วิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในองค์กร

ในฐานะกลุ่มเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กเป็นที่รู้จักในฐานะนักพูดที่ยอดเยี่ยม โดยปกติแล้วพวกเขามีจำนวนมากที่จะพูดคุยเกี่ยวกับ - ผลิตภัณฑ์หรือบริการที่แสดงถึงความหลงใหลในชีวิตของพวกเขาเช่นเดียวกับธุรกิจของพวกเขา ทว่า“ ของขวัญสำหรับคนพูดเกินจริง” ก็ไม่ได้แปลว่าเป็นการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ในทำนองเดียวกันการได้ยินที่แตกต่างจากการฟังและการอ่านไม่ได้รับประกันความเข้าใจเพียงแค่การพูดคุยไม่ได้ส่งผลให้เกิดการสื่อสารที่มีประโยชน์เสมอไป และไม่ว่าเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจะจัดการพนักงาน 10 คนหรือ 100 คนเขาสามารถฝากธนาคารไว้ได้อย่างแน่นอน: เขาจะได้รับการคาดหวังว่าจะสื่อสารข้อมูลอย่างชัดเจนและมีเมตตาทุกวัน

มากกว่าความฉลาดทางความพึงพอใจของเขาขึ้นอยู่กับความถนัดนี้ อนาคตของธุรกิจของเขาอาจขึ้นอยู่กับมันเช่นกัน - อย่างน้อยถ้าคุณเชื่อว่าการเติบโตของธุรกิจเชื่อมโยงกับความพึงพอใจและแรงจูงใจของพนักงาน

นี่คือเหตุผลที่เหมาะสมสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการฝึกฝนทักษะและทบทวน:

• ความต้องการการสื่อสารขั้นพื้นฐานของธุรกิจขนาดเล็ก
• วิธีการสื่อสารที่แตกต่างกัน
• ควรสื่อสารข้อมูลกับพนักงานอย่างไร กลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพของการสื่อสารในองค์กร ค่าใช้จ่ายในการเพิกเฉยต่อการสื่อสารขององค์กร

การสื่อสารขององค์กรมีความต้องการอะไร?

ก่อนถึงวันเปิดตัวเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กต้องเผชิญกับปัญหามากมายที่ทดสอบทักษะการสื่อสารของพวกเขา (และความอดทน) พวกเขาจะต้องตั้งค่าสาธารณูปโภคเช่นโทรศัพท์ไฟฟ้าและบริการอินเทอร์เน็ต พวกเขาจะต้องสั่งซื้อเครื่องใช้สำนักงานและเจรจากำหนดการส่งมอบ พวกเขาจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนการตลาดของพวกเขามีความเหมาะสมและมีระบบบัญชีอยู่ และแน่นอนว่าพวกเขาจะต้องโฆษณาสัมภาษณ์และจ้างคนที่จะทำงานเคียงข้างกับพวกเขาขณะที่พวกเขาเริ่มธุรกิจใหม่

การเผชิญหน้าทั้งหมดเหล่านี้ให้แนวทางปฏิบัติที่ดีสำหรับประเภทของการสื่อสารที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจะต้องรับผิดชอบหลังจากเปิดตัว ปัญหาจะอยู่ในช่วงตั้งแต่เล็กน้อย (“ ใครทิ้งโซดาในช่องแช่แข็งที่ระเบิดข้ามคืน?”) ไปจนถึงสิ่งสำคัญอย่างมหาศาล (“ คู่แข่งรายใหม่เพิ่งย้ายเข้าไปอยู่ในบล็อกนี่คือวิธีที่เราจะตอบสนอง”)

วัตถุประสงค์ของการสื่อสารภายในนี้โดยทั่วไปจะอยู่ในหมวดหมู่ต่อไปนี้หนึ่งหมวดหมู่ขึ้นไป:

