การเขียนการสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

หากคุณเคยได้รับบันทึกที่เต็มไปด้วยการพิมพ์ผิดและผิดพลาดทางไวยากรณ์คุณอาจมีแนวโน้มที่จะลดข้อความในบันทึก หรือถ้าบันทึกนั้นยาวเกินไปและไม่จัดเค้าร่างงานในแบบที่เหมาะสมและชัดเจนคุณจะสับสนกับสิ่งที่คุณและเพื่อนร่วมทีมคาดหวังไว้ การเขียนเชิงธุรกิจที่มีประสิทธิภาพมีความสำคัญเทียบเท่ากับการสื่อสารด้วยวาจาและอาจส่งผลต่อผลผลิตและผลกำไร

รู้จักผู้ชมของคุณ

เอกสารรายละเอียดแบบเป็นขั้นเป็นตอนสำหรับแผนโครงการจะถูกเขียนแตกต่างจากจดหมายขายที่ส่งทางไปรษณีย์ไปยังรายการของกลุ่มเป้าหมาย กุญแจดอกแรกในการเขียนธุรกิจที่ประสบความสำเร็จคือการรู้จักกลุ่มเป้าหมายของคุณ สิ่งนี้ไม่เพียงส่งผลต่อคำที่แท้จริงที่คุณจะใช้ แต่ยังรวมถึงน้ำเสียงของสิ่งที่คุณเขียนด้วย น้ำเสียงของแผนรายละเอียดจะกระชับตรรกะและต่อจุด จดหมายการขายจะมีความรู้สึกเชิงอารมณ์และโน้มน้าวใจมากขึ้น

รูปแบบ

ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำและสเปรดชีตทำให้รูปแบบการเขียนมีให้เลือกมากมายสำหรับนักเขียนธุรกิจ การเลือกรูปแบบมีความสำคัญและสามารถช่วยให้คุณสื่อสารข้อความได้ดีขึ้น แผนการของโครงการส่วนใหญ่จะมีการสื่อสารอย่างน้อยส่วนหนึ่งโดยใช้สเปรดชีตในขณะที่จดหมายการขายมักจะไม่เกินหน้าหนึ่งและวางไว้บนหัวจดหมายของ บริษัท

องค์ประกอบและสไตล์

เมื่อคุณเริ่มเขียนมีการพิจารณาองค์ประกอบและสไตล์ที่ช่วยให้กระบวนการ การสร้างโครงร่าง - มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณกำลังเขียนเอกสารยาว ๆ - ช่วยแบ่งงานของคุณออกเป็นส่วนข้อมูลที่จัดการได้ซึ่งผู้อ่านของคุณสามารถอ่านได้ในท้ายที่สุด ใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายสำหรับทุกคนที่อ่านบทความของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าธีมหลักของคุณไม่สูญหายไปในวาทศาสตร์ของคุณ ทุกสิ่งที่คุณเขียนควรสนับสนุนธีมหลักเพื่อให้ข้อความของคุณไม่สูญหาย

เอกสารที่เป็นมิตรกับผู้อ่าน

ย่อหน้าสั้น ๆ สื่อสารได้ดีกว่าอีกต่อไปและส่วนหัวจำเป็นต้องดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน การเพิ่มกราฟและแผนภูมิให้ง่ายขึ้นอีกครั้งด้วยซอฟต์แวร์ในปัจจุบันแบ่งข้อความและเพิ่มความเข้าใจ

ดูไวยากรณ์ของคุณ

ไม่มีอะไรที่ดูไม่เป็นมืออาชีพมากกว่าเอกสารที่มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการสะกดผิด แม้จะมีการสะกดคำและการตรวจสอบไวยากรณ์ในโปรแกรมซอฟต์แวร์ของวันนี้มันเป็นเรื่องง่ายที่จะมีข้อผิดพลาดในเอกสารที่เบี่ยงเบนความสนใจจากข้อความของเอกสาร ให้แน่ใจว่าคุณอ่านสิ่งที่คุณเขียนจากมุมมองของผู้อ่านและทำให้แน่ใจว่าเป็นจดหมายที่สมบูรณ์แบบ ตรวจสอบความกำกวมเช่นกัน ชัดเจนภาษาตรงช่วยให้มั่นใจว่าข้อความของคุณจะถูกเข้าใจ