ขั้นตอนบัญชีแยกประเภททั่วไป

ซอฟต์แวร์บัญชีมีคุณสมบัติหลักสองประการ: บัญชีแยกประเภททั่วไปและความสามารถในการรายงาน บัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นส่วนที่คุณใช้ในการทำธุรกรรมรายวันและแหล่งข้อมูลสำหรับรายงานทางการเงิน แม้ว่าการสร้างขั้นตอนการใช้บัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นแนวปฏิบัติทางธุรกิจที่ดี แต่ก็สำคัญเมื่อคุณมีบุคคลมากกว่าหนึ่งคนที่ทำรายการ

ลูกหนี้

บริษัท จำนวนมากจัดโครงสร้างแผนกบัญชีของตนเพื่อให้บุคคลหนึ่งป้อนข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีลูกหนี้ในขณะที่พนักงานอีกคนจัดการบัญชีเจ้าหนี้ ซึ่งจะช่วยป้องกันรายการที่ซ้ำกันแม้ว่าผู้ทำบัญชีรายละเอียดเชิงเดียวมักจะสามารถติดตามทั้งในบัญชีแยกประเภททั่วไป ทำให้ชัดเจนกับพนักงานบัญชีที่ได้รับอนุญาตให้ป้อนข้อมูลลูกหนี้และระบุสิ่งที่ถือเป็นลูกหนี้ ในกรณีส่วนใหญ่นี่คือเงินที่เข้ามาใน บริษัท หรือเป็นหนี้กับ บริษัท เช่นการชำระเงินที่ได้รับหรือที่คาดหวังจากลูกค้า บัญชีแยกประเภทจะติดตามใบแจ้งหนี้ที่โดดเด่นรวมถึงการชำระเงินที่ได้ทำไปแล้ว การทำให้เป็นขั้นตอนมาตรฐานสำหรับพนักงานบัญชีลูกหนี้ในการสร้างสลิปเงินฝากสำหรับรายได้รายวันและรายการบัญชีแยกประเภทกลุ่มโดยใช้หมายเลขเงินฝาก เมื่อมีการโพสต์การฝากเงินในบัญชีธนาคารของคุณเขาสามารถทำเครื่องหมายการฝากเมื่อเสร็จสมบูรณ์

เจ้าหนี้

โดยทั่วไปเจ้าหนี้การค้าจะถูกจัดการโดยสมาชิกอาวุโสของพนักงานบัญชีของคุณหากคุณมีพนักงานบัญชีหลายคน บัญชีเจ้าหนี้บันทึกเงินที่ออกจาก บริษัท ของคุณเช่นการชำระเงินค่าสาธารณูปโภคผู้ขายและพนักงานเป็นเงินเดือน พนักงานบัญชีเจ้าหนี้ของคุณทำรายการในบัญชีแยกประเภททั่วไปเมื่อสร้างการตรวจสอบการชำระเงินและเธอจะทำเครื่องหมายพวกเขาเป็นเงินเมื่อการตรวจสอบล้างธนาคาร ซึ่งจะช่วยในการกระทบยอดรายเดือน

ใช้อื่น ๆ

รายได้ไม่ได้มาในรูปแบบของการตรวจสอบง่ายๆจากลูกค้าเสมอไป บัญชีแยกประเภททั่วไปช่วยให้คุณติดตามรายได้การลงทุนเช่นดอกเบี้ยที่ได้รับ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณติดตามยอดขายทุนเช่นเมื่อคุณขายรถบรรทุกส่งของคุณเพื่อซื้อรถใหม่ นอกเหนือจากค่าใช้จ่ายและค่าใช้จ่ายรายเดือนที่คาดหวังคุณยังติดตามการซื้อครั้งเดียวเช่นรถบรรทุกส่งมอบใหม่ในบัญชีแยกประเภททั่วไป หากคุณมีบัญชีธนาคารหลายบัญชีเช่นบัญชีออมทรัพย์และตรวจสอบการโอนเงินทั้งหมดระหว่างบัญชีควรถูกบันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภททั่วไป

กระทบยอด

รายการบัญชีแยกประเภททั่วไปแต่ละรายการควรกำหนดรหัสบัญชีตามประเภทของบัญชี ตัวอย่างเช่นการชำระเงินให้ บริษัท ยูทิลิตี้ควรมีหมายเลขบัญชีเดียวกันแม้ว่าคุณอาจใช้บัญชีย่อยเพื่อแยกพวกเขาเพิ่มเติม รายได้จากการให้เช่าควรจำแนกแตกต่างจากการซื้อของลูกค้า ซึ่งจะช่วยให้คุณทำการกระทบยอดรายเดือนให้เสร็จสมบูรณ์ พนักงานบัญชีอาวุโสของคุณควรกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไปในตอนท้ายของแต่ละเดือนเพื่อให้แน่ใจว่ายอดคงเหลือตรงกับบัญชีธนาคารของคุณ หากพวกเขาทำไม่ได้เขาควรทำการวิจัยปัญหาจนกว่าบัญชีแยกประเภทจะกระทบยอด การดำเนินการกระทบยอดรายเดือนทำให้การกระทบยอดประจำปีของคุณง่ายขึ้นมากและรับรองว่างบดุลและรายงานกำไรและขาดทุนของคุณนั้นถูกต้องตลอดทั้งปี