นโยบายการจับเวลาของรัฐบาลกลางสำหรับสัญญาการให้บริการของรัฐบาล

รัฐบาลมีหลายโปรแกรมและเครื่องมือสนับสนุนที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กแข่งขันกันเพื่อทำสัญญารับบริการของรัฐบาลกลาง อย่างไรก็ตามเมื่อได้รับสัญญาของรัฐบาลกลางแล้วข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามระเบียบนั้นเหมือนกันโดยไม่คำนึงถึงขนาดของธุรกิจหรือบริการที่มีให้ นโยบายการบอกเวลาซึ่งมุ่งเน้นทั้งวิธีการด้วยตนเองและอิเล็กทรอนิกส์ปฏิบัติตามแนวทางที่กำหนดไว้ในระเบียบการจัดซื้อกิจการของรัฐบาลกลางและมาตรฐานการบัญชีต้นทุน

นโยบายการบอกเวลาเป็นลายลักษณ์อักษร

ผู้รับเหมาบริการของรัฐบาลกลางจะต้องมีนโยบายการจับเวลาเป็นลายลักษณ์อักษรแสดงให้เห็นว่าการดำเนินการจับเวลาของธุรกิจให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของรัฐบาลกลาง นโยบายจะต้องร่างข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมรายงานแสดงเวลาอย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่นหากพนักงานปฏิบัติงานบริการในสถานที่นอกสถานที่มากกว่าหนึ่งแห่งพนักงานจะป้อนเวลาเนื่องจากการทำงานจริงจะดำเนินการแทนการเริ่มต้นและสิ้นสุดของวันทำงาน นโยบายจะต้องร่างขั้นตอนสำหรับการฝึกอบรมเรื่องการจ้างพนักงานใหม่ด้วย ในที่สุดนโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรจะต้องร่างขั้นตอนการดำเนินธุรกิจเช่นการตรวจสอบพื้นและการตรวจสอบเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่าใบบันทึกเวลาเป็นไปตามข้อกำหนดการจับเวลาของรัฐบาลกลาง

ขั้นตอนใบบันทึกเวลา

แม้จะมีการใช้งานระบบจับเวลาอิเล็กทรอนิกส์อย่างแพร่หลาย แต่รัฐบาลก็ยังยึดหลักข้อกำหนดการจับเวลาด้วยตนเองเป็นหลัก การจับเวลาที่ยอมรับได้ส่งผลกระทบต่อพนักงานและหัวหน้างาน ตัวอย่างเช่นพนักงานจะต้องบันทึกเวลาส่วนตัวที่ใช้กับงานด้วยหมึกและบันทึกเวลาจริงไม่ใช่เวลาโดยประมาณ หัวหน้างานและผู้ดูแลระบบไม่สามารถกรอกใบบันทึกเวลาให้กับพนักงานได้เว้นแต่จะมีเหตุผลที่ดีเช่นพนักงานที่ออกเดินทางก่อนกำหนดเนื่องจากป่วยหรือบาดเจ็บ พนักงานแต่ละคนมีหน้าที่รับผิดชอบต่อความสมบูรณ์และความถูกต้องของรายงานแสดงเวลาและหัวหน้างานมีหน้าที่รับผิดชอบในการอนุมัติรายงานแสดงเวลาแต่ละแผ่นก่อนส่งการชำระเงิน

การควบคุมภายในทางอิเล็กทรอนิกส์

ข้อกำหนดสำหรับธุรกิจที่ใช้ระบบบอกเวลาแบบอิเล็กทรอนิกส์มุ่งเน้นที่นโยบายการควบคุมภายในเป็นหลัก ตัวอย่างเช่นนโยบายรหัสผ่านที่ปลอดภัยและระบบเพื่อให้แน่ใจว่าจะต้องป้อนเฉพาะการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับอนุมัติในใบบันทึกเวลาเท่านั้น การควบคุมภายในควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานป้อนเวลาทำงานที่แน่นอนในแต่ละวัน บันทึกระบบรายงานเวลาอิเล็กทรอนิกส์ควรจัดทำหลักฐานการตรวจสอบโดยละเอียด เนื่องจากในระหว่างการตรวจสอบบัญชีผู้ตรวจสอบของรัฐบาลจะต้องตรวจสอบว่าใครสามารถเข้าถึงตารางเวลาของพนักงานรวมทั้งเหตุผล

การไม่ปฏิบัติตามและการฉ้อโกง

บทบัญญัติในพระราชบัญญัติการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนจะกำหนดบทลงโทษสำหรับการฉ้อโกงและ / หรือความล้มเหลวในการปฏิบัติตามนโยบายใบบันทึกเวลา นอกเหนือจากธุรกิจของคุณที่ถูกตัดสิทธิ์จากรางวัลสัญญาบริการทั้งหมดสูงสุดสามปีทั้งธุรกิจและพนักงานของคุณกำลังถูกดำเนินคดีทางอาญา ภายใต้เงื่อนไขของพระราชบัญญัติการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนรัฐบาลมีสิทธิที่จะเริ่มการดำเนินคดีทางแพ่งเพื่อกู้คืนความเสียหาย บทลงโทษที่อาจเกิดขึ้น ได้แก่ ค่าปรับเงื่อนไขในคุกและค่าเสียหายสูงสุดถึงสามเท่าของการเรียกร้องเท็จหรือหลอกลวง