แนวทางการสื่อสารที่สุภาพ

กฎของความสุภาพในการสื่อสารและอื่น ๆ ที่แพร่หลายในประวัติศาสตร์ บางคนก็เปลี่ยนไปเมื่อสังคมและเทคโนโลยีเปลี่ยนไป แน่นอนว่าสิ่งที่ควบคุมการสื่อสารที่สุภาพในบางวัฒนธรรมนั้นไม่เป็นความจริงสำหรับคนอื่นดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องเข้าใจความแตกต่างทางวัฒนธรรมล่วงหน้า การสื่อสารอย่างสุภาพแสดงถึงความเคารพต่อผู้อื่นซึ่งสามารถไปได้ไกลทั้งในการติดต่อสื่อสารส่วนบุคคลและธุรกิจ

ขัดขวาง

การขัดจังหวะโดยทั่วไปถือว่าเป็นพฤติกรรมที่หยาบคาย อนุญาตให้ผู้พูดพูดประโยคในบทสนทนาหรือถ้าเขามีเวลาพูดเช่นในระหว่างการประชุมทางธุรกิจ ในบางกรณีคุณต้องขัดจังหวะเช่นเมื่อคุณทำงานไม่ทันเวลาหรือการสนทนากำลังเบี่ยงเบนหัวข้อหรือเข้าสู่พื้นที่ที่ไม่เหมาะสม ในกรณีเหล่านี้การสื่อสารที่สุภาพหมายถึงการรู้วิธีขัดจังหวะด้วยความสุภาพ ฝึกฝนใช้วลีเช่น“ ขอโทษด้วยฉันรู้ว่าเวลาของคุณมีค่ามากแค่ไหนดังนั้นฉันคิดว่าเราควรยึดติดกับหัวข้อ”

ไม่เกี่ยวกับกริยา

การสื่อสารที่สุภาพพบได้ในการแสดงออกทางสีหน้าและการเคลื่อนไหวของร่างกายรวมถึงคำพูด เมื่อพูดยิ้มอาจบ่งบอกถึงการเปิดกว้างและช่วยให้ผู้ฟังรู้สึกผ่อนคลาย หากคุณกำลังฟังนั่งตัวตรงรักษาสายตาสบตาเป็นครั้งคราวและแม้กระทั่งยกคิ้วของคุณขึ้นเล็กน้อยจะทำให้ผู้พูดรู้ว่าคุณให้ความสนใจ สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าตัวชี้นำอวัจนภาษานั้นไม่น่าเชื่อถือเสมอไป ตัวอย่างเช่นหากผู้ฟังมีอาการหน้ามืดหรือดูถูกเขาอาจไม่รู้สึกดี แต่การระวังสัญญาณอวัจนภาษาของคุณเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการใช้สัญญาณอย่างสุภาพ

การเขียน

การรักษาความสุภาพเป็นลายลักษณ์อักษรสามารถถูกมองข้ามไปกับการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันเช่นอีเมล รักษาอีเมลธุรกิจให้เป็นมืออาชีพเช่นเดียวกับที่คุณทำจดหมายแบบเก่า ๆ ใช้หัวเรื่องเสมอเพื่อให้ผู้อ่านเห็นหัวข้อและรวมถึงคำทักทายแบบมืออาชีพและบรรทัดลายเซ็น ตัวชี้นำอวัจนภาษาไม่มีอยู่ในอีเมลดังนั้นมารยาทของคุณจะปรากฏเฉพาะเมื่อคุณใช้คำว่า "ได้โปรด" "ขอบคุณ" และวลีที่สุภาพอื่น ๆ หากหัวข้อนั้นซับซ้อนหรือมีความเป็นไปได้สูงการวิจัยแสดงให้เห็นว่าอีเมลนั้นมีความสุภาพมากกว่าการฝากข้อความเสียงเนื่องจากคุณสามารถใช้เวลาและแก้ไขให้มากขึ้นก่อนที่จะส่ง

การพิจารณา

อย่าคาดเดาโดยเฉพาะอย่างยิ่งในการตั้งค่าธุรกิจว่าบางคนมีเวลาพูดคุยเมื่อไม่ได้วางแผน ถามก่อนที่คุณจะพยายามเริ่มการสนทนา ไม่อนุญาตให้เสียงรบกวนจากภายนอกบุกรุกเข้ามาทางโทรศัพท์หรือพยายามรับประทานอาหารกลางวันในขณะที่คุณกำลังโทรศัพท์อยู่ โปรดจำไว้ว่าอันดับของธุรกิจและความเคารพที่เกิดขึ้นกับมันยังคงอยู่ในสถานการณ์ทางสังคมดังนั้นอย่าสมมติว่าคุณคุ้นเคยกับเจ้านายของคุณในงานปาร์ตี้วันหยุดที่สำนักงาน อย่าแก้ไขไวยากรณ์ของใครบางคนต่อหน้าผู้อื่นเว้นแต่พวกเขาจะออกเสียงชื่อของคุณผิด หลีกเลี่ยงการสนทนาที่เกี่ยวกับบุคคลอื่นและเมื่อมีส่วนร่วมในการสนทนาอย่าครอบงำมัน