• หากต้องการแจ้งให้ทราบโดยทั่วไปแล้วรูปแบบของการสื่อสารทางธุรกิจ โดยทั่วไปแล้วพนักงานที่มีข้อมูลดีจะทำงานได้ดีขึ้นตราบใดที่ข้อมูลที่พวกเขาได้รับนั้นถูกต้องมีความหมายและเป็นประโยชน์ * เพื่อให้คำแนะนำบ่อยครั้งในรูปแบบของคำแนะนำและการฝึกอบรม
• เพื่อให้คำแนะนำความคิดเห็นและความคิดเห็นคุณภาพที่สามารถปิดสถานะของเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กในฐานะผู้นำทางความคิดที่เชื่อถือได้ * เพื่อโน้มน้าวใจและนึกคิดในลักษณะที่เป็นการชี้นำอย่างอ่อนโยนมากกว่าการบีบบังคับ

• เพื่อกระตุ้น -

  เมื่อการสื่อสารเป็นแรงบันดาลใจก็สามารถทำสิ่งมหัศจรรย์ในการสร้างและประสานความภักดีของพนักงาน เพื่อให้ข้อเสนอแนะโดยเฉพาะอย่างยิ่งในเป้าหมายประสิทธิภาพ เพื่อควบคุมกระบวนการหรือผลลัพธ์ซึ่งอาจฟังดูน่ากลัวจนกว่าคุณจะคิดถึงความเป็นไปได้ พนักงานในธุรกิจใด ๆ ต้องปฏิบัติตามนโยบายขั้นตอนหรือโพรโทคอลบางอย่าง ด้วยวิธีนี้การควบคุมกระบวนการหรือผลลัพธ์สามารถช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นและไม่มีการหยุดชะงัก

วิธีการสื่อสารที่แตกต่างกันคืออะไร?

แม้ว่าคุณจะไม่สามารถเปิดแผนการสื่อสารการตลาดรายเดือนของคุณได้ แต่คุณก็อาจได้รับผลกระทบจากกลยุทธ์ทางการตลาดที่หลากหลายของคุณ เป็นไปตามที่ควรจะเป็นโดยเฉพาะในวันแรกของธุรกิจ

หากคุณกังวลเกี่ยวกับการติดตามพวกเขาทั้งหมดมันจะเป็นข่าวดีโดยเฉพาะอย่างยิ่งว่าการสื่อสารภายในนั้นเป็นวิธีการที่แตกต่างกันสองวิธี: การเขียนและการพูด

นี่อาจฟังดูง่ายพอ แต่ก็คุ้มค่าที่จะพิจารณาความเป็นไปได้ที่ทั้งสองวิธีเสนอ:

• การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรรวมถึงอีเมลจดหมายบันทึกข้อเสนอจดหมายคู่มือการฝึกอบรมนโยบายและสื่อโซเชียล * การสื่อสารด้วยวาจาประกอบด้วยการสื่อสารแบบตัวต่อตัวทั้งแบบตัวต่อตัวและเป็นกลุ่มและหลายช่องทางโทรศัพท์และเครื่องมือการประชุมทางไกล

แม้แต่วิธีการสื่อสารสองวิธีก็สามารถให้ความคิดแก่คุณได้ คุณรู้ได้อย่างไรว่าต้องพึ่งพาวิธีใด มันจะขึ้นอยู่กับสถานการณ์ แต่การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรอาจเหมาะสมกว่าเมื่อ:

• ความคิดเห็นทันทีไม่จำเป็น
• ข้อความมีรายละเอียดสูงหรือซับซ้อน (หมายถึงอาจอ่านได้หลายครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าเข้าใจ) ผู้รับไม่สามารถเข้าถึงได้ชั่วคราว บันทึกถาวรของข้อความเป็นที่พึงปรารถนา

การสื่อสารด้วยวาจาอาจเป็นทางเลือกที่ดีกว่าหาก:

• ข้อความเป็นเรื่องเร่งด่วนหรือทันเวลา จำเป็นต้องมีการโต้ตอบหรือตอบกลับทันที ข้อความนั้นเรียบง่ายและตรงไปตรงมา
• ไม่ต้องการบันทึกถาวร

