วิธีการเขียนคำแถลงเหตุการณ์สำหรับเหตุการณ์ HR

ปัญหาเกี่ยวกับสถานที่ทำงานหรือเหตุการณ์ด้านทรัพยากรบุคคลนั้นมักได้รับการจัดการโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้เชี่ยวชาญด้านความสัมพันธ์กับพนักงานซึ่งได้รับการฝึกอบรมเพื่อสอบสวนข้อร้องเรียนของพนักงาน รายละเอียดเกี่ยวกับข้อร้องเรียนของพนักงานจะต้องจัดทำเป็นเอกสารซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสอบสวน การจัดการการสอบสวนเหตุการณ์ HR เริ่มต้นนานก่อนที่พนักงานจะยื่นเรื่องร้องเรียน มันเริ่มต้นด้วยความมุ่งมั่นของนายจ้างในการปฏิบัติงานที่เป็นธรรมเช่นกฎหมายของรัฐบาลกลางและรัฐที่ห้ามการเลือกปฏิบัติและการล่วงละเมิดในสถานที่ทำงานและนโยบายสถานที่ทำงานเกี่ยวกับการจัดการการสอบสวนและการร้องเรียน

กฎหมายของรัฐบาลกลาง

คณะกรรมการโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมกันของสหรัฐฯบังคับใช้หัวข้อ VII ของกฎหมายสิทธิพลเมืองปี 1964 และกฎหมายของรัฐบาลกลางอื่น ๆ ที่คุ้มครองแรงงานจากการปฏิบัติงานที่ไม่เป็นธรรม กฎหมายต่อต้านการเลือกปฏิบัติของรัฐบาลกลางและรัฐเป็นพื้นฐานของการร้องเรียนเรื่องสถานประกอบการจำนวนมาก พนักงานอาจไม่อ้างถึงกฎหมายที่ห้ามการรักษาที่เขาร้องเรียนโดยเฉพาะ ขึ้นอยู่กับทรัพยากรบุคคลเพื่อจัดทำเอกสารพื้นฐานของการร้องเรียน ดังนั้นไฟล์ HR มักจะมีคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับพื้นฐานและกฎหมายที่ใช้บังคับ ตัวอย่างเช่นหากพนักงานหญิงร้องเรียนว่าหัวหน้างานของเธอกำลังมีพฤติกรรมที่ไม่เป็นที่พอใจรวมถึงคำพูดที่แตะต้องและลามกไฟล์ HR อาจระบุว่า "ข้อกล่าวหา: การล่วงละเมิดทางเพศโดยหัวหน้างาน - การสอบสวนคดีที่เจ็ด"

ความรับผิดของนายจ้าง

EEOC ขอแนะนำอย่างยิ่งให้นายจ้างแก้ไขความรับผิดที่อาจเกิดขึ้นในการเคลื่อนย้ายอย่างรวดเร็วเพื่อตรวจสอบและแก้ไขปัญหาในที่ทำงาน หน่วยงานกล่าวว่านายจ้างที่สร้างกระบวนการสำหรับพนักงานในการรายงานปัญหาในสถานที่ทำงานกำลังใช้วิธีการที่เหมาะสมที่ช่วยให้พวกเขาสามารถแก้ไขข้อร้องเรียนของพนักงานและแก้ไขปัญหาเหล่านั้นก่อนที่พวกเขาจะเพิ่มค่าใช้จ่ายอย่างเป็นทางการ ยิ่งฝ่ายทรัพยากรบุคคลดำเนินการสอบสวนเร็วเท่าไรการป้องกันก็จะยิ่งแข็งแกร่งขึ้นในการลดภาระหนี้สินสำหรับการจ้างงานที่ไม่เป็นธรรมซึ่งถูกกล่าวหา

การประชุมทรัพยากรมนุษย์

คำแถลงพยานฝ่ายทรัพยากรบุคคลครั้งแรกเกิดขึ้นจากพนักงาน ในการประชุมส่วนตัวผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลเรียกร้องให้พนักงานเปิดเผยรายละเอียดเกี่ยวกับการร้องเรียนของเขา ฝ่ายทรัพยากรบุคคลฟังอย่างตั้งใจและบันทึกคำสั่งของพนักงาน - โดยใช้บันทึกที่เขียนด้วยลายมือหรือพิมพ์ - เพราะเธอให้ข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ เธอควรได้รับการสนับสนุนในการให้ข้อมูลตามความเป็นจริงและไม่สนับสนุนข้อมูลการระงับเนื่องจากเธอคิดว่ารายละเอียดบางอย่างอาจไม่เกี่ยวข้อง ฝ่ายทรัพยากรบุคคลทำให้การกำหนดเกี่ยวกับสิ่งที่เกี่ยวข้อง

ห่วงโซ่ของเหตุการณ์

เพื่อความทรงจำที่ดีที่สุดของเธอพนักงานควรให้ข้อมูลเช่นวันที่สถานที่สถานการณ์และชื่อของพนักงานที่มีอยู่เมื่อเกิดเหตุการณ์ นอกจากนี้พนักงานควรอธิบายปฏิกิริยาของเธอหรือวิธีตอบสนองต่อเหตุการณ์ ตัวอย่างเช่น "18 ธันวาคม 2555 - ฝ่ายขาย - เมื่อเวลาประมาณ 18.00 น. Mr. Doe หัวหน้าของ Ms. Smith ยืนอยู่ข้างหลังเธอและวางมือบนไหล่ขวาของเธอเมื่อเขาถามว่านาง Smith จะอยู่ดึก จากการทำงานเมื่อวันก่อนคุณสมิ ธ ปฏิเสธไม่มีพนักงานคนอื่นอยู่ "

คำแถลงของพยาน

การร้องเรียนของพนักงานนั้นได้รับการปฏิบัติเหมือนเป็นพยานในระหว่างการสอบสวน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสรุปการร้องเรียนของพนักงานและเตรียมคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับลายเซ็นของพนักงานหลังจากนั้นฝ่ายทรัพยากรบุคคลเตือนให้พนักงานงดพูดคุยเรื่องร้องเรียนกับเพื่อนร่วมงานหัวหน้างานหรือบุคคลอื่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอธิบายว่ามันจะเก็บเรื่องนี้ไว้เป็นความลับเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่การสัมภาษณ์พยานคนอื่น ๆ จะต้องเปิดเผยข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับการร้องเรียนของพนักงาน

องค์กรและการรักษาความลับ

ห่วงโซ่ของเหตุการณ์ควรจัดตามลำดับเวลา ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาในคำให้การของพยานที่เสนอการประเมินความน่าเชื่อถือของพยานก่อนเวลาอันควร ในความเป็นจริงฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่ควรทำการบันทึกที่สำคัญการวิเคราะห์หรือการประเมินความน่าเชื่อถือที่ใดก็ได้ในไฟล์สืบสวน เก็บการประเมินและการวิเคราะห์ทั้งหมดแยกจากไฟล์การสอบสวนในไฟล์ลับอื่น หมายเหตุเช่นนี้สามารถค้นพบได้หากพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของไฟล์สืบสวนซึ่งหมายความว่าหากในที่สุดคดีกลายเป็นคดีทนายความของพนักงานสามารถขอให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ซึ่งรวมถึงเอกสารสืบสวน