ขั้นตอนการสื่อสารฉุกเฉิน

ไม่ว่าจะเป็นเหตุฉุกเฉินที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจของคุณหรือคนทั้งประเทศคุณต้องจัดทำกระบวนการสื่อสารที่อนุญาตให้คุณเข้าถึงคนที่คุณต้องติดต่อด้วย ขั้นตอนของคุณจะต้องช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบกับพนักงานและคู่ค้าว่าเหตุฉุกเฉินมีผลกระทบต่อพวกเขาอย่างไรและให้ข้อมูลที่พวกเขาต้องการเพื่อช่วยให้คุณกลับมาทำงาน ขั้นตอนที่ชัดเจนช่วยให้การตอบสนองฉุกเฉินของคุณมีประสิทธิภาพและทำให้มั่นใจว่าพนักงานของคุณแต่ละคนคุ้นเคยกับความรับผิดชอบของพวกเขาในกรณีฉุกเฉิน

กำหนดบทบาทการปฏิบัติงาน

หน้าที่หลักสำหรับการสื่อสารฉุกเฉินคือการประกาศสถานการณ์ฉุกเฉินและการสื่อสารกับผู้คนที่เกี่ยวข้อง ในขั้นตอนของคุณคุณควรกำหนดผู้ติดต่อหลักที่ประกาศเหตุฉุกเฉินและผู้ที่รับผิดชอบในการสื่อสารกับกลุ่มพนักงานลูกค้าซัพพลายเออร์เจ้าหน้าที่และประชาชนทั่วไป แต่ละบทบาทจะต้องมีผู้สมัครหลักและรายการทางเลือก บทบาทของทางเลือกคือการตรวจสอบว่าบุคคลหลักหรือบุคคลที่อยู่ข้างหน้าพวกเขาในรายการสามารถดำเนินการฟังก์ชันที่ต้องการได้หรือไม่ หากไม่เลือกจะต้องเข้าควบคุม

ระบุผู้ที่จะติดต่อ

เมื่อผู้รับผิดชอบได้ประกาศเหตุฉุกเฉินพนักงานสื่อสารที่ได้รับมอบหมายจะต้องติดต่อกับเป้าหมายของพวกเขา ผู้ติดต่อพนักงานลูกค้าและซัพพลายเออร์เหล่านั้นจะต้องมีข้อมูลการติดต่อทั้งหมดรวมถึงหมายเลขโทรศัพท์สำรองและที่อยู่อีเมล ผู้ที่ติดต่อกับเจ้าหน้าที่จะต้องมีหมายเลขโทรศัพท์ของบริการฉุกเฉินที่เกี่ยวข้องตำรวจและตัวแทนรัฐบาล ผู้ที่ติดต่อกับสาธารณะควรจะสามารถเรียกการแถลงข่าวได้ตามความเหมาะสมและต้องมีข้อมูลติดต่อของสื่อท้องถิ่น ขั้นตอนของคุณจะต้องมีรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีที่คุณเก็บข้อมูลนี้อัปเดตและทำให้พร้อมใช้งานสำหรับพนักงานที่ต้องการข้อมูลนั้น

รายละเอียดอุปกรณ์และวิธีการสื่อสาร

นอกเหนือจากการรู้ว่าต้องติดต่อใครขั้นตอนของคุณจะต้องให้คำแนะนำแก่พนักงานที่ได้รับมอบหมายเกี่ยวกับวิธีการเริ่มต้นการสื่อสาร สายที่ดินมีความน่าเชื่อถือสำหรับพนักงานที่มีพวกเขาและเจ้าหน้าที่และสื่อ ทางเลือกอื่น ๆ ได้แก่ การโทรเข้าโทรศัพท์มือถืออีเมลและข้อความตัวอักษร หลังบางครั้งไปแม้ว่าเมื่อระบบโทรศัพท์มือถือมากเกินไป คุณสามารถเข้าถึงพนักงานบางคนผ่านข้อความบนเครือข่ายสังคมออนไลน์ เป้าหมายคือเพื่อสร้างการติดต่อกับพนักงานแต่ละคนและเป้าหมายและเก็บบันทึกการโทรและข้อมูลใด ๆ ที่ได้รับ

รายการข้อมูลที่คุณต้องการในการสื่อสาร

ขั้นตอนการสื่อสารฉุกเฉินของคุณต้องระบุว่าจะสื่อสารอะไร สำหรับพนักงานลูกค้าและซัพพลายเออร์คุณต้องการรายละเอียดเกี่ยวกับสถานการณ์ของพวกเขาและคุณต้องแจ้งให้พวกเขาทราบถึงสิ่งที่ บริษัท กำลังทำอยู่ หากคุณกำลังตั้งค่าการทำงานในตำแหน่งอื่นคุณจะต้องให้ข้อมูลแก่พวกเขา สำหรับเจ้าหน้าที่มีจุดประสงค์เพื่อแจ้งให้พวกเขาทราบถึงสถานการณ์ของ บริษัท และคุณต้องการความช่วยเหลือหรือไม่ สำหรับสื่อการแจ้งให้พวกเขาทราบถึงสิ่งที่คุณกำลังทำและสิ่งที่เกิดขึ้นช่วยให้สาธารณชนได้รับทราบและอาจช่วยในการเข้าถึงพนักงานอย่างอื่นได้