แนวทางการเขียนคู่มือขั้นตอนการทำงาน

คู่มือขั้นตอนเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการตั้งค่าการจ้างงานที่หลากหลาย ไม่ว่าพนักงานต้องการทราบวิธีการใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารหรือวิธีการฝึกอบรมด้านสุขภาพและความปลอดภัยที่จำเป็นคู่มือการปฏิบัติงานสามารถเสนอภาพรวมของขั้นตอน นายจ้างหลายคนออกแบบคู่มือ“ นโยบายและขั้นตอน” รวมกัน แต่สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักถึงความแตกต่าง: นโยบายสะท้อนกฎขณะที่ขั้นตอนแสดงถึงกระบวนการ ในการรวบรวมคู่มือขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับกระบวนการและให้ข้อมูลที่จะเป็นประโยชน์ต่อพนักงานในการทำให้สำเร็จ

ลักษณะ

คู่มือขั้นตอนควรอ่านและใช้ง่าย คู่มือโพรซีเดอร์ที่ต้องการคู่มือโพรซีเดอร์ของตัวเองเพื่ออ่านมันไม่ได้ใช้กับพนักงานคนใดมากนัก นอกจากนี้คู่มือขั้นตอนควรสอดคล้องในองค์ประกอบทั้งหมดรวมถึงสไตล์การออกแบบและข้อมูล คู่มือขั้นตอนได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยเหลือผู้อื่นในการทำงานให้เสร็จสิ้นดังนั้นจึงควรเขียนไว้ในใจผู้อ่าน กระบวนการที่อธิบายไว้ควรมีความชัดเจนและสมเหตุสมผลเพื่อให้ผู้อ่านทุกคนสามารถปฏิบัติตามขั้นตอนได้โดยไม่ยาก

คุณสมบัติ

คู่มือขั้นตอนจะแตกต่างกันไปตามฟีเจอร์เฉพาะตามประเภทของข้อมูลที่มีรายละเอียด อย่างไรก็ตามส่วนใหญ่คู่มือขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพคือคู่มือที่มีการจัดรูปแบบที่ชัดเจนและสอดคล้องกันเพื่อให้ผู้อ่านทราบวิธีการติดตามเนื้อหา ย่อหน้าควรเริ่มต้นและสิ้นสุดโดยไม่มีความสับสนและผู้อ่านไม่จำเป็นต้องสงสัยว่าขั้นตอนเดียวจบลงแล้วและอีกเริ่มต้น ในการอธิบายขั้นตอนนักเขียนควรใช้คำกริยาแอ็คชั่นที่แข็งแกร่งเพื่อให้แน่ใจว่าผู้อ่านรู้ว่าจะต้องทำอะไรและควรเสนอคำอธิบายและตัวเลือกตามความเหมาะสม ไอคอนรูปภาพหรือกราฟ / แผนภูมิใด ๆ ควรมีความชัดเจนที่จะเข้าใจและง่ายต่อการติดตาม

สไตล์การเขียน

สไตล์การเขียนสำหรับคู่มือขั้นตอนควรใช้ภาษาที่ชัดเจนและรัดกุม ข้อมูลขั้นตอนทั้งหมดควรมีความถูกต้องและตัวย่อใด ๆ ควรมีคำอธิบายที่ชัดเจนในวงเล็บ - ตัวอย่างเช่น "สำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา (FDA)" ในคู่มือขั้นตอนที่จะหมุนเวียนในบางครั้งหลีกเลี่ยงการใช้ข้อมูลเฉพาะที่อาจล้าสมัยอย่างรวดเร็ว ควรหลีกเลี่ยงภาษาทางเทคนิคและศัพท์แสงที่ไม่คุ้นเคยสำหรับคนส่วนใหญ่

ออกแบบ

การออกแบบคู่มือขั้นตอนจะขึ้นอยู่กับประเภทของขั้นตอนที่อธิบายไว้ แต่คำแนะนำการออกแบบบางอย่างใช้กับคู่มือขั้นตอนทั้งหมด คู่มือขั้นตอนที่ดีใช้พื้นที่สีขาวอย่างมาก กล่าวคือคู่มือไม่ได้มีการพิมพ์มากเกินไป แต่ให้การเยื้องและการแบ่งย่อหน้าจำนวนมากเพื่อหลีกเลี่ยงการทำให้ผู้อ่านกลัว คู่มือขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพยังมีส่วนหัวและหัวข้อย่อยที่ชัดเจนรวมถึงฉลากและการสรุปอื่น ๆ ที่เหมาะสมสำหรับหลาย ๆ จุด

ความรับผิดชอบ

ผู้ที่รับผิดชอบในการเขียนคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติก็มีส่วนรับผิดชอบในการตรวจสอบเป็นระยะ หากเนื้อหาไม่เกี่ยวข้องควรลบหรืออัปเดต หากข้อมูลไม่ได้มีประสิทธิภาพในการช่วยเหลือพนักงานควรมีการปรับปรุงและปรับปรุงคู่มือ คู่มือโพรซีเดอร์จะมีประโยชน์เท่ากับงานที่ช่วยให้ผู้อ่านทำสำเร็จและหากคู่มือไม่สามารถทำเช่นนั้นได้ผู้เขียนมีหน้าที่รับผิดชอบในการเปลี่ยนแปลง