วิธีเขียนจดหมายเรียกร้อง

จดหมายเรียกร้องเรียกว่าจดหมายเรียกร้องหรืออักษรย่อว่า LOD เป็นเอกสารที่ยืนยันว่าผู้รับได้รับเกียรติจากสัญญาหรือทำการชดใช้ความเสียหายหากไม่ปฏิบัติตามสัญญา จดหมายเรียกร้องต้องมีความชัดเจนและเป็นภาษาอังกฤษล้วน ๆ เพื่อไม่ให้ผู้อ่านสับสนตาม James W. Martin ทนายความด้านธุรกิจและภาคทัณฑ์ในเซนต์ปีเตอร์สเบิร์กรัฐฟลอริดา หากจดหมายประกอบด้วยศัพท์แสงที่ถูกกฎหมายหรือซับซ้อนก็จะเสียประสิทธิภาพ

1

สรุปโดยย่อของข้อพิพาท ก่อนอื่นให้ระบุคู่กรณีที่เกี่ยวข้องจากนั้นจัดทำบทสรุปของข้อพิพาท สรุปควรรวมถึงเหตุการณ์ที่นำไปสู่สถานการณ์ปัจจุบันและประสิทธิภาพที่คาดหวังของแต่ละฝ่าย แม้ว่าผู้ที่ได้รับ LOD จะมีบัญชีของเหตุการณ์ แต่บทสรุปนี้จะทำหน้าที่เป็นเอกสารเพิ่มเติมหากเรื่องนี้เกิดขึ้นในการดำเนินคดี

2

รวมการแก้ไขและเสนอทางเลือกในการดำเนินการทางกฎหมาย กฎหมายโมนิก้าแซนเดอร์สันกล่าวว่ามีความเหมาะสมที่จะเสนอทางเลือกหรือตัวเลือกการตั้งถิ่นฐานในจดหมายอุปสงค์ คุณควรรวมถึงสิ่งที่คาดหวังจากอีกฝ่ายและสิ่งที่สามารถทำได้เพื่อแก้ไขปัญหา ตัวอย่างเช่นหากข้อพิพาทมีมากกว่าสัญญาก่อสร้างให้ขอให้ผู้รับทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ หากเป็นเรื่องเกี่ยวกับการไม่ชำระเงินของใบแจ้งหนี้เสนอให้ชำระน้อยกว่าจำนวนเงินที่ค้างชำระ

3

รวมถึงเอกสารประกอบ อัยการโจเซฟแอล. แมทธิวส์ระบุว่าการแนบเอกสารประกอบเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์จากจดหมายเรียกร้อง สิ่งเหล่านี้ควรรวมถึงสิ่งที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์เช่นสัญญาหรือการแลกเปลี่ยนอีเมล โปรดเก็บเอกสารต้นฉบับและแนบเฉพาะสำเนา

4

ระบุความตั้งใจของคุณหากไม่ตรงตามความต้องการของคุณ รวมความตั้งใจของคุณไว้ในจดหมายด้วยหากผู้รับจะไม่ปฏิบัติตามข้อเสนอของคุณ: จ้างทนายความอ้างอิงถึงหน่วยงานจัดเก็บหรือยื่นฟ้องคดีแพ่ง หากผู้รับเป็นผู้ประกอบวิชาชีพที่ได้รับอนุญาตให้แจ้งเขาว่าคุณจะยื่นเรื่องร้องเรียนต่อหน่วยงานออกใบอนุญาตและ / หรือรายงานเขาต่อสำนักธุรกิจที่ดีขึ้น