ข้อกำหนดด้านเอกสารสำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจด้วย IRS

ในขณะที่ Internal Revenue Service ต้องการให้ธุรกิจของคุณส่งเฉพาะเอกสารบางส่วนเท่านั้นเช่น 1, 099 แบบฟอร์มเอกสารที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญหากธุรกิจของคุณต้องเผชิญกับการตรวจสอบภาษี นอกจากว่าคุณมีบันทึกย่อและใบเสร็จรับเงินที่เพียงพอในการบันทึกค่าใช้จ่ายทางธุรกิจแต่ละรายการที่คุณหักจากการคืนภาษีที่ผ่านมากรมสรรพากรอาจพบว่าคุณต้องรับผิดชอบภาษีย้อนหลังนอกเหนือจากค่าปรับและดอกเบี้ยที่หนักหน่วง

หลักฐานการถ่ายภาพ

ในการเรียกร้องการหักเงินสำหรับสำนักงานที่บ้านคุณต้องอุทิศพื้นที่สำนักงานของคุณเพียงเพื่อวัตถุประสงค์ในการทำงาน จำนวนค่าเช่าหรือการจำนองค่าสาธารณูปโภคและแม้กระทั่งค่าโทรศัพท์ของคุณมีความสัมพันธ์โดยตรงกับพื้นที่เป็นตารางฟุตของพื้นที่เฉพาะนี้ นิตยสาร Bonnie Lee ของผู้ประกอบการแนะนำให้ถ่ายรูปวันที่ของพื้นที่สำนักงานที่บ้านของคุณเพื่อป้องกันในกรณีที่มีการตรวจสอบโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากตำแหน่งหรือพื้นที่สำนักงานของคุณเปลี่ยนไปตามกาลเวลา ในบางกรณีวิดีโอของคนที่วัดพื้นที่สามารถกำจัดความจำเป็นในการเยี่ยมชมบ้านในระหว่างการตรวจสอบ

รูปถ่ายของสินทรัพย์หรือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องที่คุณไม่มีใบเสร็จเช่นตู้หนังสือที่นำมาใช้ใหม่ที่คุณใช้ในสำนักงานที่บ้านของคุณก็มีประโยชน์เช่นกัน

การรักษาบันทึกระยะยาว

กรมสรรพากรสามารถตรวจสอบผลตอบแทนจากปีที่ผ่านมาดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญในการเก็บบันทึกเก่า ในการให้สัมภาษณ์กับนิตยสาร Inc. บริษัท บัญชี Hirsch & Silberstein แนะนำให้เก็บใบเสร็จรับเงินเช็คที่ถูกยกเลิกและใบแจ้งยอดธนาคารทั้งหมดเป็นเวลาอย่างน้อยเจ็ดปี เก็บบันทึกอสังหาริมทรัพย์และสำเนาของการคืนภาษีทุกครั้งก่อนหน้าไม่ว่าจะอายุเท่าไหร่

เอกสารพนักงาน

ตาม IRS คุณจะต้องให้พนักงานทุกคนกรอกแบบฟอร์ม I-9: การตรวจสอบคุณสมบัติการมีงานทำ คุณต้องมีพนักงานกรอกแบบฟอร์ม W-4: หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายของพนักงานเพื่อคำนวณจำนวนเงินที่จะหักจากเช็คเงินเดือนของพวกเขา ผู้รับจ้างอิสระและคนงานเป็นครั้งคราวอื่น ๆ ควรกรอกแบบฟอร์ม W-9: ขอหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและการรับรอง เก็บสำเนาต้นฉบับของแบบฟอร์มเหล่านี้ทั้งหมดอย่างไม่มีกำหนด

หากคุณมีพนักงานธุรกิจของคุณจะต้องยื่นแบบฟอร์ม W-2: ค่าจ้างและงบภาษีกับ IRS และแจกจ่ายสำเนาให้กับพนักงานและสำนักงานประกันสังคมภายในวันที่ 31 มกราคมของทุกปี หากคุณว่าจ้างผู้รับเหมาอิสระรายใดคุณต้องยื่นแบบฟอร์ม 1, 099-MISC กับ IRS และส่งสำเนาให้กับผู้รับเหมาภายในวันที่ 31 มกราคมของทุกปี

ใบเสร็จรับเงินสำหรับการซื้อและค่าใช้จ่าย

IRS Publication 583 จัดทำรายการซื้อและค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่กระตุ้นให้เจ้าของธุรกิจเก็บรักษาบันทึก ไม่จำเป็นต้องใช้วิธีการเก็บบันทึก แต่คุณควรมีเอกสารเพียงพอในการตรวจสอบค่าใช้จ่ายหรือการซื้อที่คุณอ้างสิทธิ์ในการคืนภาษีของคุณนอกเหนือจากการตรวจสอบรายได้ทางธุรกิจทั้งหมด จัดระเบียบใบเสร็จรับเงินตามปีงบประมาณและหมวดหมู่เพื่อการอ้างอิงในอนาคตได้ง่าย