ตัวอย่างการควบคุมภายในเกี่ยวกับการรายงานทางการเงิน

การควบคุมภายในคือนโยบายที่คุณวางไว้เพื่อให้การรายงานทางการเงินของ บริษัท ของคุณถูกต้อง หากคุณขายหุ้นให้กับสาธารณะการควบคุมภายในนั้นมีความจำเป็นมานานหลายทศวรรษ กฎหมาย Sarbanes-Oxley Act of 2002 ทำให้การควบคุมมีความแข็งแกร่งขึ้น ตราบใดที่คุณปฏิบัติตามกฎหมายคุณมีอิสระในการพัฒนาระบบควบคุมภายในที่เหมาะสมกับความต้องการของ บริษัท ของคุณ

การแบ่งแยกหน้าที่

การแบ่งความรับผิดชอบสำหรับการควบคุมภายในเป็นสิ่งจำเป็น ตัวอย่างเช่นหากมีคนหนึ่งดำเนินการลงทะเบียนเงินสดสำหรับการเปลี่ยนแปลงคุณต้องการอย่างน้อยหนึ่งคนที่กำลังตรวจสอบจนถึงจนถึงจุดสิ้นสุด ไม่เพียง แต่เป็นเรื่องของการป้องกันการฉ้อโกงเท่านั้น แม้ว่าแคชเชียร์จะซื่อสัตย์ แต่ดวงตาทั้งสองข้างมีโอกาสที่ดีกว่าในการจับความผิดพลาด

อีกตัวอย่างของการแบ่งความรับผิดชอบคือต้องการให้คนสองคนทำการซื้อ: การตรวจสอบสัญญาณหนึ่งครั้งและการอนุมัติการซื้อหนึ่งครั้ง เป็นการลดโอกาสที่พนักงานจะยักยอกโดยการเขียนเช็คสำหรับรายการที่ไม่มีอยู่

ป้องกันและตรวจจับ

การควบคุมภายในบางอย่างทำให้ทุกคนยากที่จะกระทำการทุจริต การควบคุมการเข้าถึงซอฟต์แวร์บัญชีและบันทึกดิจิทัลเป็นวิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้ หากคุณมีเพียงไม่กี่คนที่สามารถป้อนข้อมูลคุณจะมีเพียงไม่กี่คนที่สามารถแก้ไขข้อมูลได้

การควบคุมอื่น ๆ มุ่งเน้นไปที่การจับข้อผิดพลาดตัวอย่างเช่นโดยการเปรียบเทียบชุดระเบียนสองชุดที่เป็นอิสระกับธุรกรรมหนึ่งชุด ตัวอย่างคลาสสิกคือการทำให้สมุดเช็คของคุณสมดุล: ถ้าใบแจ้งยอดธนาคารไม่ตรงกับบัญชีแยกประเภทของคุณให้ค้นหาเหตุผล การจับคู่ใบรับการส่งมอบกับการชำระเงินผู้ขายเป็นวิธีการอื่น

การตรวจสอบประสิทธิภาพอาจเป็นวิธีในการตรวจหาข้อผิดพลาด หากกระแสเงินสดสำหรับไตรมาสนั้นหลุดพ้นจากสิ่งที่คุณตั้งงบประมาณไว้สาเหตุอาจเป็นค่าใช้จ่ายหรือรายได้ที่ไม่คาดคิด อาจเป็นไปได้ว่ามีคนทำข้อผิดพลาดที่สำคัญในการป้อนข้อมูลรายไตรมาส

การควบคุมการควบคุม

การตั้งค่ากฎสำหรับการควบคุมภายในยังไม่เพียงพอ คุณจำเป็นต้องไปเพิ่มไมล์เพื่อตรวจสอบว่าการควบคุมภายในเหล่านี้ทำงาน การตรวจสอบภายในเป็นระยะและการตรวจสอบควรดูว่าพนักงานปฏิบัติตามระบบควบคุมภายในหรือไม่หรือพวกเขาค้นหาวิธีที่จะหลีกเลี่ยงพวกเขา หากมีข้อยกเว้นและปัญหาเกิดขึ้นพนักงานรายงานปัญหาเหล่านี้หรือไม่ หากคุณมีการหมุนเวียนพนักงานพนักงานใหม่จะได้รับฟังการบรรยายสรุปอย่างถูกต้องเกี่ยวกับข้อกำหนดการควบคุมของคุณหรือไม่? สิ่งเหล่านี้เป็นปัญหาที่คุณต้องเตรียมตัว

ความอ่อนแอของวัสดุ

เมื่อคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ตรวจสอบการปฏิบัติตามของ บริษัท ที่มีต่อ Sarbanes-Oxley มีข้อผิดพลาดเล็กน้อย หากคุณมีจุดอ่อนที่ร้ายแรงแม้แต่ข้อเดียวในการควบคุมภายในนั่นจะทำให้ระบบการควบคุมทั้งหมดใช้ไม่ได้

สมมติว่าการควบคุมภายในของคุณมีข้อกำหนดซึ่งเมื่อแผนกต่างๆโอนสินค้าคงคลังพวกเขาจะต้องกระทบยอดบัญชีรายเดือน อย่างไรก็ตามคุณไม่มีขั้นตอนในการรับประกันว่าจะเกิดขึ้น ในสายตาของ ก.ล.ต. นั่นเป็นข้อบกพร่องที่ร้ายแรง แม้ว่าบัญชีของคุณจะถูกต้อง แต่โอกาสในการเกิดข้อผิดพลาดหรือการตรวจจับที่ไม่สามารถตรวจจับได้นั้นสูงเกินไป