ตัวอย่างการเขียนบันทึกย่อที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับพนักงาน

ในฐานะผู้จัดการธุรกิจขนาดเล็กที่วุ่นวายคุณอาจคิดว่าคุณไม่มีเวลาเพียงพอในการจัดทำเอกสารพนักงาน แต่การดูแลรักษาโน้ตที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับลูกน้องของคุณสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้ บันทึกของคุณจะมีความสำคัญสำหรับการลงโทษทางวินัยของพนักงานหรือหากคุณต้องการตอบโต้การร้องทุกข์การอุทธรณ์หรือการเลือกปฏิบัติในที่สุด แม้แต่งานทั่วไปเช่นการเตรียมการประเมินของพนักงานก็จะง่ายขึ้น - และการวาดภาพที่แม่นยำยิ่งขึ้น - ถ้าคุณมีตัวอย่างตลอดทั้งปีในบันทึกของคุณ

รายละเอียด

สร้างบันทึกรายละเอียดที่เพียงพอซึ่งต้องการคำอธิบายน้อยที่สุด ทำให้โน้ตง่ายและหลีกเลี่ยงคำศัพท์เฉพาะอุตสาหกรรมคำสแลงของ บริษัท หรือคำย่อ โปรดจำไว้ว่าบันทึกของคุณอาจเป็นเรื่องของการไต่สวนอนุญาโตตุลาการหรือการสืบสวนของคณะกรรมการโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมกันและอนุญาโตตุลาการหรือผู้ตรวจสอบจะต้องปฏิบัติตามบันทึกดังกล่าว รวมถึงข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับปัญหารวมถึงตำแหน่งงานของพนักงานงานที่เขาได้รับมอบหมายและความสัมพันธ์ของคุณกับเขา นี้จะช่วยให้ผู้อ่านนำข้อมูลในบริบท เขียนบันทึกย่อของคุณทันทีหลังจากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นไปได้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด การรอนานเกินไปจะทำให้คุณจำรายละเอียดทั้งหมดได้ยาก

เป็นความจริง

จดบันทึกของคุณเป็นจริงและอย่าพูดเกินจริง การเขียน "จอห์นมักจะโต้แย้ง" หรือ "จอห์นไม่เคยทันเวลา" จะลดความน่าเชื่อถือของเอกสารของคุณ ให้เขียนสิ่งที่เฉพาะเจาะจงแทน: "จอห์นมาสายในวันที่ 11 จาก 22 วันทำงานในเดือนตุลาคม" แสดงคะแนนของคุณด้วยข้อมูลสถิติซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารของคุณเป็นจริง แม้ว่าคำแถลงที่ว่าประสิทธิภาพของจอห์นนั้น "แย่จริง ๆ " อาจจะเป็นจริงแสดงให้เห็นถึงความจริงของบันทึกย่อของคุณด้วยการกล่าวว่าอัตราข้อผิดพลาดของจอห์นสูงกว่า 60 เปอร์เซ็นต์อย่างสม่ำเสมอในขณะที่อัตราความผิดพลาดเฉลี่ยของทีมอื่น ๆ ปฏิบัติหน้าที่เดียวกัน - น้อยกว่า 5 เปอร์เซ็นต์

วัตถุประสงค์

อย่าตัดสินเกี่ยวกับพฤติกรรมของพนักงาน รักษาความเป็นกลางและวัตถุประสงค์ของคุณ แทนที่จะเขียนว่า "ความเกียจคร้านของเจนยังคงดำเนินต่อไปในวันอังคารเธอหมุนได้ดีหลังจากหยุดพักและมีทัศนคติที่ไม่ดีตามปกติของฉันเมื่อฉันพูดคุยกับเธอเกี่ยวกับเรื่องนี้" รัฐ "เจนคือ 15 นาทีกลับจากหยุดพักเมื่อวันอังคาร เหตุผลทำไมหล่อนกลอกตาและเดินออกไปโดยไม่ตอบ " รักษาความเป็นมืออาชีพและไม่ปล่อยให้ความขัดข้องของคุณทะลักเข้าสู่เอกสารเพราะสิ่งนี้จะส่งผลต่อความสมบูรณ์และประโยชน์ของบันทึกย่อของคุณ

วันเวลาและลายเซ็น

รวมวันที่และเวลา - ทั้งเหตุการณ์และเมื่อคุณเขียนเอกสาร - ในบันทึกย่อของคุณ หากไม่มีวันที่เอกสารจะไม่สามารถใช้ในการพิสูจน์เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นได้ แม้ว่าอีเมลเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการยืนยันการสนทนา - เนื่องจากมีวันที่เวลาผู้รับและสามารถตั้งค่าเพื่อแสดงหลักฐานการจัดส่งและใบเสร็จรับเงิน - ให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้แทนที่การให้คำปรึกษาแบบตัวต่อตัวกับ การสนทนาทางอีเมล บันทึกของคุณไม่ควรมาเป็นความประหลาดใจให้กับพนักงาน หากบันทึกมีสิ่งที่สำคัญให้พิจารณาขอให้พนักงานลงนามเพื่อรับข้อมูล อธิบายว่าการลงชื่อเพื่อรับเอกสารไม่จำเป็นต้องเป็นข้อตกลงกับเนื้อหา