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กบางรายจะเพิ่มวิธีที่สามและบ่อยครั้งที่มีประสิทธิภาพเท่ากันนั่นคือการสื่อสารอวัจนภาษา นี่เป็นประเด็นที่ถูกต้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากการศึกษาด้านการสื่อสารแสดงให้เห็นว่าผู้คนประเมินข้อความทางวาจามากพอ ๆ กับเนื้อหาที่มีการสื่อสารผ่านสัญญาณต่างๆเช่นน้ำเสียงการสบตาการแสดงออกทางสีหน้าภาษากายและท่าทาง

องค์กรควรสื่อสารข้อมูลกับพนักงานอย่างไร

หากคุณถามคุณมีแนวโน้มที่จะได้รับข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์มากมายเกี่ยวกับรูปแบบการจัดส่งของคุณ แต่ไม่มีพนักงานคนใดที่สามารถทำผิดวิธีการสื่อสารของคุณได้หากคุณทำตามหลักการบางประการ:

• ทันเวลา พยายามอย่างดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานได้ยินข่าวและข้อมูลจากคุณไม่ใช่บุคคลที่สาม หากข้อมูลนั้นเป็นความลับให้พูดเช่นนั้น ผู้คนรู้จักเชื่อถือได้ด้วยข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ในความเป็นจริงพวกเขามักจะปลื้มกับการขยายความเชื่อมั่น พวกเขามักจะนินทาและเผยแพร่ข่าวลือใน กรณีที่ไม่มี ข้อมูล ซื่อสัตย์. คุณอาจสมัครหรือไม่สมัครรับแนวคิด "ความโปร่งใส" อาจมีบางครั้งที่คุณไม่สามารถสื่อสารข้อมูลบางอย่างกับพนักงานของคุณหรือไม่ควรหรือไม่ควร แต่ข้อมูลที่คุณส่งจะต้องตรงไปตรงมาเพื่อให้คุณดูว่าน่าเชื่อถือ เป็นจริง ความน่าเชื่อถือของคุณขึ้นอยู่กับคุณภาพของข้อมูลที่คุณให้ด้วย ดังนั้นหากแหล่งข้อมูลของบุคคลที่สามสนับสนุนกรณีของคุณให้ใช้เป็นส่วนสนับสนุน
• จงตั้งใจ พนักงานของคุณไม่ควรถูกทิ้งให้สงสัยว่า“ อะไรคือสิ่งนั้น” ในความเป็นจริงคุณควรมีจุดประสงค์ที่ชัดเจนก่อนที่คุณจะวางแผนเนื้อหาของข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือด้วยวาจา
• มีความชัดเจน ง่ายกว่าฟังดูเพราะความชัดเจนมักมาพร้อมกับการฝึกฝน อัดฉีดช่วงการเรียนรู้ของคุณโดยใช้ภาษาที่เรียบง่ายแม่นยำและหลีกเลี่ยงคำศัพท์ที่ซับซ้อน นี่ไม่ได้เป็นการบอกว่าคุณควร "ลบข้อความ" พนักงานของคุณอาจฉลาดหลักแหลม แต่ถ้าคุณกลัวว่าความคิดหรือแนวคิดอาจสร้างความสับสนให้สำรองข้อมูลด้วยภาพประกอบหรือตัวอย่างเพื่อให้เข้าใจข้อความของคุณ
• มีความยุติธรรมและให้ความเคารพ นำเสนอสถานการณ์ทุกด้านและหลีกเลี่ยงภาษาที่มีอคติเสื่อมเสียและเป็นอันตราย มันอาจช่วยให้จำได้ว่าในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กคุณกำหนดเสียงสำหรับองค์กรของคุณ และหากพนักงานของคุณได้ยินคุณดูถูกคู่แข่งอย่างเปิดเผยพวกเขาอาจรู้สึกว่ามีสิทธิ์ที่จะทำเช่นเดียวกัน
• จงมั่นใจ หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับช่วงเวลาลักษณะหรือเนื้อหาของข้อความให้ทำตามสัญชาตญาณที่ดีกว่าของคุณและให้ความสำคัญกับเรื่องนี้มากขึ้นก่อนที่จะลงมือทำ ผู้คนมักจะหยิบจับความลังเลและความไม่แน่นอนอย่างรวดเร็วและข้อสงสัยดังกล่าวจะส่งผลต่อข้อความของคุณ

ประเภทของการสื่อสารขององค์กรที่มีประสิทธิภาพคืออะไร?

