หน้าที่ของพนักงานต้อนรับส่วนหน้า

การจ้างพนักงานต้อนรับส่วนหน้าเพื่อทำหน้าที่เป็นใบหน้าของ บริษัท ของคุณเริ่มต้นด้วยรายละเอียดของงานที่ร่างไว้อย่างดีโดยสรุปหน้าที่ของตำแหน่ง รวมไว้ในคำบรรยายลักษณะงานความรับผิดชอบทั่วไปที่พนักงานต้อนรับต้องการ แต่อย่าลังเลที่จะเพิ่มหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณเช่นการจัดการงานเอกสารเบื้องต้นให้สมบูรณ์เมื่อลูกค้าใหม่เข้ามาครั้งแรก ตราบใดที่รายละเอียดของงานมีความชัดเจนตรงไปตรงมาและผูกมัดหน้าที่ในการจ่ายค่าจ้างที่เป็นธรรมมันสามารถช่วยให้คุณค้นหาคนที่สมบูรณ์แบบสำหรับงาน

อวยพรผู้เยี่ยมชม

หนึ่งในหน้าที่ขั้นพื้นฐานของพนักงานต้อนรับส่วนหน้าคือการต้อนรับแขก พนักงานต้อนรับเป็นคนแรกและบางครั้งเท่านั้นผู้เยี่ยมชมร้านค้าหรือสำนักงานของคุณอาจพบ แม้ว่านี่จะเป็นบทบาทในระดับเริ่มต้น แต่พนักงานต้อนรับที่ประสบความสำเร็จจะต้องเป็นทั้งผู้สื่อสารที่ดีเยี่ยมและผู้ดูแลระบบที่แข็งแกร่งโดยมีปฏิสัมพันธ์กับบุคคลในระดับโน้มน้าวใจและเป็นมืออาชีพ

เมื่อแขกมาถึงพนักงานต้อนรับควรต้อนรับพวกเขาอย่างอบอุ่นบางครั้งก็สวมเสื้อโค้ทจัดเครื่องดื่มและตอบคำถามพื้นฐานเกี่ยวกับธุรกิจเช่นเวลาทำการ พนักงานต้อนรับควรให้ความรู้เพียงพอที่จะให้คำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการที่ บริษัท ของคุณนำเสนอ

นอกจากการทักทายแบบตัวต่อตัวพนักงานต้อนรับส่วนหน้ายังรับผิดชอบในการตอบรับสายเรียกเข้าทั้งหมด ขึ้นอยู่กับขนาดของ บริษัท ของคุณพนักงานต้อนรับควรมีประสบการณ์ในระบบโทรศัพท์ของคุณเพื่อทำงานนี้ให้สำเร็จ คัดกรองการโทรตามที่ร้องขอพนักงานต้อนรับจะโอนสายไปยังผู้รับที่เหมาะสมรับและส่งข้อความตามที่ต้องการ

กระจายจดหมาย

ในบาง บริษัท พนักงานต้อนรับส่วนหน้าดูแลการกระจายจดหมายขาเข้าและขาออก เมื่อมาถึงจดหมายพนักงานต้อนรับจะเรียงลำดับกำจัดอีเมลขยะและระบุชิ้นส่วนที่มีลำดับความสำคัญสูงสุด อีเมลได้รับการแจกจ่ายตามนโยบายของ บริษัท พนักงานต้อนรับส่วนหน้าอาจส่งมอบชิ้นส่วนของจดหมายแต่ละฉบับโดยตรงให้ผู้รับหรือวางพัสดุลงในช่องใส่จดหมายระหว่างสำนักงานที่เหมาะสม พนักงานต้อนรับยังส่งสัญญาณสำหรับแพ็คเกจสำคัญหรือค้างคืนเมื่อมาถึง

พนักงานต้อนรับส่วนหน้าจัดเตรียมจดหมายขาออกเพื่อรับของโดยบริการไปรษณีย์หรือบริการจัดส่งข้ามคืน หากบุคคลหรือธุรกิจต้องการเอกสารอย่างเร่งด่วนพนักงานต้อนรับจะติดต่อบริการผู้ส่งสารและให้คำแนะนำที่จำเป็นทั้งหมด

งานธุรการ

พนักงานต้อนรับส่วนหน้าอาจทำหน้าที่ธุรการหลายอย่างรวมถึงการเขียนจดหมายการเตรียมสเปรดชีตการเงินและการสร้างงานนำเสนอ การจัดการปฏิทินของสมาชิกในทีมอาวุโสและการเตรียมการเดินทางธุรกิจอาจตกอยู่ภายใต้ขอบเขตของพนักงานต้อนรับส่วนหน้าในธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดกลาง พนักงานต้อนรับส่วนหน้าจะมีค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงานการยื่นเอกสารการถ่ายเอกสารและการส่งและรับแฟกซ์ ในบางกรณีคนที่อยู่ข้างหน้าอาจทำงานการทำบัญชีเล็กน้อย