วิธีการใช้การสื่อสารเพื่อรักษาโครงสร้างองค์กรในโครงการ

ไม่ว่าลักษณะของโครงการธุรกิจของคุณจะเป็นอย่างไรการสื่อสารที่เหมาะสมนั้นมีความสำคัญต่อความสำเร็จ การนำโครงการในเวลาและภายในงบประมาณนั้นจำเป็นต้องมีการป้อนข้อมูลและความร่วมมือของสมาชิกทุกคนในทีมและจำเป็นอย่างยิ่งที่สมาชิกทุกคนในทีมจะต้องสื่อสารกับผู้จัดการโครงการอย่างชัดเจนตลอดระยะเวลาของโครงการ มีผู้จัดการเครื่องมือและเทคนิคจำนวนมากและผู้นำโครงการสามารถใช้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนกำลังดำเนินการตามวันที่สิ้นสุดโครงการ

1

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมใช้ชุดผลิตภัณฑ์การสื่อสารชุดเดียวกัน ทุกคนที่ทำงานในโครงการควรแบ่งปันผลิตภัณฑ์เครื่องมือสื่อสารทันทีเพื่อเพิ่มการสื่อสารของแผนก ผู้ใช้ควรใช้แพลตฟอร์มอีเมลเดียวกันเนื่องจากจะทำให้กำหนดการนัดหมายส่งเอกสารแนบและแบ่งปันบันทึกได้ง่ายขึ้น

2

กำหนดเวลาการประชุมประจำสัปดาห์ที่จุดเริ่มต้นของโครงการและยึดตามกำหนดการประชุมที่แน่นที่สุดเท่าที่จะทำได้ แม้ว่าจะมีเหตุการณ์ฉุกเฉินที่บังคับให้กำหนดเวลาใหม่หรือยกเลิกการประชุมสถานะของโครงการอยู่เสมอสิ่งสำคัญคือต้องพบบ่อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ การประชุมปกติเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจทำให้โครงการต้องทำงานช้ากว่ากำหนด

3

ตั้งค่าพื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกันบนอินเทอร์เน็ตหรืออินทราเน็ตของ บริษัท และใช้ไซต์นั้นเพื่อแบ่งปันเอกสารแทนการส่งอีเมลแผนงานโครงการและบันทึกไปมา ติดต่อผู้ดูแลระบบเครือข่ายของคุณเพื่อตั้งค่าไซต์เฉพาะสำหรับโครงการของคุณ

4

กำหนดเวลาการประชุมแบบหนึ่งต่อหนึ่งกับสมาชิกคนสำคัญของทีมงานโครงการเป็นแนวทางกำหนดเวลาที่สำคัญ ขอให้สมาชิกในทีมนำรายการโครงการที่ส่งมอบมาให้ที่ประชุมเพื่อให้พวกเขาสามารถตรวจสอบได้ หลายโครงการล้มเหลวเนื่องจากสมาชิกในทีมคิดว่าพวกเขากำลังติดตามเมื่อในความเป็นจริงพวกเขากำลังทำงานกับสิ่งที่อยู่นอกขอบเขตของโครงการจริง

5

สื่อสารกับทีมผู้บริหารเป็นประจำเมื่อโครงการดำเนินไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมผู้บริหารเข้าใจขอบเขตของโครงการและความคืบหน้าของโครงการ จัดทำข้อมูลอัปเดตเป็นประจำเกี่ยวกับโครงการและกำหนดเวลาการประชุมแบบหนึ่งต่อหนึ่งกับผู้จัดการที่เกี่ยวข้องหากโครงการมีความเสี่ยงที่จะล้มเหลวหลังกำหนดเวลาหรือเกินงบประมาณ

สิ่งที่จำเป็น

  • ซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการ
  • แชร์อินเทอร์เน็ตหรือพื้นที่อินทราเน็ต
  • เครื่องมือสื่อสารด่วน

โพสต์ยอดนิยม