คุณจะไม่ได้เป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหากคุณไม่กระตือรือร้นที่จะแสดงความไม่พอใจในหัวข้อการสื่อสารขององค์กร นอกจากนี้สิ่งที่ดีคือ "ของขวัญสำหรับพูดพร่ำ" ถ้าคุณไม่เต็มใจที่จะผสมสิ่งต่าง ๆ และสร้าง "ค็อกเทล" การสื่อสารของคุณเอง?

โดยปกติคุณจะต้องใช้กลยุทธ์ที่เสริมสไตล์ส่วนตัวและระดับความสบายของคุณ เช่นเดียวกับเจ้าของธุรกิจหลายคนคุณอาจรู้สึกสะดวกสบายที่สุดกับความพยายามแบบดั้งเดิมโดยเฉพาะการเผชิญหน้าแบบเผชิญหน้า แต่เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตและคุณมองหาวิธีที่จะทำให้พนักงานของคุณมีส่วนร่วมมีประสิทธิผลและมีแรงจูงใจกลยุทธ์การพบปะสังสรรค์แปลกใหม่เหล่านี้บางอย่างอาจช่วยคุณได้ดี:

• การประชุมที่เกิดซ้ำด้วยการหมุน ไม่มีอะไรใหม่ (หรือบางคนอาจพูดว่าน่าตื่นเต้น) เกี่ยวกับการประชุม แต่ขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นคนดูแลพวกเขา - และอย่างไร เรียกพวกเขาว่า "เช็คอิน" หากคุณต้องการ แต่ "การพบปะกลุ่ม" เป็นประจำจะทำให้พนักงานมีความรับผิดชอบและมุ่งเน้น หากคุณกังวลเกี่ยวกับระดับความสนใจลดลงให้จัดการประชุม "ลุกขึ้น" ซึ่งทุกคนยังคงยืน (เซสชันอาจสั้นลงด้วย) อีกวิธีหนึ่งคือนั่งเป็นวงกลม หรือกำหนดเวลา "ปัดเศษ" ทุกวันศุกร์โดยแบ่งเป็นชั่วโมงโซเชียลเพื่อจบสัปดาห์ด้วยโน้ตที่มีจังหวะ
• ประตูเปิดและหมุน นโยบายแบบเปิดประตูไม่ได้ทำให้โลกของธุรกิจขนาดเล็กตกต่ำเช่นกัน แต่ลองจินตนาการถึงความประหลาดใจของพนักงานเมื่อคุณย้อนกลับกระบวนทัศน์และเดินผ่านประตู ของพวกเขา และดึงเก้าอี้ขึ้นมาพูดคุยไม่เป็นทางการหรืออย่างอื่น หากคุณต้องการเป็นผู้นำอย่างแท้จริงและต้องการให้พนักงานเดินผ่านประตูของคุณเพื่อพูดคุยกับคุณทำให้ชัดเจนว่าคุณเชื่อว่าประตูเปิดควรแกว่งทั้งสองทาง
• พี่เลี้ยงที่มีความหมาย มันง่ายที่จะมองข้ามขั้นตอนการขึ้นเครื่องโดยรับว่าพนักงานใหม่จะ“ เรียนรู้เมื่อไป” ลดความยุ่งยากในการเรียนรู้ด้วยการมอบหมายผู้ให้คำปรึกษาที่จะทำหน้าที่เป็นทรัพยากรไปสู่พวกเขาเป็นเวลาอย่างน้อยหกเดือน ประโยชน์อื่น ๆ : ผู้ให้คำปรึกษามักให้ความสำคัญกับสถานะ (ล่อลวงการแข่งขันที่มีสุขภาพดีในหมู่เพื่อนของพวกเขา) และมักจะรายงานการวิจารณ์ที่สร้างสรรค์ต่อเจ้านาย (คุณ)

อะไรคือผลของการสื่อสารในองค์กรที่ไม่ดี?

