ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับบัญชีแยกประเภททั่วไป

กระบวนการบัญชีมีอายุมากกว่า 500 ปี การบัญชีสมัยใหม่นั้นแตกต่างไปจากที่เริ่มต้นโดย Luca Bartolomeo de Pacioli นักคณิตศาสตร์และบิดาแห่งการบัญชีสมัยใหม่ในยุค 1400 การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่สุดเกิดจากเครื่องมือที่ใช้: คอมพิวเตอร์แทนปากกาและปากกาขนนก บัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นองค์ประกอบหลักของระบบบัญชี มันเก็บหนังสือส่วนกลางของระบบและบันทึกทุก ๆ ธุรกรรม

คำนิยาม

บัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นการสรุปถาวรของบัญชีที่ให้รายละเอียดข้อมูลทางการเงินทั้งหมดสำหรับ บริษัท ของคุณในวารสารรวมถึงการขายการรับเงินสดและการจ่ายเงินสด บัญชีแยกประเภททั่วไปประกอบด้วยสี่ส่วน ได้แก่ ผังบัญชีธุรกรรมทางการเงินยอดคงเหลือในบัญชีและรอบระยะเวลาบัญชี โดยทั่วไปนักบัญชีอ้างถึงบัญชีจากผังบัญชีเป็นบัญชีแยกประเภททั่วไป

บัญชี

บัญชีของคุณประกอบด้วยสามหมวดหมู่หลัก: สินทรัพย์ (สิ่งที่คุณเป็นเจ้าของ), หนี้สิน (สิ่งที่คุณเป็นหนี้) และเงินทุน (ส่วนของรายได้และค่าใช้จ่าย) แต่ละบัญชีมีวารสารของตัวเองที่คุณบันทึกการหักบัญชีและเครดิตไปยังบัญชีนั้นตามวันที่ จากนั้นแต่ละธุรกรรมจะถูกเพิ่มลงในหรือหักยอดคงเหลือเริ่มต้นเช่นเดียวกับใบแจ้งยอดธนาคารของคุณ ในตอนท้ายของแต่ละรอบระยะเวลาบัญชียอดดุลสิ้นสุดสำหรับบัญชีนั้นจะถูกโอนไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป โดยทั่วไปซอฟต์แวร์บัญชีสมัยใหม่จะทำสิ่งนี้ให้คุณดังนั้นเมื่อบัญชีได้“ โพสต์” ไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปสำหรับรอบระยะเวลาบัญชีจากนั้นจะเริ่มรอบระยะเวลาบัญชีใหม่โดยใช้ยอดคงเหลือสิ้นสุดเป็นยอดดุลเริ่มต้นของงวด

สูตร

สูตรพื้นฐานสองสูตรควบคุมการบัญชีแยกประเภททั่วไปทั้งหมด อันดับแรกสูตร 1 ระบุว่าสินทรัพย์ (สิ่งที่คุณเป็นเจ้าของในวันที่กำหนด) ลบด้วยหนี้สิน (สิ่งที่คุณเป็นหนี้ในวันที่ระบุ) เท่ากับส่วนของทุน (มูลค่าธุรกิจของคุณในวันที่กำหนด) สูตรที่สองสูตรที่สองอ้างว่ารายได้ (เงินที่คุณนำเข้ามาในช่วงเวลาที่กำหนด) ลบค่าใช้จ่าย (เงินที่คุณจ่ายในช่วงเวลาที่กำหนด) เท่ากับกำไร

รายงาน

บัญชีแยกประเภททั่วไปประกอบด้วยรายงานสำคัญสองรายงานคืองบดุลและงบกำไรขาดทุน งบดุลสรุปมูลค่าธุรกิจของคุณในช่วงเวลาหนึ่งโดยใช้สูตร 1 งบกำไรขาดทุนสรุปว่าธุรกิจของคุณทำธุรกิจได้ดีหรือไม่ดีในช่วงเวลาที่กำหนดและใช้สูตร 2 บริษัท ส่วนใหญ่พิมพ์รายงานสองชุดในตอนท้ายของแต่ละเดือน ไตรมาสและปีบัญชี

มุมมองของผู้เชี่ยวชาญ

บัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณต้องการการบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่องเพื่อให้มีความคล่องตัว ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตทั่วไป (CPAs) มักจะแนะนำคำแนะนำต่อไปนี้เพื่อลดปริมาณงานตรวจสอบที่จำเป็น กำจัดบัญชีที่มียอดเงินขนาดเล็กโดยการเปลี่ยนเป็นบัญชีที่มีขนาดใหญ่กว่า ธุรกิจทั้งหมดแนะนำให้คุณ“ ตัดจำนวนบัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นประจำโดยการรวมบัญชีที่คล้ายกัน” ให้มีคนหนึ่งคนดูแลรายการบันทึกประจำวัน วิธีการที่พวกเขาไหลคล้ายกันและถูกติดตามโดยเพียงคนเดียว