วิธีเขียนรายงานการเดินทางเพื่อธุรกิจ

เมื่อเขียนรายงานเกี่ยวกับการเดินทางเพื่อธุรกิจของคุณเน้นว่าเป็นการลงทุนที่ดีสำหรับ บริษัท ที่จะส่งคุณ สิ่งนี้จะช่วยโน้มน้าวผู้จัดการว่าการเดินทางในอนาคตจะมีค่าใช้จ่ายด้วยเช่นกัน การสร้างรายงานเกี่ยวกับการเดินทางไปงานสัมมนาการประชุมหรืองานแสดงสินค้าควรเน้นที่การแสดงผลตอบแทนจากการลงทุนของ บริษัท

รูปแบบของรายงานการเดินทาง

เว้นเสียแต่ว่าคุณจะเขียนรายงานเป็นทางการยาว ๆ ให้ข้ามหน้าปกและเนื้อหาและบทสรุปสำหรับผู้บริหาร ใช้รูปแบบบันทึกช่วยจำหากเอกสารจะมีความยาวเพียงไม่กี่หน้าและใช้ส่วนหัวที่แสดงรายการวันที่หัวข้อของรายงานชื่อของคุณและผู้ที่ได้รับ ใช้ส่วนหัวเพื่อจัดระเบียบรายงานเช่นวัตถุประสงค์การเดินทางภาพรวมประโยชน์ต้นทุนและสรุป

บทนำและภาพรวม

เริ่มรายงานด้วยภาพรวมที่ระบุข้อเท็จจริง แต่ไม่ได้ให้การสนับสนุนหรือรายละเอียด ให้ผู้อ่านทราบว่าการเดินทางคืออะไรทำไมคุณถูกส่งไปและผลลัพธ์ที่คาดหวัง ตัวอย่างเช่นคุณอาจเขียนว่าคุณไปงานแสดงสินค้าในแคลิฟอร์เนียเพื่อพบกับลูกค้ารายสำคัญเข้าร่วมงานใหม่และเข้าร่วมการแข่งขัน คุณอาจเขียนว่าคุณได้เข้าร่วมการประชุมเชิงปฏิบัติการทางธุรกิจเพื่อเรียนรู้แนวปฏิบัติด้านทรัพยากรบุคคลใหม่ ๆ เพื่อช่วยให้คุณสามารถสรรหาพนักงานที่ดีขึ้นลดการหมุนเวียนและพัฒนาชุดสิทธิประโยชน์ที่ดีกว่า

เนื้อหาของรายงาน

อธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นในเหตุการณ์ในแง่ของวิธีการหรือถ้าคุณบรรลุเป้าหมายในการไปที่นั่น อย่ากลัวที่จะบอกหัวหน้างานของคุณถึงความคาดหวังที่สั้นลง - ถ้าคุณทำไม่ได้และเขาถามในภายหลังคุณอาจดูเหมือนคุณตั้งใจทิ้งข้อมูลนี้ไว้ในรายงาน ตัวอย่างเช่นหากคุณไปงานแสดงสินค้าและไม่สามารถพบลูกค้ารายใหม่ที่มีแนวโน้มคุณอาจมีความสัมพันธ์ที่มั่นคงกับลูกค้าที่รู้จักกันมานานและเรียนรู้ข้อมูลใหม่เกี่ยวกับคู่แข่งซึ่งอาจนำไปสู่ธุรกิจมากขึ้นหรือแนวคิดผลิตภัณฑ์ที่ดีขึ้น

ให้ตัวอย่างเหตุการณ์เฉพาะที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายของคุณหรือสิ่งใดก็ตามที่เกิดขึ้นซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อ บริษัท ของคุณ แทนที่จะแสดงรายการผลประโยชน์ส่วนบุคคลที่คุณได้รับจากการเดินทางเช่นการพัฒนาความรู้เกี่ยวกับซอฟต์แวร์เฉพาะของคุณอภิปรายว่าผลประโยชน์เหล่านั้นจะช่วย บริษัท ได้อย่างไรตัวอย่างเช่นโดยการลดความต้องการของ บริษัท ในการจ้างผู้ค้าภายนอกขณะที่คุณมีทักษะนี้

สรุปจุดเด่นของการเดินทาง

ใช้ข้อมูลสรุปเพื่อสรุปไฮไลท์ของการเดินทางรวมถึงผลประโยชน์ที่คาดหวังของคุณไม่ว่าคุณจะบรรลุหรือไม่ก็ตามค่าใช้จ่ายโดยรวมสำหรับการเดินทางผลประโยชน์ทางการเงินที่คาดหวังกับ บริษัท และคำแนะนำของคุณในอนาคต ยิ่งคุณได้รับประโยชน์จากการเดินทางของคุณมากเท่าไรคุณก็ยิ่งสามารถคำนวณผลตอบแทนจากการลงทุนของพวกเขาได้ง่ายขึ้นเท่านั้น

แนบรายงานค่าใช้จ่ายของคุณ

พิจารณาแนบรายงานค่าใช้จ่ายของคุณไปกับเอกสารแทนที่จะแสดงรายละเอียดในเอกสาร รวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดของการเดินทางในเอกสารของคุณ แต่บันทึกรายละเอียดเช่นตั๋วเครื่องบินที่พักอาหารเคล็ดลับที่จอดรถและค่าใช้จ่ายการเดินทางอื่น ๆ สำหรับรายงานค่าใช้จ่าย