปแล้วไฟล์ I-9 และเอกสารแสดงตนเป็นไฟล์ที่ปลอดภัยที่มีการทำเครื่องหมายว่าเป็นส่วนตัวหรือถูกล็อคไว้ นายจ้างทำเช่นนี้เพื่อป้องกันการขโมยข้อมูลส่วนบุคคลรวมถึงตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลพนักงานส่วนบุคคลยังคงเป็นส่วนตัว

ไฟล์แอปพลิเคชัน

นายจ้างส่วนใหญ่เก็บใบสมัครของพนักงานไว้เช่นกัน แม้ว่าจะไม่ได้รับคำสั่งตามกฎหมายว่าจะมีการยื่นใบสมัครพนักงานและแบบฟอร์ม I-9 แยกกันแผนกทรัพยากรบุคคลส่วนใหญ่ทำเช่นนั้น การยื่นแบบนี้จะทำเพราะถ้าคุณเคยเผชิญกับการตรวจสอบการตรวจสอบการจ้างงานจาก USCIS หรือกระทรวงแรงงานสหรัฐมันจะง่ายกว่ามากในการค้นหาข้อมูลมากกว่าการขุดผ่านไฟล์หลายร้อยไฟล์ที่เต็มไปด้วยแอพพลิเคชั่นกระดาษ แบบฟอร์มพนักงานเช่นผลการตรวจคัดกรองยาเสพติด เหตุผลอื่นสำหรับการยื่น I-9 แยกกันคือ I-9 โดยทั่วไปมีข้อมูลเกี่ยวกับสัญชาติของพนักงาน หากข้อมูลนี้ถูกส่งออกไปอย่างปลอดภัยนายจ้างอาจสามารถป้องกันไม่ให้พนักงานคนอื่นเลือกปฏิบัติต่อพนักงานตามเชื้อชาติของเขา

การเก็บไฟล์

I-9 ไม่ได้ถูกส่งไปยัง USCIS - มันถูกเก็บไว้กับนายจ้าง ตาม USCIS รูปแบบนี้จะต้องเก็บไว้เป็นเวลาอย่างน้อยสามปีหลังจากวันที่จ้างหรืออย่างน้อยหนึ่งปีหลังจากพนักงานถูกยกเลิก บาง บริษัท เก็บไฟล์ไว้นานกว่าข้อกำหนดขั้นต่ำและสร้างระบบการจัดเก็บเพิ่มเติมสำหรับ I-9 รุ่นเก่า