คุณอาจจะเข้าใจว่าการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพต้องใช้เวลา ต้องใช้เวลาที่คุณจะชอบเวลาอาหารกลางวันที่เงียบกว่าการตัดสินการอภิปรายระหว่างทีมงานสองทีม มันต้องใช้เวลาเมื่อคุณต้องการที่จะมุ่งหน้ากลับบ้านในตอนท้ายของวันมากกว่าอิทธิพลในห้องโถงเพื่อส่งเสริมให้พนักงานที่ทำเครื่องหมาย และต้องใช้เวลาที่ทำให้คุณเลื่อนการถอดสายออกจากวันนั้นและเข้านอนแทนที่จะตอบอีเมลดึกอื่น

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพต้องใช้เวลา และ ความพยายามและในขณะที่ที่ทำงานของคุณอาจไม่ได้รับการโหวตให้เป็นหนึ่งใน“ สถานที่ทำงานที่ดีที่สุด” โดยนิตยสารที่มีชื่อเสียง แต่ก็ไม่ควรได้รับผลกระทบด้านลบจากการสื่อสารที่ไม่ดี

• ผลผลิตลดลง พนักงานที่รู้สึกลอยๆไม่ปลดหรือไม่พอใจอาจใช้เวลาทำงานกับเพื่อนร่วมงาน คนอื่นจะหากิจกรรมที่ไม่ทำงานเพื่อดึงดูดความสนใจของพวกเขาในช่วงเวลาทำงาน
• พลาดกำหนดส่ง พนักงานที่ไม่ทราบวิธีการทำงานให้เสร็จจะเป็นการต่อสู้กับมัน * การขาดงานบ่อยขึ้น พนักงานที่ต่อสู้กับอารมณ์เหล่านี้มักจะมีปัญหาในการทำงาน พวกเขาป่วยไม่เป็นไร - รู้สึกไม่ออกจากวง
• มูลค่าการซื้อขายสูง ทุกคนรู้ว่าพนักงานที่ได้รับสิทธิ์ที่รู้สึกราวกับว่าพวกเขาไม่มีเสียงในที่ทำงานตัดสินใจที่จะทำลายสายเสียงของพวกเขาโดยการเลิก
• การบาดเจ็บจากการทำงานจำนวนมากขึ้น ตามที่พนักงานที่เข้าใจผิดหรือไม่รู้เรื่องเกี่ยวกับการปฏิบัติที่เหมาะสมจะทำให้เกิดความผิดพลาดมากขึ้นและมีอุบัติเหตุในที่ทำงานมากขึ้น
• การบริการลูกค้าแย่ ความเชื่อมั่นอีกอย่าง: เกือบทุกอย่างเกี่ยวกับธุรกิจขนาดเล็กมาเต็มวงเริ่มจากเจ้าของย้ายไปที่พนักงานและจบลงด้วยลูกค้า การบริการที่ดีคือผลลัพธ์ที่มีความสุขหรือความเสียหายจากการสื่อสารในองค์กร

เมื่อเทียบกับฉากหลังนี้นวัตกรรมไม่ได้มีโอกาสและธุรกิจของคุณอาจมีความหวังมากมาย อย่างไรก็ตามด้วยความทุ่มเทและการฝึกฝนเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กทุกคนสามารถเรียนรู้ที่จะเป็นนักสื่อสารในที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพ ท้ายที่สุดเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กเป็นมากกว่านักพูดที่ยอดเยี่ยม ในฐานะที่เป็นกลุ่มพวกเขามีความโดดเด่นในฐานะผู้ที่สามารถประสบความสำเร็จเกินความสามารถเช่นกัน