แปดวิธีในการจัดระเบียบชีวิตของคุณด้วย Google เอกสาร

ตั้งแต่ปี 2549 Google ได้ให้บริการการใช้ Google Docs ออนไลน์ฟรีซึ่งเป็นชุดแอปพลิเคชั่นสำนักงานรวมถึงการประมวลผลคำสเปรดชีตภาพกราฟิกเวกเตอร์การนำเสนอและการสร้างแบบฟอร์ม Google ยังให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ฟรีสำหรับ Google เอกสารของคุณ คุณสามารถบันทึกสำเนาแบบอ่านอย่างเดียวแบบออฟไลน์ แต่คุณต้องสร้างและแก้ไขแบบออนไลน์ อย่างไรก็ตามคุณสามารถส่งออก Google เอกสารของคุณเป็นรูปแบบไฟล์เช่น PDF หรือที่ใช้ใน Microsoft Office Google เอกสารสามารถเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการจัดระเบียบสำนักงานและชีวิตของคุณ

การค้นหาการกลั่นกรองและการเรียงลำดับ

แอปพลิเคชันสเปรดชีต Google เอกสารสามารถช่วยคุณวิเคราะห์และจัดการข้อมูล หลังจากสร้างสเปรดชีต Google เอกสารที่แสดงค่าใช้จ่ายของเดือนที่แล้วคุณอาจต้องการค้นหาค่าใช้จ่ายทั้งหมดอย่างรวดเร็วเป็นจำนวน $ 50 หรือมากกว่า ใช้เมาส์เพื่อเน้นคอลัมน์ค่าใช้จ่าย คลิกขวาและเลือก "เรียงลำดับ" หากคุณเลือกตัวเลือก "A ถึง Z" ค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ที่สุดจะอยู่ที่ด้านล่างของรายการที่เรียงลำดับ

จดหมาย

ส่วนหนึ่งของการจัดระเบียบคือการส่งข้อความเครือข่ายเพื่อนร่วมงานและเพื่อนของคุณ ด้วยแอปพลิเคชันประมวลผลคำของ Google เอกสารคุณสามารถจัดรูปแบบและตรวจสอบการสะกดคำของข้อความ นอกจากนี้คุณยังสามารถฝังภาพและส่งออกข้อความของคุณไปยังรูปแบบอื่น ๆ

การร่วมมือ

การจัดระเบียบอาจหมายถึงความสามารถในการแบ่งปันและทำงานร่วมกันในเอกสารกับสมาชิกโครงการอื่น ๆ หน้าหลักของ Google เอกสารมีตัวเลือกการแชร์ ในหน้านั้นให้คลิกช่องทำเครื่องหมายของสเปรดชีตงานนำเสนอหรือแบบฟอร์มที่คุณต้องการแบ่งปันจากนั้นคลิกลิงก์ "แบ่งปัน" บนแถบเครื่องมือของหน้า กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น ทำตามคำแนะนำเพื่อเปิดใช้งานการแชร์

การระดมสมองด้วยสายตา

คนที่มีความคิดสร้างสรรค์จำนวนมากได้รับการจัดระเบียบโดยการวาดภาพหรือแผนภูมิของงานที่พวกเขาต้องทำ แอปพลิเคชั่นการวาดใน Google Docs มีแกลเลอรี่ "รูปร่าง" ที่คุณสามารถใช้เพื่อสร้างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์และผังงาน คุณสามารถใช้เครื่องมือ "Curve" เพื่อช่วยร่างการออกแบบสำหรับผลิตภัณฑ์หรือผังพื้นของบ้าน สีสเก็ตช์ของคุณโดยคลิกที่ไอคอนถังสีบนแถบเครื่องมือ

คอลเลกชัน

คุณลักษณะ "คอลเล็กชัน" ของ Google เอกสารช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบไฟล์ได้ในลักษณะเดียวกับแอปพลิเคชันตัวจัดการไฟล์ Windows Explorer คุณสามารถใช้ Collections เพื่อจัดกลุ่มเอกสารตามหมวดหมู่ สร้างคอลเล็กชันเพื่อเก็บรูปภาพส่วนตัวของคุณทั้งหมด คอลเล็กชันแยกต่างหากอาจเก็บภาพที่จำเป็นสำหรับการทำงานของคุณ ในการสร้างคอลเลกชันให้คลิกที่รายการ "คอลเลกชัน" จากตัวควบคุมแบบเลื่อนลง "สร้างใหม่" ในบานหน้าต่างด้านซ้ายของหน้าหลักของ Google เอกสาร ลากเอกสารจากหน้าจอกลางของหน้าไปยังป้ายกำกับของบานหน้าต่างด้านซ้ายสำหรับคอลเล็กชันใหม่

รายการ

ส่วนหนึ่งของการจัดระเบียบคือการทำรายการงานที่คุณต้องทำ ใช้แอปพลิเคชันสเปรดชีตหรือเอกสารใน Google เอกสารเพื่อสร้างรายการเหล่านี้ ตัวอย่างเช่นใช้สเปรดชีตเพื่อสร้างตารางงานและผู้รับผิดชอบ

การแปลงรูปแบบไฟล์

การจัดระเบียบมักเกี่ยวข้องกับการทำให้ข้อมูลพร้อมใช้งานในรูปแบบที่เข้ากันได้กับสภาพแวดล้อมที่แตกต่างกันที่คุณทำงานตัวอย่างเช่นคุณได้ร่างงานนำเสนอในแอปพลิเคชันการนำเสนอของ Google เอกสาร ใช้ Google เอกสารเพื่อส่งออกสื่อที่คุณสร้างในรูปแบบอื่น สำหรับตัวอย่างการนำเสนอให้คลิกคำสั่ง "ดาวน์โหลดเป็น" ของเมนู "ไฟล์" จากนั้นคลิกตัวเลือก "Powerpoint"

แม่แบบ

เทมเพลตช่วยให้คุณสามารถปรับการทำงานที่ผ่านมาของคนที่ใจกว้างกับงานของคุณเอง ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการจดหมายธุรกิจแบบมืออาชีพและไม่มีความเชี่ยวชาญหรือเวลาในการตั้งค่าให้ใช้แม่แบบ หากคุณไม่เคยทำงบประมาณรายเดือนให้ใช้เทมเพลตการจัดทำงบประมาณสำหรับแอปพลิเคชันสเปรดชีตของ Google เอกสาร เข้าถึงเทมเพลตโดยคลิกที่ลิงค์ "เรียกดูเทมเพลต" ในหน้าแรกของ Google เอกสาร