วิธีใช้โมเดล PMO ในอุดมคติเพื่อวางแผนลำดับความสำคัญของโครงการ

การจัดการโครงการเป็นสิ่งสำคัญในทุกอุตสาหกรรม ในบางอุตสาหกรรมเช่นเขตข้อมูลเทคโนโลยีสำนักงานการจัดการโครงการหรือ PMOs ทำหน้าที่เป็นแผนกสำคัญในธุรกิจจำนวนมากสำหรับการดำเนินโครงการริเริ่มการจัดการ PMO พื้นฐานสองรุ่นแสดงถึงปลายด้านตรงข้ามของสเปกตรัมเกี่ยวกับประเภทของบทบาทที่ PMO ควรเล่น ทั้งสองรุ่นที่สามารถใช้งานได้คือการควบคุมและสนับสนุนรูปแบบ

รุ่น

ในรูปแบบการควบคุมดูแลสำนักงานปลัดฯ ดูแลกระบวนการจัดการโครงการและควบคุมการทำงานของทีมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องในการดำเนินโครงการให้สำเร็จ ในรูปแบบการสนับสนุนสำนักงานปลัดฯ ทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษามากขึ้นและช่วยให้ทีมบรรลุเป้าหมายโดยให้การสนับสนุนเพิ่มเติมทุกที่ที่ทำได้ บาง บริษัท ในขณะนี้เน้นการผสมผสานของทั้งสองรุ่นเนื่องจากพวกเขาได้ตระหนักถึงข้อ จำกัด ของการมุ่งเน้นไปที่สุดขั้วอย่างใดอย่างหนึ่งเท่านั้น ตัวอย่างเช่น PMO ที่ทำหน้าที่สนับสนุนการจัดการโครงการมีการควบคุมการดำเนินการโครงการเพียงเล็กน้อยและอาจไม่สามารถกำหนดรูปร่างและมีอิทธิพลต่อทิศทางของโครงการได้อย่างเหมาะสม ในทำนองเดียวกัน PMO หัวหน้างานอาจแสดงการควบคุมกระบวนการมากเกินไปและยับยั้งความคิดสร้างสรรค์โดยสิ้นเชิง

พื้นกลาง

เมื่อพยายามวางแผนลำดับความสำคัญของโครงการการหาจุดกึ่งกลางระหว่างสุดขั้วทั้งสองของการสนับสนุนและแบบจำลองการควบคุมนั้นเหมาะสมที่สุด มันอาจเป็นเรื่องยากที่จะกำหนดความเป็นผู้นำการกำกับดูแลในทีมงานโครงการตลอดเวลาดังนั้นการใช้ PMO ในการสอนหรือกำหนดวิธีการจัดลำดับความสำคัญของโครงการและดำเนินการไม่ได้อยู่ในความสนใจที่ดีที่สุดของทุกคนที่เกี่ยวข้อง สำนักงานปลัดฯ อาจไม่มีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการตัดสินใจที่ถูกต้องเนื่องจากการแยกในแง่ของเวลาหรือระยะทาง เช่นเดียวกับการพึ่งพาโมเดลสนับสนุนมากเกินไป ทีมอาจต้องการทิศทางและความเป็นผู้นำมากกว่าที่พวกเขาจะได้รับจากสำนักงานปลัดฯ แต่ บริษัท จะต้องทำตัวให้สมดุลระหว่างทั้งสองโดยเคลื่อนย้ายจากปลายด้านหนึ่งไปอีกด้านหนึ่งตามความจำเป็น

การอำนวยความสะดวก

การเดินไต่เชือกระหว่างสุดขั้วทั้งสองควรส่งผลให้ PMO ทำหน้าที่เป็นผู้อำนวยความสะดวกในการจัดการโครงการ การจัดลำดับความสำคัญของโครงการการวางแผนก็เป็นเรื่องของความสมดุลระหว่างสุดขั้ว สำนักงานปลัดฯ สามารถทำหน้าที่เป็นหัวหน้างานในการพิจารณาว่าโครงการใดมีความสำคัญมากกว่าโครงการอื่น สำนักงานปลัดฯ ควรระบุลำดับความสำคัญของงานที่ต้องทำให้เสร็จ แต่ยังคงเปิดโอกาสที่สถานการณ์อาจบอกว่าลำดับความสำคัญอื่น ๆ จะแซงหน้าสิ่งเหล่านี้เมื่อโครงการคลี่ออกไป อย่างไรก็ตามหากสำนักงานปลัดฯ ยืนยันว่าโครงการจะดำเนินการตามคำสั่งที่เฉพาะเจาะจงก็ควรทำหน้าที่เป็นผู้อำนวยความสะดวกหรือสำนักงานสนับสนุนเพื่อให้มั่นใจว่าโครงการนั้นจะเกิดขึ้น

ข้อมูล

เว็บไซต์ Tech Republic เชื่อว่าสำนักงานปลัดฯ ควรมีบทบาทสำคัญในการจัดการความรู้ การจัดการความรู้เป็นกุญแจสำคัญในการวางแผนลำดับความสำคัญของโครงการ สำนักงานปลัดฯ สามารถใช้เป็นที่เก็บความรู้ซึ่งทีมสามารถไว้วางใจได้เพื่อจุดประสงค์ในการวางแผนลำดับความสำคัญ สำนักงานปลัดฯ สามารถให้ความรู้แก่ทีมเกี่ยวกับวิธีการทำงานและวิธีการที่ไม่เหมาะสม นอกจากนี้ยังอาจมีความคิดที่ดีขึ้นของงานเหล่านั้นซึ่งจะต้องสำเร็จก่อนผู้อื่น ทีมสามารถพึ่งพา PMO เพื่อกำหนดงานที่ควรให้ความสำคัญเหนือผู้อื่นและให้การสนับสนุนที่จำเป็นเพื่อดำเนินการตามความรู้ที่ดีที่สุดที่มีอยู่