วิธีการเขียนบันทึกที่จะเพิ่มขวัญกำลังใจเมื่อเกี่ยวข้องกับความปลอดภัย

การเขียนบันทึกเกี่ยวกับอันตรายด้านความปลอดภัยจะไม่เป็นการกระทำที่ร่าเริงที่สุดในวันผู้จัดการใด ๆ ส่วนหนึ่งเพราะมันอาจจัดการกับปัญหาที่ทำให้เกิดความกังวลในหมู่พนักงาน อย่างไรก็ตามการสื่อสารเกี่ยวกับความปลอดภัยยังสามารถทำหน้าที่เป็นกำลังใจในการทำงาน ด้วยการแสดงความรู้อย่างชัดเจนถึงปัญหาคุณสามารถสร้างความมั่นใจให้กับทุกคนที่คุณติดต่อด้วยอย่างมีประสิทธิภาพ

รายละเอียดกลุ่มเป้าหมายของคุณ

บันทึกเริ่มต้นด้วยการประกาศว่ามันใช้กับใคร แม้ว่าผู้ชมในบรรทัด“ ถึง:” อาจชัดเจนในใจของนักเขียนผู้รับอาจไม่ทราบว่าเขาถูกกำหนดเป้าหมายเป็นรายบุคคลหรือไม่หากการแจ้งเตือนนั้นใช้กับกลุ่มของเขาเท่านั้น ในขณะที่บันทึกความปลอดภัยบางรายการมีเครือข่ายที่กว้าง แต่ก็ควรมีกลุ่มเป้าหมายอื่นที่แคบเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่ไม่จำเป็นในหมู่พนักงานที่ไม่ได้รับผลกระทบ ทำตามที่อยู่ด้วยบรรทัด "จาก" ที่ระบุว่าคุณเป็นผู้เขียนบันทึกและในคำสองสามคำสรุปโฟกัสของบันทึกช่วยจำในบรรทัด "หัวเรื่อง"

ชัดเจน

บันทึกช่วยจำออกแบบมาให้สั้นดังนั้นอย่าเต้นไปรอบ ๆ หัวข้อที่คุณเขียน สื่อสารข้อกังวลของคุณอย่างชัดเจนและรัดกุม ให้ทุกคนรู้ว่าปัญหาคืออะไรและทำไมจึงเป็นพื้นที่ที่ต้องการความสนใจ ไม่ว่าจะเป็นความเสี่ยงของคนงานหรือสุขภาพของลูกค้าหรือมีความรับผิดทางกฎหมายที่กว้างขึ้นการสื่อสารถึงความรุนแรงของปัญหาหลีกเลี่ยงความไม่แน่นอนทางขวัญและกำลังใจซึ่งอาจมาพร้อมกับบันทึกที่ไม่ได้ถ่ายทอดความเชี่ยวชาญ

เสนอโซลูชั่น

แจ้งให้พนักงานทราบว่าคุณตั้งใจจะแก้ไขปัญหาอย่างไร นี่อาจเป็นพื้นที่ที่สำคัญที่สุดในการรักษาขวัญกำลังใจของพนักงานเนื่องจากมันทำให้พวกเขารู้ว่าทำไมพวกเขาจึงควรมีความมั่นใจในความสามารถของคุณในการจัดการปัญหาด้านความปลอดภัย มีความโปร่งใสมากที่สุดเท่าที่จะทำได้เกี่ยวกับขั้นตอนการวางแผนหรือวิธีการลดความเสี่ยงให้กับพนักงานและลูกค้าและผู้ที่รับผิดชอบในการดำเนินการตามแผน การแจ้งให้คนงานทราบว่าคุณเข้าใจปัญหาและดูแลให้ความมั่นใจว่าพวกเขาจะปลอดภัยในการทำงาน

เกี่ยวข้องกับคนงาน

ขวัญกำลังใจของพนักงานของคุณอาจเพิ่มขึ้นหากพวกเขารู้ว่าสิ่งที่พวกเขาคาดหวัง หากปัญหาด้านความปลอดภัยเกี่ยวข้องกับการเข้าถึงสถานที่ทำงานโดยไม่ได้รับอนุญาตให้อธิบายขั้นตอนที่ควรปฏิบัติในกรณีที่มีการบุกรุก หากวัตถุประสงค์คือการรักษาพื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกันอย่างปลอดภัยขอให้พวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าวัตถุอันตรายจะถูกเก็บไว้ที่จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของการเปลี่ยนแปลงของพวกเขา ให้พวกเขารู้ว่าพวกเขาสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อช่วยให้พวกเขามีบทบาทที่ดีในการเล่น

ให้ข้อมูลการติดต่อ

บันทึกควรมีรายละเอียดว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบปัญหาด้านความปลอดภัยและสถานที่ที่พนักงานสามารถไปกับคำถามของพวกเขา จุดติดต่อจะวางคนที่มีอำนาจไว้ในที่ทำงานและให้สถานที่นั้นแก่พวกเขาหากความไม่แน่นอนยังคงอยู่ สิ่งนี้ทำให้โรงสีข่าวลือกลายเป็นศูนย์ตอบรับ การรู้ว่าใครที่จะพูดคุยเมื่อมีปัญหาด้านความปลอดภัยเกิดขึ้นจะช่วยให้สถานการณ์ที่อาจแตกแยกถูกจัดการได้อย่างรวดเร็วทำให้พวกเขาไม่ได้ขวัญกำลังใจ