ฉันจะใช้เวลารายงานการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

รายงานการประชุมใช้เพื่อเตือนผู้ที่เข้าร่วมเซสชั่นของการตัดสินใจที่สำคัญตารางเวลาโครงการความคิดและข้อมูลอื่น ๆ ที่ให้ไว้ในระหว่างการประชุม เมื่อบันทึกรายงานการประชุมให้ตั้งใจฟังผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนและจดบันทึกแนวคิดการตัดสินใจหรือประเด็นสำคัญที่เสนอ สร้างเทมเพลตรายงานการประชุมล่วงหน้าให้คุณจดบันทึกการจัดระเบียบในแต่ละหัวข้อที่ระบุ ถามคำถามเพื่อชี้แจงประเด็นที่สับสนระหว่างและหลังการประชุม รวบรวมบันทึกย่อของคุณเป็นรายงานการประชุมอย่างเป็นทางการในขณะที่การประชุมยังสดอยู่ในใจของคุณ

1

รวบรวมข้อมูลความเป็นมาก่อนการประชุมเพื่อทำความเข้าใจหัวข้อการประชุมให้ดียิ่งขึ้น ขอสำเนาการนำเสนอสไลด์ล่วงหน้าเอกสารประกอบคำบรรยายและวัสดุอื่น ๆ จากลำโพง ทำรายชื่อของผู้ที่เข้าร่วมประชุมหรือผ่านแผ่นบันทึกการประชุมรอบ ๆ ระหว่างการประชุมเพื่อให้คุณสามารถรวมชื่อไว้ในรายงานการประชุมอย่างเป็นทางการ

2

สร้างเทมเพลตการประชุมที่มีพื้นที่สำหรับเวลาและวันที่ของการประชุมวัตถุประสงค์ชื่อผู้ดำเนินการและระยะเวลาการประชุม กรอกข้อมูลนี้ก่อนเริ่มการประชุม ยังป่วยในระยะเวลาของการประชุมในตอนท้าย ทำรายการหัวข้อการอภิปรายแต่ละหัวข้อและมีพื้นที่เพียงพอสำหรับจดบันทึก หมายเลขหน้าเทมเพลตเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนเมื่อสร้างรายงานการประชุมอย่างเป็นทางการ สร้างเทมเพลตการประชุมบนกระดาษหรือเอกสารประมวลผลคำอิเล็กทรอนิกส์หากจดบันทึกโดยใช้คอมพิวเตอร์แล็ปท็อป

3

ตั้งใจฟังระหว่างการประชุม บันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับแต่ละหัวข้อในส่วนที่เกี่ยวข้องในแม่แบบของคุณ รวมเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องเท่านั้นรวมถึงข้อเสนอแนะการร้องเรียนและการแก้ไขพร้อมกับชื่อของผู้ที่เกี่ยวข้องในการสนทนา รวมประเด็นสำคัญที่เกิดขึ้นระหว่างการนำเสนอ บันทึกงานใหม่แนวคิดการพัฒนาผลิตภัณฑ์ตารางเวลาสำหรับการทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์และทำรายการการตัดสินใจที่สำคัญทั้งหมด

4

ตรวจสอบบันทึกย่อของคุณอย่างรวดเร็วก่อนที่จะปิดการประชุม ถามคำถามติดตามทันทีในขณะที่ผู้เข้าร่วมประชุมยังคงพร้อมที่จะชี้แจงคำถามที่คุณอาจมี

5

สร้างรายการรายงานการประชุมอย่างเป็นทางการโดยใช้บันทึกและเอกสารประกอบการนำเสนอที่รวบรวมระหว่างการประชุมโดยเร็วที่สุด ทบทวนรายงานการประชุมกับผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นหรือผู้อำนวยความสะดวกเพื่อพิจารณาว่าข้อมูลมีความถูกต้องและครบถ้วนหรือไม่ แจกจ่ายรายงานการประชุมอย่างเป็นทางการให้กับผู้ที่เข้าร่วมประชุม

สิ่งที่จำเป็น

• เทมเพลตการประชุม
• เอกสารนำเสนอ
• อุปกรณ์บันทึกเสียง

ปลาย

• ใช้อุปกรณ์บันทึกในระหว่างการนำเสนอที่ยาวนานหรือการประชุมหลายลำโพงเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะรวมอยู่ในบันทึกการประชุมพร้อมกับชื่อของผู้ที่นำเสนอ

การเตือน

• อย่าเข้าร่วมในการประชุมหากจดบันทึก การเข้าร่วมการประชุมลดความสามารถในการฟังและจดบันทึกที่มีประสิทธิภาพ