วิธีที่ดีที่สุดในการติดตามการใช้น้ำมันเชื้อเพลิงใน บริษัท ขนาดเล็ก

เอกสารจากการจ่ายค่าใช้จ่ายสามารถออกจากมือได้อย่างง่ายดายแม้กับพนักงานขนาดเล็ก ด้วยรายงานสะสมไมล์เช่นเดียวกับค่าใช้จ่ายใด ๆ ควรมีการเก็บบันทึกอย่างระมัดระวัง การมีระบบที่ถูกต้องสามารถช่วยให้สิ่งต่าง ๆ ทำงานได้อย่างราบรื่นและช่วยให้คุณปวดหัวใหญ่

ปากกาและกระดาษ

จัดทำบันทึกการใช้ไมล์สะสมปากกาและกระดาษและกระตุ้นให้พนักงานใช้บันทึกทุกครั้งที่อยู่ในรถ รายการควรรวมถึงวันที่ของการเดินทางการอ่านมาตรวัดระยะทางปลายทางและวัตถุประสงค์ คุณอาจรวมพื้นที่สำหรับข้อมูลเฉพาะแผนกหรือรหัสต้นทุน

กำลังรวบรวมบันทึก

เลือกวันหรือเวลาในการเก็บบันทึกการสะสมไมล์และสอดคล้องกับการเก็บบันทึก คุณอาจต้องการให้พวกเขาไม่กี่วันก่อนวันจ่ายเงินเดือนเพื่อให้คุณสามารถรวมการชำระเงินคืนแทนการล่าช้า ยังให้เวลาหนึ่งวันสำหรับการรายงานพิเศษที่จะหยดบางครั้งคนป่วยหรือยุ่งและลืม การส่งอีเมลเตือนความจำในแต่ละครั้งที่ถึงกำหนดจะช่วยให้หลีกเลี่ยงปัญหาต่างๆได้

บันทึกดิจิตอล

เก็บบันทึกดิจิตอลของบันทึกการสะสมไมล์หากเป็นไปได้เพื่อช่วยตัวคุณเองในการรวบรวมบันทึกกระดาษ คุณอาจมีโปรแกรมการบันทึกบัญชีหรือโปรแกรมบัญชีที่สามารถจัดการบันทึกระยะทางได้เช่นกัน หากไม่มีสเปรดชีตที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ควรใช้วิธีเดียวกัน คุณอาจต้องการรวมระยะทางทั้งหมดต่อพนักงานในแต่ละสัปดาห์เพื่อให้ง่ายขึ้น ใช้เพื่อติดตามการใช้จ่ายทั้งหมดและดูว่ามีการเปลี่ยนแปลงอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไปซึ่งอาจส่งผลต่อการจัดทำงบประมาณ

ก้อนผลรวม

เมื่อคุณบันทึกข้อมูลเพื่อให้พนักงานได้รับการคืนเงินอย่างถูกต้องให้วางไฟล์ลงในโฟลเดอร์เพื่อรวบรวมรายงานระยะทางเข้าด้วยกัน คุณยังสามารถสร้างส่วนในโฟลเดอร์พนักงานแต่ละรายการสำหรับรายงานค่าใช้จ่าย เก็บไว้ในลำดับย้อนกลับเพื่อให้มีข้อมูลล่าสุดอยู่ด้านบน