มารยาทในการประชุมทางโทรศัพท์

ธุรกิจขนาดเล็กสามารถใช้ประโยชน์จากการประชุมทางโทรศัพท์เพื่อหลีกเลี่ยงการประชุมด้วยตนเองที่มีราคาแพง สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในการจัดการประชุมกับลูกค้าหรือลูกค้าที่มีเที่ยวบินอยู่ห่างจากที่ตั้งของธุรกิจ การสื่อสารผ่านการประชุมทางโทรศัพท์กับลูกค้าอาจทำได้ยากกว่าการนำเสนอด้วยตนเองเนื่องจากธุรกิจไม่มีข้อได้เปรียบในการดูการสื่อสารที่ไม่ใช่คำพูดและชี้นำจากลูกค้า โดยรวมแล้วการประชุมทางโทรศัพท์อาจเป็นตัวเลือกที่สามารถประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

ก่อนการโทร

เพื่อสร้างความประทับใจที่ดีในระหว่างการประชุมทางธุรกิจธุรกิจขนาดเล็กควรทำรายการงานให้เสร็จก่อนที่จะทำการประชุมทางโทรศัพท์ ซึ่งรวมถึงการกำหนดขอบเขตห้องที่เงียบสงบในสำนักงานซึ่งสามารถโทรออกได้ ควรรองรับทุกคนที่รวมอยู่ในการโทร โดยเฉพาะอย่างยิ่งนี่จะรวมตารางกลมกับโทรศัพท์ที่อยู่ตรงกลางเพื่อให้ทุกคนอยู่ห่างจากโทรศัพท์เท่ากัน การทำเช่นนี้จะหลีกเลี่ยงช่วงเวลาที่เกิดวลีซ้ำ ๆ เพราะบุคคลอื่นไม่สามารถได้ยินได้ชัดเจน

ระหว่างการโทร

ผู้เข้าร่วมการประชุมทั้งหมดควรมีวาระการประชุมต่อหน้าพวกเขา นี้จะทำให้การโทรในการติดตาม นอกจากนี้ควรแต่งตั้งบุคคลหนึ่งคนเป็นผู้อำนวยความสะดวกในการโทร บุคคลนี้จะเป็นผู้พูดหลักและจะตรวจสอบให้แน่ใจว่าการโทรยังคงอยู่ในหัวข้อและตามภารกิจ ผู้อำนวยความสะดวกสามารถแนะนำผู้อื่นก่อนที่จะพูดหรือตอบคำถาม มารยาทที่เหมาะสมกำหนดว่าลูกค้าหรือลูกค้ามักจะรู้ว่าพวกเขากำลังพูดถึงในการประชุมสาย

หลังจากการโทร

การรวบรวมบันทึกย่อและการส่งอีเมลหรือส่งแฟกซ์ไปยังลูกค้าเป็นท่าทางที่ดีในนามของธุรกิจขนาดเล็ก ไม่เพียง แต่ให้เหตุผลในการติดตามลูกค้าเท่านั้น แต่ยังให้บริการที่เหนือกว่า โดยแจ้งให้ลูกค้าทราบล่วงหน้าว่าจะเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ขึ้นสามารถป้องกันไม่ให้ลูกค้ารู้สึกว่าต้องจดบันทึกอย่างระรัวในระหว่างการโทรและอาจพลาดข้อมูลสำคัญ ๆ ที่พยายามติดตามการสนทนาขณะจดบันทึก

ผู้เข้าร่วม

ผู้เข้าร่วมการประชุมทุกคนควรได้รับการแนะนำให้ปฏิบัติตามจรรยาบรรณการประชุมทางโทรศัพท์ที่เหมาะสมระหว่างการโทร ซึ่งรวมถึงการหลีกเลี่ยงการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็นเอกสารที่ทำให้เกิดเสียงกรอบแกรบพูดออกมาขัดขวางผู้อื่นและรับประทานอาหารหรือดื่มระหว่างการโทร ธุรกิจขนาดเล็กบางแห่งอาจพบว่าเป็นประโยชน์ที่จะมีการนำเสนอที่แสดงในระหว่างการประชุมเพื่อให้ทุกคนตระหนักถึงประเด็นที่ต้องทำ สิ่งนี้ยังสามารถป้องกันไม่ให้คนพูดด้านบนของกันและกันและหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่น่าอึดอัดใจในระหว่างการโทร

การพิจารณา

ธุรกิจควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีอุปกรณ์ที่เหมาะสมสำหรับการประชุมทางโทรศัพท์ การรอสายและความสามารถในการขัดจังหวะการโทรผ่านระบบอินเตอร์คอมภายในสำนักงานควรถูกปิดใช้งาน ก่อนการประชุมทางโทรศัพท์แต่ละครั้งควรทดสอบระบบเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานได้อย่างถูกต้อง การเตรียมตัวล่วงหน้าสำหรับการประชุมทางโทรศัพท์สามารถส่งข้อความว่าธุรกิจขนาดเล็กจะไม่สามารถจัดการส่วนอื่น ๆ ของธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพเช่นกัน การเตรียมการเป็นกุญแจสำคัญในการจัดการประชุมทางไกล