มารยาทแฟกซ์

การส่งเอกสารทางธุรกิจทางโทรสารนั้นได้กลายเป็นคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่แล้ว แต่ก็ยังมีการใช้กฎมารยาทการสื่อสารทางธุรกิจ นี่คือเพื่อให้แน่ใจว่าการนำเสนอแบบมืออาชีพและแฟกซ์ของคุณไปยังผู้รับที่ตั้งใจไว้และข้อมูลที่เป็นความลับจะถูกเก็บเป็นส่วนตัว มารยาทในการใช้โทรสารยังช่วยกำหนดกฎและคำแนะนำภายในเพื่อช่วยให้กระบวนการส่งแฟกซ์มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ตัวระบุโทรสารขาออก

ไม่ว่าจะเป็นการส่งแฟกซ์ทางอิเล็กทรอนิกส์หรือโดยเครื่องแฟกซ์แฟกซ์แต่ละอันควรมาพร้อมกับข้อมูลระบุตัวตนเสมอ ซึ่งควรรวมถึงชื่อ บริษัท และโลโก้ของคุณข้อมูลการติดต่อและชื่อของบุคคลที่ส่งแฟกซ์ รวมถึงวันที่ของการส่งแฟกซ์ลักษณะและขนาดของสิ่งที่แนบมาและหมายเหตุที่ระบุถึงสาเหตุของแฟกซ์

ไม่มีสแปม

อย่าใช้เครื่องแฟกซ์เพื่อส่งสแปมหรือโฆษณาที่ไม่พึงประสงค์เพราะจะทำให้ลูกค้าของคุณระคายเคืองเท่านั้น จำกัด การรับส่งแฟกซ์ไปยังข้อมูลที่ร้องขอและการอัพเดทข่าวเป็นครั้งคราวและเก็บแฟกซ์สั้น ๆ ที่ไม่ได้รับการร้องขอ - สูงสุดหนึ่งหรือสองหน้า ปกป้องหมายเลขแฟกซ์ของคุณด้วยดังนั้นคุณจะไม่ถูกสแปม สิ่งนี้สามารถผูกเครื่องของคุณและเศษกระดาษและหมึก ให้หมายเลขแฟกซ์ของคุณตามความจำเป็นเท่านั้นและไม่สนับสนุนการส่งแฟกซ์ส่วนตัวโดยพนักงาน

ปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับ

อย่าเลื่อนเมื่อคนอื่นกำลังส่งแฟกซ์และเมื่อคุณเห็นแฟกซ์ใหม่ในถาดลบออกพลิกกลับมาวางไว้ในกล่องจดหมายของผู้รับหรือส่งโดยส่วนตัว สิ่งนี้จะช่วยรักษาความลับของข้อมูลส่วนตัว จัดลำดับความสำคัญการใช้งานเครื่องแฟกซ์หากจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าครอบคลุมความต้องการในการส่งและรับทันที

ควบคุมการรับส่งแฟกซ์

ถ้าเป็นไปได้ให้มอบแฟกซ์ขาเข้าและขาออกให้ผู้ช่วยฝ่ายธุรการซึ่งสามารถจัดลำดับความสำคัญของความต้องการแฟกซ์และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารเข้าที่ สิ่งนี้ทำให้ไม่จำเป็นต้องให้เจ้าหน้าที่รอสายแฟกซ์ตรวจสอบเครื่องหรือตำแหน่งผู้จัดรายการเป็นประจำ การมีคนเดียวที่รับผิดชอบงานนี้สามารถทำให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างคล่องตัวและทำให้การส่งแฟกซ์มีประสิทธิภาพมากขึ้น

เมื่อไม่ส่งแฟกซ์

โปรดจำไว้ว่าโทรสารมีศักยภาพที่จะมองเห็นได้ด้วยตามากกว่าที่อยู่ในชื่อบนใบปะหน้า อย่าส่งแฟกซ์ข้อมูลส่วนตัวเช่นบันทึกบุคลากรหรือข้อมูลทางการเงินของ บริษัท ที่อาจสร้างความเสียหายในทางที่ผิด พิจารณาการส่งข้ามคืนหรือแม้แต่หอยทากอีเมลสำหรับข้อมูลประเภทนี้