วิธีเขียนความพร้อมในการขออีเมล

อีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่ได้รับการยอมรับและคุณสามารถใช้วิธีนี้เพื่อขอความพร้อมสำหรับการประชุม เมื่อติดต่อใครบางคนที่คุณไม่เคยพบและมีความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณน้อยคุณจะต้องสื่อข้อมูลให้รัดกุมที่สุด โปรดจำไว้ว่าผู้บริหารจำนวนมากเข้าถึงอีเมลผ่านสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตและไม่มีเวลาอ่านข้อความยาว ๆ อีเมลของคุณจะต้องตรงประเด็นโดยใช้ภาษาที่สุภาพและเหมาะสม

1

ระบุที่อยู่อีเมลเป็นการส่วนตัวและระบุวัตถุประสงค์เมื่อเริ่มต้นโดยย่อ นักธุรกิจเพียงไม่กี่คนที่มีเวลาอ่านสองสามย่อหน้าพยายามทำความเข้าใจกับสิ่งที่คุณขอ เปิดอีเมลด้วยประโยคที่บอกให้ผู้อ่านทราบว่าคุณกำลังเขียนเพื่อนัดหมาย

2

ทำตามคำชี้แจงวัตถุประสงค์ด้วยเหตุผลของคุณสำหรับการร้องขอการประชุม บอกผู้รับโดยสังเขปว่าคุณคือใครและสาเหตุที่คุณต้องพบกับเขา ใช้ภาษาที่ชัดเจนและประโยคสั้น ๆ เช่น“ บริษัท ของฉันทำงานในพื้นที่ของคุณและฉันมีบริการที่สามารถเป็นประโยชน์กับคุณ”

3

แนะนำสองสามวันที่และเวลาที่เป็นไปได้สำหรับการประชุมพร้อมกับขอทางเลือกอื่นหากไม่มีวันที่เหล่านั้นเหมาะสม ที่จะลบความรับผิดชอบในการตั้งค่าการประชุมจากผู้รับทำให้เขาตอบได้ง่ายขึ้น หากคุณขอให้เขาให้รายละเอียดเกี่ยวกับความพร้อมของเขาคุณกำลังขอให้เขาทำงานมากกว่าที่คุณเป็น

4

ระบุสถานที่สำหรับการประชุมอย่างชัดเจนและเหตุผลในการเลือก สำหรับการประชุมเริ่มต้นนั้นเป็นที่ยอมรับสำหรับผู้ที่ส่งคำร้องขอให้เป็นผู้เดินทางไปประชุม สิ่งนี้จะไม่นำไปใช้อย่างไรก็ตามหากผู้รับต้องมาที่ธุรกิจของคุณเพื่อให้เธอสามารถเห็นสิ่งอำนวยความสะดวกและผลิตภัณฑ์ของคุณ ในกรณีนี้อีเมลของคุณควรอธิบายสิ่งนี้

5

ใช้ภาษาที่สุภาพและอารยะในอีเมลของคุณเพื่อขอความพร้อมใช้งานและตรวจสอบว่าการสะกดและไวยากรณ์ของคุณถูกต้อง ลูกค้าหรือผู้ร่วมธุรกิจที่คาดหวังอาจถูกปิดโดยข้อความที่แสดงถึงความเข้าใจภาษาที่ไม่ดี พูดสั้น ๆ ถึงผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้นกับผู้รับจากการเชื่อมโยงกับธุรกิจของคุณ

6

แนบข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท และผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณไปกับอีเมลเพื่อให้ผู้รับสามารถเข้าถึงได้ง่าย ระบุลิงก์ไปยังเว็บไซต์ บริษัท ของคุณและบทความข่าวเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณที่อาจทำให้ผู้รับเข้าใจถึงเหตุผลในการขอประชุม รักษาขนาดของอีเมลให้น้อยกว่าสองเมกะไบต์และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์แนบไม่มีไวรัสคอมพิวเตอร์

7

ติดตามคำขออีเมลหลังจากผ่านไปหนึ่งสัปดาห์หากผู้รับไม่ตอบกลับ ในอีเมลที่สองของคุณขอให้ยืนยันว่าเขาได้รับอีเมลฉบับแรกและยืนยันคำขอของคุณสำหรับการประชุมอีกครั้ง ระบุว่าคุณจะติดต่อผู้รับทางโทรศัพท์ในวันที่ที่กำหนดสำหรับการตอบกลับของเขาหากคุณยังไม่ได้รับและกำหนดเวลาการโทรศัพท์เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะทำตาม

สิ่งที่จำเป็น

• ชื่อและที่อยู่อีเมล
• วันที่และเวลาที่อาจเกิดขึ้น
• ตัวตรวจการสะกด
• สื่อส่งเสริมการขายอิเล็กทรอนิกส์