วิธีการวาดใบแจ้งหนี้

สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากการออกใบแจ้งหนี้แสดงให้เห็นถึงภารกิจการบริหารที่ทำได้ดีที่สุดอย่างรวดเร็วเช่นการฉีกขาดผ้าพันแผล จำเป็นต้องมีการออกใบแจ้งหนี้เพื่อให้ได้รับการชำระเงินเอกสารที่แปลลูกหนี้ที่เปิดเป็นธุรกิจที่ชำระเงินบางครั้งก็ทำให้ผู้ประกอบการที่ว่องไวไปสู่โลกของระบบราชการที่เคลื่อนไหวช้า การวาดใบแจ้งหนี้อย่างถูกต้องในครั้งแรกจะช่วยลดความเสี่ยงของการล่าช้า A / R หรือการร้องขอจากผู้ขายเพื่อส่งใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องอีกครั้ง

1

พัฒนาใบแจ้งหนี้มาตรฐานสำหรับ บริษัท ของคุณ ตัวอย่างเช่นไม่มีเทมเพลตที่ถูกต้อง - Microsoft นำเสนอการออกแบบที่แตกต่างกันหลายอย่างจาก Office.com - แต่ต้องแน่ใจว่าการออกแบบนั้นมีข้อมูลทั้งหมดที่ผู้ชำระเงินต้องการและอ่านได้ง่าย

2

รวมวันที่ของใบแจ้งหนี้และหมายเลขใบแจ้งหนี้ แม้ว่าคุณจะไม่ต้องการตัวเลขที่ซับซ้อน บริษัท ขนาดใหญ่ก็ต้องพึ่งพาพวกเขาเพื่อติดตามใบแจ้งหนี้ที่ได้ชำระไปแล้ว

3

จัดหาข้อมูลที่ระบุ บริษัท ของคุณ ตัวอย่างเช่นรวมบรรทัด "ส่งเงินถึง" ที่ระบุบุคคลหรือ บริษัท ที่ควรจ่ายเช็คโดยมีที่อยู่ทางไปรษณีย์ที่ถูกต้อง เพิ่มข้อมูลที่ระบุตัวตน - หมายเลขผู้ขายข้อมูลรหัสภาษีข้อมูลที่อยู่และหมายเลขสัญญาที่ช่วยให้ผู้ชำระเงินประเมินความถูกต้องของใบแจ้งหนี้

4

สรุปข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมที่คุณเรียกเก็บเงิน ตัวอย่างเช่นหากคุณจัดส่งวิดเจ็ตตามคำสั่งซื้อของ บริษัท ให้ระบุหมายเลข PO ของ บริษัท รวมถึงวันที่จัดส่งผลิตภัณฑ์ซึ่งรวมถึงหมายเลขติดตามการจัดส่งหากมี

5

รายการรายการที่คุณต้องการจะจ่าย รวมคำอธิบายที่ถูกต้องและเป็นคำอธิบายของการเรียกเก็บเงินแต่ละครั้งด้วยปริมาณราคาต่อหน่วยและราคาที่ขยายสุดท้าย ระบุตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันเช่นหมายเลขแคตตาล็อกหรือรหัสผลิตภัณฑ์สากลเพื่อให้ผู้ชำระเงินอ้างอิงข้ามการรับผลิตภัณฑ์ หากคุณกำลังลงรายการบริการให้อธิบายลักษณะของบริการและหากเป็นประโยชน์ผู้ติดต่อใน บริษัท ที่สามารถรับรองความถูกต้องของค่าใช้จ่ายได้

6

คำนวณผลรวมย่อยของรายการทั้งหมดตามใบแจ้งหนี้

7

ประมวลผลการปรับผลรวมย่อยเช่นส่วนลดร้อยละภาษีการขนส่งหรือดอกเบี้ยจากนั้นแสดงยอดรวมที่เรียกเก็บเงินได้ครั้งสุดท้าย หากคุณกำลังประเมินภาษีตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ชำระเงินไม่ได้รับการยกเว้นภาษีและคุณได้รับอนุญาตตามกฎหมายและมีหน้าที่เก็บภาษีการขายตามที่ตั้งของธุรกิจของคุณและธุรกิจที่คุณออกใบแจ้งหนี้

8

ระบุเงื่อนไขการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ทางธุรกิจส่วนใหญ่เป็น "net 30" ซึ่งหมายความว่าจะต้องชำระใบแจ้งหนี้เต็มจำนวนภายใน 30 วันหลังจากได้รับ ธุรกิจขนาดเล็กบางแห่งเสนอสิ่งจูงใจเช่นส่วนลด 5 เปอร์เซ็นต์สำหรับการจ่ายเงินภายใน 15 วัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการระบุเงื่อนไขใบแจ้งหนี้อย่างชัดเจนหากยังไม่ครอบคลุมโดยสัญญา

สิ่งที่จำเป็น

• บันทึกที่ถูกต้องเกี่ยวกับรายการทั้งหมดที่คุณจะออกใบแจ้งหนี้

ปลาย

• พิจารณาว่าหน่วยธุรกิจที่แตกต่างกันสำหรับผู้ขายรายเดียวจะอนุมัติส่วนต่าง ๆ ของใบแจ้งหนี้คงที่ของคุณหรือไม่ หากเป็นเช่นนั้นให้สอบถามว่าเหมาะสมหรือไม่ที่จะส่งใบแจ้งหนี้ขนาดเล็กหลายใบเพื่อปรับปรุงกระบวนการอนุมัติและลดความเสี่ยงที่คำถามใดคำถามหนึ่งอาจทำให้การชำระเงินล่าช้าในชุด A / R ที่เปิดทั้งหมด

คำเตือน

• บริษัท ขนาดใหญ่บางแห่งแปลงใบแจ้งหนี้ขาเข้าให้เป็นดิจิทัล หากคอมพิวเตอร์ไม่ได้รับข้อมูลในฟิลด์ที่จำเป็นการชำระเงินอาจล่าช้าอย่างมาก ด้วยเหตุผลดังกล่าวจึงควรระมัดระวังในการส่งใบแจ้งหนี้ที่สร้างโดยคอมพิวเตอร์หรือพิมพ์ดีดและตรวจสอบกับลูกค้าเพื่อตรวจสอบว่า บริษัท ต้องการองค์ประกอบข้อมูลหรือรูปแบบที่แน่นอน ปฏิบัติตามระบบการออกใบแจ้งหนี้ของลูกค้าแม้ว่าบางครั้งมันขัดแย้งกับแม่แบบของคุณเองบางครั้งก็แปลเป็นการโพสต์เงินสดแบบเร่ง
• ปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ระบุไว้โดยศุลกากรสหรัฐฯและการบังคับใช้ชายแดนเพื่อจัดทำเอกสารที่ข้ามไปยังสหรัฐอเมริกาซึ่งจะต้องเคลียร์ศุลกากร