สิ่งที่ต้องเขียนเพื่อยอมรับคำเชิญเข้าร่วมการประชุมทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ

การตอบสนองการร้องขอการประชุมอย่างรวดเร็วและถูกต้องเป็นส่วนสำคัญในการทำธุรกิจ การวางแผนการประชุมอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายดังนั้นการตอบสนองอย่างรวดเร็วจะแสดงความเคารพต่อผู้จัดงานและผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ๆ หากคุณตอบรับให้ชัดเจนในการตอบสนองของคุณเพื่อให้ผู้รับรายอื่นเข้าใจว่าคุณกำลังยอมรับพร้อมทั้งมั่นใจได้ว่าคุณมีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องเตรียมสำหรับการประชุม

ทบทวนก่อนตอบกลับ

ใช้เวลาหนึ่งหรือสองนาทีเพื่ออ่านคำเชิญการประชุมอย่างละเอียดและตรวจสอบปฏิทินของคุณอีกครั้ง หากคุณส่งการยืนยันว่าคุณต้องการถอนในภายหลังสิ่งนี้อาจทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพ หากคุณไม่แน่ใจว่าคุณสามารถทำการประชุมได้หรือไม่ให้ตอบกลับพร้อมคำอธิบายและวันที่เมื่อคุณจะรู้ว่าคุณสามารถเข้าร่วมได้หรือไม่ วิธีนี้ช่วยให้ผู้ส่งทราบว่าคุณได้รับข้อความและช่วยผู้ส่งประสานงานด้านโลจิสติกส์ที่จำเป็น

ตัวอย่าง:

ขอบคุณสำหรับการรวมฉันในการประชุมครั้งนี้ ฉันต้องตรวจสอบสองสิ่งก่อนที่ฉันจะแจ้งให้คุณทราบว่าฉันจะสามารถเข้าร่วมได้หรือไม่ ฉันจะแน่ใจว่าจะส่งคำตอบไม่ช้ากว่า EOD ในวันพรุ่งนี้

ยืนยันรายละเอียดการเข้างาน

หากคุณวางแผนที่จะเข้าร่วมพูดในตอนต้นของข้อความเพื่อที่ผู้จัดการประชุมไม่จำเป็นต้องขุดผ่านการสื่อสารของคุณ มันอาจเป็นความคิดที่ดีที่จะยืนยันรายละเอียดด้านลอจิสติกส์เช่นเวลาและสถานที่

ตัวอย่าง:

ฉันวางแผนที่จะเข้าร่วมการประชุม แต่เพียงเพื่อยืนยันรายละเอียด - เราจะพบกันที่ร้านกาแฟของ Roy ที่มุมที่ 6 และ Wilson ถัดไปวันพฤหัสบดีที่ 8 เวลา 15.00 น. ถูกต้องหรือไม่

ปลาย

• หากสถานที่ประชุมไม่ได้อยู่ในสำนักงานของคุณหรือในสำนักงานของผู้จัดการประชุมให้ชี้แจงตำแหน่งที่แน่นอนในการตอบกลับของคุณโดยการสังเกตถนนข้ามถนนและอาจเป็นที่อยู่ที่แน่นอนที่คุณจะพบ โปรดทราบว่าร้านกาแฟและร้านอาหารโซ่ขนาดใหญ่อาจมีหลายแห่งในพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ขนาดเล็กหรือแม้แต่บนถนนสายเดียวกัน

แจ้งความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น

หากมีความเป็นไปได้ที่คุณจะไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ให้เอ่ยถึงสิ่งนี้หลังจากคุณยืนยันแผนการเข้าร่วมแล้ว ไม่เพียงเป็นสิ่งที่ต้องทำอย่างสุภาพเท่านั้น แต่ยังให้ข้อมูลผู้วางแผนการประชุมที่สามารถช่วยให้เธอตัดสินใจได้ว่าจะกำหนดเวลาการประชุมอีกครั้งหรือไม่เมื่อทุกคนมั่นใจว่าสามารถเข้าร่วมได้ คุณยังสามารถเสนอทางเลือกให้กับการเข้าร่วมด้วยตนเองเช่นการใช้ซอฟต์แวร์การประชุมทางโทรศัพท์เพื่อเข้าร่วมการประชุมจากระยะไกล

ตัวอย่าง:

แผนของฉันคือการประชุม แต่มีความเป็นไปได้เล็กน้อยที่ฉันอาจต้องยกเลิกเนื่องจากสถานการณ์ครอบครัว หากฉันต้องการยกเลิกฉันจะแจ้งให้คุณทราบโดยเร็วที่สุด หากคุณคิดว่าเป็นเรื่องที่ชาญฉลาดกว่าที่ฉันจะจัดตารางเวลาใหม่แทนโปรดแจ้งให้เราทราบทันทีที่สะดวกสำหรับคุณ .. อีกทางเลือกหนึ่งฉันอาจเข้าร่วมผ่าน Skype แจ้งให้เราทราบสิ่งที่คุณคิด.

ขอคำชี้แจง

หากคุณมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับการประชุมรวมถึงพวกเขาในการตอบกลับของคุณ ข้อกังวลทั่วไป ได้แก่ :

• สถานที่ประชุม

• คาดหวังความยาวของการประชุม

• ปัญหาที่จอดรถ

• ขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยอาคาร

• การนำเพื่อนร่วมงานหรือผู้ช่วยมาด้วย

• บ้านพักคนพิการ

• ตัวเลือกเทคโนโลยีการนำเสนอเช่นหน้าจอขนาดใหญ่หรือความสามารถในการประชุมทางโทรศัพท์

ปลาย

• ก่อนที่คุณจะกดปุ่ม "ส่ง" ให้ตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าคุณกำลังตอบกลับใคร นอกจากผู้ส่งขอให้คุณตอบกลับทุกคนที่ถูกคัดลอกบนเมลโดยเฉพาะตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตอบกลับของคุณไปยังผู้ส่งและผู้จัดร่วมเท่านั้นหากมี