วิธีที่จะพูดว่า "อย่าพิมพ์อีเมลนี้" ในลายเซ็นของคุณ

บุคคลและกลุ่มใช้การสื่อสารทางอีเมลเพื่อส่งและรับข้อความทางอิเล็กทรอนิกส์ ผู้คนใช้อีเมลเพื่อส่งการสื่อสารอย่างง่าย ๆ ไปให้เพื่อนข้อมูลลับบันทึกการประชุมและรายงาน เมื่อคุณส่งอีเมลไปยังผู้รับ แต่คุณไม่ต้องการให้พิมพ์มีหลายวิธีที่คุณสามารถแสดงได้ในลายเซ็นอีเมลของคุณ

เก็บข้อมูลนี้เป็นความลับ

เมื่อคุณส่งอีเมลที่เป็นความลับคุณอาจขอให้ผู้รับไม่พิมพ์อีเมลเพื่อลดโอกาสที่อีเมลจะตกไปอยู่ในมือผิด ในตอนท้ายของอีเมลในพื้นที่ลายเซ็นเขียนข้อความ“ อีเมลนี้เป็นความลับโปรดหลีกเลี่ยงการพิมพ์”

บันทึกอีเมลนี้

ผู้รับอีเมลมักจะได้รับข้อความอีเมลสำคัญที่มีข้อมูลที่พวกเขาอาจต้องการสำหรับการใช้ในอนาคต แทนที่จะพิมพ์ข้อความอีเมลผู้รับสามารถเก็บถาวรไว้ในโปรแกรมอีเมลของพวกเขา ในพื้นที่ลายเซ็นของอีเมลของคุณคุณสามารถเตือนผู้รับว่าเขาสามารถเก็บถาวรอีเมลโดยการให้ข้อความเช่น "อย่าลืมเก็บอีเมลนี้" หรือ "ในขณะที่ไม่จำเป็นต้องพิมพ์อีเมลนี้คุณสามารถ บันทึกลงในไฟล์เก็บถาวรอีเมลหรือฮาร์ดไดรฟ์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ” หากคุณส่งอีเมลไปยังบุคคลที่ทำงานใน บริษัท เดียวกับคุณคุณอาจมีโปรแกรมอีเมลเดียวกันดังนั้นคุณจึงสามารถให้คำแนะนำสำหรับการเก็บอีเมลได้อย่างรวดเร็ว

ตรวจสอบอินทราเน็ต

หากคุณกำลังส่งอีเมลไปยังเพื่อนร่วมงานและมีข้อมูลเช่นขั้นตอนของ บริษัท ใหม่คำแนะนำสำหรับการเข้าสู่บล็อกของ บริษัท หรือโปรไฟล์โซเชียลมีเดียสมุดคู่มือพนักงานข้อมูลการประกันและสิทธิประโยชน์หรือรายละเอียดเกี่ยวกับการประเมินพนักงานคุณสามารถ บันทึกเนื้อหาของข้อความไปยังอินทราเน็ตของ บริษัท ในพื้นที่ลายเซ็นของอีเมลของคุณระบุว่าหากผู้รับจำเป็นต้องดูข้อมูลในภายหลังเธอสามารถเยี่ยมชมอินทราเน็ตของ บริษัท หรือโปรโตคอลการถ่ายโอนไฟล์ ข้อความสามารถอ่านได้“ บันทึกต้นไม้ แทนที่จะพิมพ์เอกสารนี้ให้เข้าถึงจากอินทราเน็ตหากคุณต้องการอ้างอิงในอนาคต”

ปกป้องสิ่งแวดล้อม

ด้วยสถานที่ทำงานที่มากขึ้นเรื่อย ๆ ที่ใช้แนวปฏิบัติที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมจึงไม่ใช่เรื่องแปลกที่พนักงานจะใส่ข้อความลงบนลายเซ็นอีเมลเพื่อกระตุ้นผู้รับให้หลีกเลี่ยงการสื่อสารการพิมพ์ ข้อความของคุณสามารถพูดว่า "โปรดพิจารณาสภาพแวดล้อมก่อนที่จะพิมพ์" หรือ "บันทึกต้นไม้ อย่าตีพิมพ์”