วิธีร่างรายงานการประชุมสำหรับการประชุมสองวัน

รายงานการประชุมคณะกรรมการจัดทำบันทึกทางกฎหมายของการประชุมแต่ละครั้ง พวกเขาระบุผู้เข้าร่วมและสิ่งที่พวกเขามีส่วนร่วมเช่นเดียวกับรายการการตัดสินใจในการประชุมแต่ละครั้ง เมื่อเขียนรายงานการประชุมสำหรับการประชุมสองวันรายละเอียดของแต่ละวันอาจมีความสำคัญดังนั้นให้จัดระเบียบพวกเขาเพื่อให้เกิดความชัดเจนว่ากิจกรรมใดที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน

วาระการประชุมคณะกรรมการ

เขียนระเบียบวาระการประชุมของคุณเพื่ออธิบายจุดโฟกัสของการประชุมแต่ละวัน การประชุมคณะกรรมการมีกำหนดจะจัดขึ้นมากกว่าหนึ่งวันโดยทั่วไปครอบคลุมหัวข้อต่าง ๆ วันแรกอาจนำเสนอผลการตรวจสอบกับวันที่สองสำหรับการอภิปรายและการตัดสินใจ อาจมีการประชุมคณะกรรมการรายเดือนตามปกติในวันรุ่งขึ้นโดยมีการนำเสนอและอภิปรายข้อเสนอการเข้าซื้อกิจการหรือแผนการปรับโครงสร้างองค์กร วาระการประชุมของคุณเป็นเอกสารสำคัญที่สรุปสิ่งที่กำหนดไว้ในแต่ละวันและเป็นพื้นฐานของรายงานการประชุม คุณสามารถเลือกจัดทำหนึ่งวาระครอบคลุมซึ่งมีกำหนดการสองวันหรือแยกวาระสำหรับแต่ละวัน

วันเวลาสถานที่และผู้เข้าร่วมประชุม

รายงานการประชุมอย่างเป็นทางการว่าเกิดอะไรขึ้นทุกครั้งที่มีการประชุมคณะกรรมการบันทึกวันที่ประชุมเวลาที่เรียกประชุมตามลำดับที่ตั้งชื่อของผู้เข้าร่วมประชุมและองค์ประชุมเพื่อออกเสียงลงคะแนนในการตัดสินใจ เนื่องจากนาทีเป็นเอกสารทางกฎหมายควรรายงานกิจกรรมของแต่ละวันในเอกสารแยกต่างหาก

รายงานและธุรกิจเก่า

การประชุมแต่ละวันของคุณจะมีรายงานและธุรกิจเก่าแตกต่างกันโดยในวันที่สองจะสะท้อนกิจกรรมของวันก่อนหน้า รายงานการประชุมก่อนหน้านี้จะถูกนำเสนอเพื่อขออนุมัติก่อนที่จะรายงานและธุรกิจเก่าดังนั้นรายงานการประชุมในวันแรกควรบันทึกไว้ในรายงานการประชุมวันที่สองของคุณทั้งที่ได้รับการอนุมัติแก้ไขหรือปฏิเสธ ทำรายการรายงานและธุรกิจเก่าแยกต่างหากในแต่ละวันแม้ว่าจะยังคงมีหัวข้อที่แนะนำในการประชุมครั้งแรก รายงานการประชุมของคุณจะต้องเป็นตัวแทนที่ถูกต้องของสิ่งที่เกิดขึ้นและเมื่อแม้ว่าธุรกิจเก่าจะได้รับการอนุมัติจากรายงานของวันก่อนหน้าเท่านั้น

ธุรกิจใหม่การสนทนาและการตัดสินใจ

ธุรกิจใหม่อาจเป็นการสนทนาอย่างต่อเนื่องของรายงานจากวันก่อนหน้าหรือหัวข้อใหม่ทั้งหมด จัดทำเอกสารหัวข้อทั้งหมดจุดอภิปรายผู้เข้าร่วมการสนทนาการเคลื่อนไหวและการลงคะแนนสำหรับแต่ละวันในเอกสารรายงานการประชุมที่แยกกันของคุณ แนบเอกสารสนับสนุนใด ๆ เช่นรายงานและข้อเสนอเข้ากับนาทีของวันที่นำเสนอ

การประชุมครั้งต่อไปและการเลื่อน

ในตอนท้ายของการประชุมในวันแรกควรมีการเคลื่อนไหวเพื่อเลื่อนและประกอบใหม่ในวันรุ่งขึ้น บันทึกการเคลื่อนไหวนี้และลงคะแนนเมื่อสิ้นสุดนาทีแรกของวัน เริ่มนาทีใหม่สำหรับวันที่สองเพื่อระบุว่าเป็นการประชุมที่มีการทำข้อตกลงจากวันก่อนหน้า จัดการกับการปิดการเคลื่อนไหวและการลงมติในแบบเดียวกับที่ทำตามปกติ