วิธีการใช้คอมพิวเตอร์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการ

การใช้งานคอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์เช่นแล็ปท็อปสแกนเนอร์และเครื่องพิมพ์ได้เกิดขึ้นในช่วงไม่กี่ทศวรรษที่ผ่านมา ซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการที่อุดมสมบูรณ์ ด้วยการใช้แอปพลิเคชั่น office อย่างมีประสิทธิภาพสำหรับการประมวลผลคำการสร้างสเปรดชีตและงานนำเสนอผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการธุรกิจสามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กับทุกคนใน บริษัท ธุรกิจขนาดเล็กสามารถซื้อแอปพลิเคชัน office จากผู้จำหน่ายเช่น Microsoft หรือ Apple หรือใช้ซอฟต์แวร์ฟรีจากองค์กรเช่น OpenOffice.org

ซอฟต์แวร์อีเมล์

การใช้แอปพลิเคชั่นอีเมลให้ดีที่สุดมักจะขึ้นอยู่กับกฎการตั้งค่าเพื่อจัดการข้อความขาเข้าการตั้งค่ามาตรฐานสำหรับลายเซ็นการตอบกลับนอกสำนักงานและแม่แบบอื่น ๆ เพื่อขจัดสิ่งรบกวนและปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตการจัดการธุรกิจขนาดเล็กที่ประสบความสำเร็จควรจัดสรรเวลาที่เฉพาะเจาะจงของวันเพื่อตรวจสอบอีเมลของพวกเขา พวกเขาควรพิจารณาที่จะปิดเสียงพูดกวนใจที่ประกาศอีเมลใหม่ ตัวกรองสแปมช่วยลบข้อความที่ไม่จำเป็น เมื่อพนักงานใช้หัวเรื่องที่เป็นคำอธิบายผู้จัดการสามารถสแกนอีเมลขาเข้าได้อย่างรวดเร็วและระบุข้อความสำคัญที่ต้องดำเนินการทันที ผู้จัดการที่มีประสิทธิภาพเรียนรู้ที่จะจัดการกับข้อความเพียงครั้งเดียวโดยการอ่านและจากนั้นลบตอบกลับหรือยื่นเพื่อดำเนินการในภายหลังในโฟลเดอร์ย่อย

ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์และความร่วมมือ

ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเช่น SharePoint ช่วยให้ผู้จัดการสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ทางการเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสารจากพนักงานหนึ่งไปยังอีกพนักงานหนึ่ง ด้วยแนวทางที่ชัดเจนพนักงานจะต้องดำเนินการทันทีและทำให้มั่นใจว่ากระบวนการทำงานราบรื่นและมีประสิทธิภาพทั่วทั้งองค์กร ด้วยการสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษและทำให้พร้อมใช้งานออนไลน์ผู้จัดการธุรกิจขนาดเล็กจะลดเวลาในการสื่อสารและแบ่งปันข้อมูลที่สำคัญ

แอปพลิเคชั่นปฏิทิน

การบำรุงรักษาปฏิทินออนไลน์ช่วยให้ทุกคนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพราะพนักงานทุกคนสามารถดูและโต้ตอบกับมุมมองแบบรวมของงานได้ การประชุมปกติสามารถกำหนดล่วงหน้าเพื่อให้ผู้คนสามารถวางแผนตารางเวลาของตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการระบุวันหยุดพักผ่อนของพนักงานและเวลาส่วนตัวอื่น ๆ ออกจากสำนักงานผู้จัดการสามารถดูได้อย่างรวดเร็วเมื่อต้องการความคุ้มครองเพิ่มเติม

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

เครื่องมือการจัดการโครงการเช่น Microsoft Project, Basecamp หรือ Zoho อนุญาตให้ผู้จัดการโครงการธุรกิจขนาดเล็กไม่ว่างเข้าทำงานโครงการกำหนดทรัพยากรและติดตามความคืบหน้า เนื่องจากข้อมูลสามารถใช้ร่วมกับสมาชิกในทีมได้อย่างง่ายดายผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จจึงประหยัดเวลาและลดปริมาณกระดาษ แทนที่จะแจกจ่ายเอกสารที่เป็นกระดาษสำหรับการอัพเดทสถานะแผนหรือรายการดำเนินการพวกเขาร่วมมือกับสมาชิกในทีมออนไลน์และพิมพ์เฉพาะเมื่อจำเป็นเช่นการลงนามอนุมัติ

สมาร์ทโฟนและแล็ปท็อป

ด้วยการใช้เทคโนโลยีสมาร์ทโฟนพนักงานจะได้รับการติดต่อเมื่ออยู่นอกสำนักงาน แอปพลิเคชัน Office ซิงโครไนซ์กับแอปพลิเคชั่นโทรศัพท์เพื่อเพิ่มผลผลิต บุคลากรที่มีประสิทธิภาพจะรักษารายชื่อผู้ติดต่อบันทึกส่วนตัวและการนัดหมายบนโทรศัพท์ของตน พวกเขาดูเอกสารบนโทรศัพท์และแล็ปท็อปลดความจำเป็นในการทำสำเนากระดาษ

อินเทอร์เน็ต

การใช้ทรัพยากรอินเทอร์เน็ตลดความต้องการคู่มือที่ยุ่งยากและวัสดุอ้างอิงอื่น ๆ ที่พิมพ์ออกมา พนักงานมือถือใช้ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกและตัวเชื่อมต่อ USB เพื่อถ่ายโอนเอกสารจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่งและเพื่อสร้างการสำรองข้อมูลในกรณีฉุกเฉินหรือภัยพิบัติ เทคโนโลยีโซเชียลมีเดียเช่นวิกิบล็อกและฟอรัมทำให้ผู้จัดการสามารถโต้ตอบกับผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อนร่วมงานผู้บังคับบัญชาและลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น