วิธีเขียนบันทึกการย้าย บริษัท

บริษัท ของคุณกำลังเคลื่อนไหวและตอนนี้คุณต้องกระจายคำให้กับพนักงานของคุณ การเขียนบันทึกเป็นวิธีที่ดีในการสื่อสารกระดานข่าวนี้ตราบใดที่คุณใส่“ ใบหน้า” ที่ถูกต้องลงบนข้อความ กล่าวอีกนัยหนึ่งแม้ว่าคุณจะย้ายจากห้องพักขนาดใหญ่ไปยังห้องชุดขนาดเล็กงานของคุณคือการสื่อสารแง่บวกและการมองโลกในแง่ดีสำหรับอนาคต นี่ไม่ได้เป็นการบอกว่าคุณควรเหลวไหลข้อเท็จจริง; การทำเช่นนั้นอาจเป็นอันตรายต่อความน่าเชื่อถือของคุณ แต่พึงระลึกไว้เสมอว่าพนักงานมักจะอ่านเอกสารของ บริษัท อย่างละเอียดถี่ถ้วนหากไม่ตรวจสอบพวกเขาดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าบันทึกของคุณเป็นข้อมูลเชิงข้อเท็จจริงและเป็นจังหวะ

1

เลือกแบบอักษรที่สามารถอ่านได้และเป็นมืออาชีพสำหรับบันทึกของคุณเช่น Arial, Verdana หรือ Times New Roman

2

เขียนหัวข้อสี่ส่วนของบันทึกของคุณ:“ ถึง:”“ จาก”“ วันที่” และ“ หัวเรื่อง” แต่ละเส้นแยกกัน เนื่องจากข้อมูลที่อยู่ในนั้นไม่มีข้อสงสัยส่งผลกระทบต่อพนักงานทุกคนให้เขียน“ พนักงานทุกคน” หลังจากบรรทัด“ ถึง”

3

เตรียมจดบันทึกสี่ย่อหน้าเป็นอย่างมาก ตามกฎแล้วบันทึกจะต้องไม่เกินหนึ่งหน้า อุทิศย่อหน้าแรกเพื่อแนะนำหัวข้อ: การย้ายตัวเอง ตัวอย่างเช่นคุณอาจพูดว่า:“ อย่างที่คุณอาจทราบว่า บริษัท ABC สนใจที่จะย้ายไปยังพื้นที่สำนักงานขนาดเล็กในบางเวลาโดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากการชะลอตัวของเศรษฐกิจได้กระตุ้นให้เราหาวิธีลดต้นทุนการดำเนินงาน”

4

อุทิศย่อหน้าที่สองให้กับข้อมูลเกี่ยวกับการย้ายการคาดการณ์รายละเอียดที่พนักงานมักจะสนใจและสิ่งที่จะส่งผลต่อชีวิตการทำงานของพวกเขามากที่สุด ตัวอย่างเช่นคุณอาจพูดว่า:“ เรายินดีที่จะรายงานว่าเราพบสำนักงานหลายแห่งที่ 123 Commerce Blvd. ซึ่งอยู่ห่างจากอาคารของเราเพียงสามช่วงตึก เราคาดว่าการย้ายจะดำเนินการเป็นระยะเริ่มตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคมมันควรจะแล้วเสร็จไม่เกินวันที่ 31 กรกฎาคมขณะนี้เรากำลังทำงานอย่างจริงจังในตารางการย้ายและจะแจ้งให้คุณทราบทันทีเมื่อรายละเอียดเสร็จสิ้น”

5

เชิญพนักงานให้ดูชุดสำนักงานใหม่ถ้าเป็นไปได้ ท่าทางนี้ควรจะช่วยบรรเทาความกลัวและความวิตกกังวลตามธรรมชาติของประชาชนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง ในย่อหน้าที่สามของบันทึกช่วยจำคุณอาจพูดเช่น:“ ในระหว่างนี้เราขอแนะนำให้คุณเข้าร่วมการเฉลิมฉลองแบบเปิดบ้านที่สำนักงานใหม่ซึ่งจะจัดขึ้นในวันศุกร์ที่ 22 มิถุนายนและวันศุกร์, 29, จาก 5 ถึง 20 น. อาหารว่าง, เครื่องดื่มและเบียร์และไวน์จะได้รับ”

6

ปิดบันทึกช่วยจำที่เป็นบวกมองการณ์ไกลเตือนพนักงานอย่างละเอียดว่าการเปลี่ยนแปลงนี้เป็นสิ่งที่ไม่สามารถเจรจาต่อรองได้:“ เราตระหนักดีว่าการเปลี่ยนแปลงอาจเป็นเรื่องยากและพนักงานได้สร้างสิ่งที่แนบมากับที่ทำงาน คาดว่าจะเป็นเช่นนี้ อย่างไรก็ตามเราเชื่อมั่นว่ามาตรการประหยัดค่าใช้จ่ายนี้จะป้องกันไม่ให้เราต้องทำการลดความรุนแรงเช่นการบริการและการจัดพนักงาน นี่คือเหตุผลที่ฉันมั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงนี้จะส่งสัญญาณการเริ่มต้นของบทใหม่และมีชีวิตชีวาสำหรับ บริษัท ABC และรักษาความปลอดภัยในระยะยาวของพนักงานที่ทุ่มเทและมีคุณค่า”

7

เซ็นชื่อย่อของคุณหลังจากบรรทัด“ จาก”; บันทึกช่วยจำมักจะไม่มีลายเซ็นเต็ม

8

ขอการอนุมัติบันทึกช่วยจำของคุณจากหน่วยงานที่เหมาะสม อย่างน้อยที่สุดขอให้เพื่อนร่วมงานที่เชื่อถือได้ตรวจสอบบันทึกช่วยจำของคุณสำหรับเนื้อหาและโทนเสียงและการสะกดคำและไวยากรณ์

9

แจกจ่ายบันทึกช่วยจำผ่านช่องทางปกติของ บริษัท บริษัท บางแห่งโพสต์บันทึกช่วยจำในสถานที่ที่พนักงานรวมตัวกันเช่นห้องอาหารกลางวัน เนื่องจากบันทึกนี้มีข้อมูลที่สำคัญคุณอาจต้องการทำสำเนาในกล่องจดหมายของพนักงานแต่ละคนหรือ paycheck ด้วย

เคล็ดลับ

• มันปลอดภัยที่จะสมมติว่าการประกาศของคุณจะไม่เกิดขึ้นกับพนักงาน ท้ายที่สุดแล้วพนักงานใน บริษัท หลายแห่งมีแนวโน้มที่จะนินทาและเผยแพร่ข้อมูลทั้งที่ถูกต้องและไม่ถูกต้อง นี่เป็นอีกสาเหตุหนึ่งที่ทำให้คุณต้อง“ หมุน” บวกกับการประกาศ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รักษาสัญญาที่คุณทำไว้ในบันทึกช่วยจำเช่นการทำให้พนักงานรับทราบรายละเอียดการย้ายที่ทันสมัย
• หากงบประมาณของคุณอนุญาตให้พิมพ์และแจกจ่ายเสื้อยืด“ บริษัท ABC ในการย้าย” ให้กับพนักงาน มันเป็นการประชาสัมพันธ์ที่ดีและจะช่วยสร้างความตื่นเต้นให้กับการเคลื่อนไหว